Лист-заверитель дела составляется для учета количества листов в деле по установленной форме, которая приводится в приложении 9
И по личному составу после окончания календарного года, в котором они заведены, должны быть приготовлены к передаче в архив. Предархивная подготовка дел включает две процедуры: оформление и описание.
Оформление производится лицом, ответственным за работу с документами. В оформление входит составление листа-заверителя.
Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе (формата А4, А5) на оборотной стороне последнего чистого листа.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело сшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
В листе-заверителе указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов и отдельно, через знак «+» количество листов внутренней описи (при ее наличии).
В листе-заверителе отмечаются особенности нумерации листов, физического состояния документов и оформления дела:
Количество литерных, пропущенных листов должно учитываться в итоговых данных о количестве пронумерованных листов. Например, последний лист дела имеет номер 252, но в деле есть листы с номерами 5а и 30 а и пропущенный номер 17. В этом случае общее количество листов будет 252+2-1=253.
Лист-заверитель подписывается его составителем, указывается его должность, расшифровка подписи, дата составления.
Все последующие изменения в составе дела (повреждения, замена подлинных документов) отметаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Лист-заверитель – это документ, в котором отражаются особенности пронумерованного и сшитого дела, готового для сдачи в архив.
1) Бланк документа можно найти в одном из приложений к «Основным Правилам работы архивов организаций». Но он является обязательным к использованию только бюджетными предприятиями, поскольку вышеназванные Правила регулируют работу архивов этих организаций, а, следовательно, и обязательны для исполнения только бюджетными предприятиями.
Обратите внимание! Эти Правила также регулируют документооборот и всех прочих работодателей, но только в части сохранности, описания, учета и использования документации. Это значит, что порядок оформления остается на усмотрение администрации организации.
2) Также бланк листа-заверителя может быть составлен в произвольной форме, но при этом должна сохраняться суть данного документа, то есть он должен отражать именно особенности дела, к которому прикреплен, а не другую информацию.
Лист- заверитель используют в делах, которые передают на хранение в архив. В этом случае все документы можно разделить на два вида:
Дела временного хранения разрешается не нумеровать и не сшивать, а хранить просто в папках, в которые их подшивают. Следовательно, и никаких особенностей в этих делах не будет и лист- заверитель не нужен.
Но это только право, а не обязанность работодателей. На практике многие из них сшивают все документы независимо от срока хранения, особенно это относится к бухгалтерским и финансовым документам.
Лист-заверитель должен содержать следующие сведения:
Обычно лист-заверитель подшивают на отдельном листе в конце дела. Но если по какой-либо причине этого сделать не удалось, то можно вклеить лист-заверитель к оборотной стороне верхней обложки, причем подклеивается только его верхняя часть (кромка).
Куда запрещено помещать лист-заверитель:
Записка-расчёт при увольнении (форма Т-61)
Личное дело работника
Приказ о направлении в командировку (форма Т-9 и Т-9а)
Образец заполнения формы Т-7
Образец личного дела работника
Можно ли использовать литерные номера листов при оформлении дел? Применяется ли буквенная нумерация в современном делопроизводстве или этот способ уже давно не актуален?
Слово «литера» пришло в наш язык из латыни и дословно значит «буква». Многие встречали его в составе почтового адреса, где оно служит для уточнения здания, например: дом № 81, литера А. Кто-то вспомнит его по рассказам о Шерлоке Холмсе, который хранил «достойную коллекцию злодеев» под литерой «М». В современном делопроизводстве этот метод нумерации также нашел широкое применение. Он удобен для точной идентификации документов, их упорядочения в архивах и каталогах.
Большая часть официальной документации компании хранится в ее архиве в течение определенных на законодательном уровне сроков. Ее подготовка к передаче в архив - важный делопроизводственный процесс. Все бумаги должны быть соответствующим образом подготовлены и прошиты. Что касается нумерации листов в делах, подготавливаемых к архивному хранению, ее можно выделить в отдельный этап данного процесса.
При подготовке дела необходимо убедиться в том, что документы, включенные в него, соответствуют заголовку по номенклатуре и расположены по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам, географическим признакам, хронологии или в алфавитном порядке.
Литерный номер в архиве - это, как правило, часть индекса документа. В процессе индексации всей документации присваиваются буквенно-цифровые обозначения. С их помощью любую официальную бумагу можно точно идентифицировать и найти в архиве при необходимости. Состав индекса определяется задачами поиска.
Опись дел или архивная опись составляется для систематизации единиц хранения архива. Она помогает вести точный учет дел и раскрывает их содержание. По сути, такая опись выполняет функции архивного справочника, систематизированного перечня дел, переданных в архив.
На дела постоянного и временного хранения, а также дела по личному составу и специфические дела данной организации, составляются отдельные перечни.
Описи дел включают следующие элементы:
Тома и части дела имеют самостоятельную нумерацию. Если необходимо внести в опись официальные бумаги с одинаковыми заголовками, то для первого дела эта графа заполняется полностью, а следующие однородные дела обозначаются словами "То же". В качестве примера использования литерных номеров в описи можно привести фрагмент перечня дел по личному составу.
|
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Число листов |
Срок хранения |
Примечание |
|
|
Трудовые договоры с уволенными сотрудниками. Б - К. Т.1 |
||||||
|
То же. Буквы Л - Я. Т.2 |
||||||
В данном фрагменте дело, содержащее трудовые договоры с уволенными работниками, разделено на 2 тома, в каждом из которых документы расположены в алфавитном порядке. Первые буквы фамилий сотрудников служат литерными номерами разделов для каждого тома.
Внутренняя по сути, представляет собой его оглавление. Этот документ составляется для дел следующих категорий:
Унифицированная форма описи приведена в Приложении №27 к Приказу Министерства культуры РФ №526 от 31.03.2015 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ...". Согласно этим правилам, при оформлении дела необходимо прошить или переплети все включенные в него бумаги, пронумеровать их, составить лист-заверитель и внутреннюю опись документации, оформить обложку дела.
Что касается используемых в архиве литерных номеров, их проставляют в том случае, когда в нумерации допущены ошибки. Если их число незначительно, например, пропущено всего несколько листов, можно вставить пропущенные страницы в дело. Для их нумерации берут предыдущий номер, проставляют его на непронумерованный лист с добавлением литерного индекса в возрастающем порядке. Порядок нумерации будет выглядеть следующим образом: 44,45, 45а, 45б, 45в, 46, 47… Данные литерные номера необходимо указать в описи документов дела в соответствующей графе.
Лист-заверитель - это отдельный документ, который составляется для учета числа листов в деле. Законом утверждена его унифицированная форма (Приложение №8 к Правилам архивного дела). В нем указывают:
Данные о наличии в подшивке литерных номеров листов - это обязательные для указания в листе-заверителе сведения. Если при были допущены ошибки, и его состав подвергся изменению или дополнению, а вложенные листы были пронумерованы литерами, необходимо их перечислить. Например: “В деле подшито и пронумеровано 213 (двести тринадцать) листов, в том числе: литерные номера листов: 45а, 45б, 45в + листов внутренней описи - 4”.
Если после оформления листа-заверителя состав и состояние дела претерпевают изменения (замена подлинников на копии, повреждение или утеря документации), необходимо сделать об этом надлежащую отметку с указанием даты и ссылкой на соответствующий акт.
Присвоение уникальных индексов всем приказам, выпускаемым в организации необходимо в следующих целях:
упорядочить процессы регистрации официальной документации;
ускорить процедуру поиска и распознавания приказа в общем документальном массиве;
облегчить классификацию при подготовке документации к архивному хранению;
Согласно " . Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация...", который вступит в силу 1 июля 2018 года, обязательным реквизитом каждого документа является его регистрационный номер. Это цифровой или буквенно-цифровой идентификатор, в состав которого входит порядковый номер и дополнительный литерный номер в соответствии с номенклатурой дел организации.
цифровой код - индекс в соответствии с датой выпуска приказа с начала календарного года;
литерный номер - это буквенный шифр, который позволяет определить принадлежность приказа к тому или иному виду;
Литерные номера в приказах используются для повышения эффективности индексации документов. Этот процесс позволяет присвоить каждой официальной бумаге, в том числе приказу, уникальный литерно-цифровой индекс, свидетельствующий о времени его регистрации, месте составление, времени исполнения и сроке хранения.
Эта процедура довольно индивидуальна. Ее определяют утвержденные локальными нормативными актами компании. Наличие литерных номеров зависит, в первую очередь, от общего числа издаваемых приказов и необходимости их четкого разграничения по видам.
В небольших компаниях приказы по разновидностям, как правило, не делят. Однако при их подготовке к архивному хранению у делопроизводителя возникает необходимость разделить их по срокам хранения. Для этого к через косую черту или дефис добавляют литерный номер или буквенный индекс: “к” (кадры), “л” (личный состав). Первый может означать принадлежность приказа к категории документов кратковременных сроков хранения, второй - к группе документов со сроком хранения 75 лет.
В крупных компаниях система индексов может быть расширена до 10 и более литерных кодов. Так, например, часто встречаются следующие буквенные обозначения:
П - приказы о приеме на работу;
К - командировки;
МК - местные командировки;
ОТД - отпуска без сохранения заработной платы;
ОТК - учебные и очередные отпуска;
Таким образом, литерный номер - это способ идентифицировать приказ, выделить его в общем потоке документации и однозначно определить его принадлежность.
3.6.1. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации.
3.6.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
3.6.3. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.
Полное оформление дел предусматривает:
подшивку или переплет дела;
нумерацию листов дела;
составление листа-заверителя;
составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов;
внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса дела, крайних дат дела, заголовка дела).
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
3.6.4. Документы, составляющие дела, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.
3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках.
3.6.6. При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.
3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) - бланк внутренней описи документов дела.
3.6.8. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме листа-заверителя и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
3.6.9. Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно.
3.6.10. Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа.
3.6.11. Сложенный лист (формата А3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.
3.6.12. Лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.), то каждый документ нумеруется отдельно.
3.6.13. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
3.6.14. Подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле.
3.6.15. В случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация. При перенумерации листов старые номера зачеркиваются и рядом ставится новый номер листа; в конце дела составляется новый лист-заверитель, при этом старый лист-заверитель зачеркивается, но сохраняется в деле.
При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в делах при подготовке их архивом организации к передаче на государственное хранение допускается по согласованию с государственным архивом употребление литерных номеров листов.
3.6.16. Лист-заверитель составляется в деле на отдельном листе, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.
Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле.
Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.
Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела.
3.6.17. Внутренняя опись документов дела составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные, судебные, следственные дела и т.д.), а также для учета дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документа.
Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение 10), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество включенных в нее документов и количество листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем. Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то составленная по установленной форме опись подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения состава документов дела (изъятия, включения документов, замена их копиями и т.д.) отражаются в графе "Примечания" со ссылками на соответствующие акты. При необходимости составляется новая итоговая запись к внутренней описи и заверительная надпись дела.
3.6.18. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.
При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.
http://сайт/library/#/data/document/text/id/16317 ? Андрей Евгеньевич? сам?tikhan писал(а):
Ну шоб не было плагиата - А.Е. Рыбаков,Phoenix писал(а):
Тут понятно и подробно изложено
Свиток: Группы приказов
Вопросы регистрации документов, в том числе приказов, регулируются нормами гл. 8 «Организация работы с документами» Инструкции по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 (далее - Инструкция).
Подпунктом 142.3 Инструкции установлено, что распорядительные документы должны регистрироваться по видам отдельно от других внутренних документов. Распорядительные документы по основной деятельности, по личному составу, по административно-хозяйственным вопросам регистрируются отдельно. Кроме того, распорядительные документы по личному составу, для которых актами законодательства Республики Беларусь установлены разные сроки хранения, также должны регистрироваться отдельно.
В соответствии с данными нормами в организации должна вестись отдельная регистрация приказов четырех групп:
по основной деятельности;
по личному составу, для которых установлен срок хранения «75 лет»;
по личному составу, для которых установлен срок хранения «3 года после проведения комплексной налоговой проверки»;
по административно-хозяйственным вопросам.Для различения регистрационных индексов приказов указанных групп подп. 142.4 Инструкции установлено, что регистрационным индексом распорядительного документа является порядковый регистрационный номер, присваиваемый ему в пределах делопроизводственного года. Следовательно, при регистрации приказов по основной деятельности их индексами будут порядковые регистрационные номера, к которым дополнительные буквенные обозначения не добавляются, например: № 1, № 2, № 3 и т.д.
Добавление дополнительных буквенных или цифровых обозначений к приказам по основной деятельности допускается Инструкцией в том случае, если среди них выделяется значительная по объему группа приказов определенной разновидности и данная группа приказов регистрируется отдельно. Например, в организации может создаваться большое количество таких разновидностей приказов по основной деятельности, как приказы о внесении изменений в штатное расписание. В этом случае к регистрационным номерам приказов о внесении изменений в штатное расписание должны быть добавлены устанавливаемые организацией самостоятельно отличающие их буквенные или иные условные обозначения, например: № 1-шр, № 2-шр, № 3-шр.
Для различения регистрационных индексов разных групп приказов по личному составу подп. 142.4 Инструкции установлено, что к их регистрационным номерам, присваиваемым в пределах делопроизводственного года, должны добавляться литеры «к» (для документов 75-летнего срока хранения) или «л» (для документов 3-летнего срока хранения), например: № 1-к, № 2-к, № 3-к и т.д.; № 1-л, № 2-л, № 3-л и т.д.
К регистрационным номерам приказов по личному составу могут добавляться и иные буквенные или цифровые обозначения в том случае, если среди них выделяется значительная группа приказов определенной разновидности и данная группа приказов регистрируется отдельно. Например, если в организации издается большое количество приказов о командировании, то данные приказы могут регистрироваться отдельно от других приказов по личному составу аналогичного срока хранения, формироваться в отдельное дело, а к их регистрационным номерам должны быть добавлены устанавливаемые организацией самостоятельно отличающие их буквенные или иные условные обозначения, например: № 1-км, № 2-км, № 3-км и т.д.
Названия литер, добавляемых к приказам по административно-хозяйственным вопросам, нормативными правовыми актами Республики Беларусь не закреплены и определяются организацией самостоятельно, например: № 1-ах, № 2-ах, № 3-ах и т.д.
Не помню откуда именно текст, поэтому заранее извиняюсь за плагиат.
директор учреждения «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела», кандидат исторических наук
