Деятельность любого юридического лица (особенно со штатом сотрудников) предполагает создание различного рода документов. И на определенном этапе встает вопрос организации работы с ними, а также их учета, хранения. Сложно ли организовать делопроизводство? Пошаговая инструкция 2017 года поможет в этом.
Делопроизводством признается такая деятельность, которая обеспечивает документирование (создание официальных документов) и определяет порядок организации работы с официальными документами. Разумеется, вопрос о том, нужно ли продумывать порядок работы с документами, встает тогда, когда найти какой-то определенный документ вызывает затруднение. С одной стороны надо радоваться, что компания развивается и растет, но с другой на повестку дня выходит новая задача – как правильно и удобно организовать документооборот.
С делопроизводством в официальных учреждениях проще – там этот процесс регламентирован специальными нормативными актами. Например:
Есть и специфические нормативные акты, где упоминается как стоит организовать делопроизводство в определенных организациях, например, Федеральный закон от 15.04.1998 № 66-ФЗ «О садоводческих, огороднических и дачных некоммерческих объединениях граждан» предписывает порядок ведения делопроизводства в такого рода образованиях.
Читайте по теме в электронном журнале
В частных компаниях все вопросы организации делопроизводства решаются собственниками. Вернее, разработать делопроизводство с нуля: пошаговые инструкции 2017 поручается конкретным исполнителям – иногда кадровикам, иногда секретарям. Раз такое поручение созрело, значит, в подобной регламентации действительно есть необходимость.
года поможет определиться, с чего начать и к какому результату надо стремиться. В идеале в организации должен быть принят внутренний документ – инструкция по делопроизводству. Если компания крупная, с подразделениями, филиалами, то оправдано принятие нескольких локальных актов, регулирующих данные вопросы.
Первым делом необходимо определиться, на какие документы будет распространяться действие инструкции, призванной регламентировать документооборот. Напомним, что вся масса бумаг подразделяется в организации на внутренние (локальные), исходящие и входящие. Порядок работы с ними будет различный, поэтому стоит описать его в разных разделах.
Написание инструкции (ее разделов). Отдельно предусмотреть по локальным актам: как они принимаются, как с ними происходит ознакомление работников, где и у кого хранятся локальные акты. По входящей документации необходимо расписать, кто и где осуществляет регистрацию поступающей документации, в какие сроки, как фиксируется передача документа на исполнение, где хранится входящий документ после ответа на него и иные процедурные моменты. По исходящей – аналогично решить вопрос о порядке регистрации, правилах направления, подписания.
В инструкции должно быть указано, какие документы имеют утвержденную типовую форму, а при составлении каких следует руководствоваться утвержденным ГОСТ.
Определяем ответственных лиц за выполнение каждого из разделов инструкции.
Решаем, в каком порядке, где, под чьей ответственностью будут храниться документы.
Определяемся с необходимостью дополнительных разделов инструкции. В зависимости от специфики деятельности организации может понадобиться указать порядок изготовления копий, порядок работы с печатями и штампами, процедуру обмена документами между подразделениями.
Ряд документов может подпадать под действие иных локальных актов, например, под утвержденный порядок работы с персональными данными или порядок сохранности коммерческой тайны организации. На эти локальные акты желательно сделать ссылки. Кроме того, работа с документами в ряде организаций может также регламентироваться специальным законодательством – например, документооборот в кредитной организации подпадает под действие Федерального закона «О банках и банковской деятельности», где регламентирован порядок обращения с банковской тайной. Эти моменты также стоит учитывать при составлении инструкции.
Утверждение инструкции и доведение ее до сведения сотрудников. После этого этапа локальный акт вступает в силу, и исполнение его становится обязательным для всех работников компании.
Не менее важно для компании продумать кадровое делопроизводство, пошаговые инструкции 2017 помогут в этом.
Этапы организации кадрового документооборота в принципе не отличаются от этапов становления делопроизводства в целом. Также определяется перечень документов, которые будут составляться, изменяться, копироваться и распространяться в соответствии с инструкцией по кадровому делопроизводству. Здесь необходимо учитывать, что простора для «фантазии» у организации в отношении кадровых документов гораздо меньше – то, что в обязательном порядке должно присутствовать в компании для кадрового учета, указывается в Трудовом кодексе РФ и иных нормативных актах. А за отсутствие или неверное оформление кадровых документов предусматриваются немалые штрафы. Поэтому к составлению этой инструкции необходимо подходить со всей серьезностью.
Разделы инструкции по кадровому делопроизводству должны содержать информацию о разработанных типовых документах в компании (например, утвержденной формы трудового договора, приказов), а также порядок ознакомления сотрудников с документами. Необходимо отразить также специфичные моменты деятельности конкретной организации: если составляются графики, то в какой срок и в каком порядке они предоставляются на утверждение, если происходит выдача средств защиты, то в каком порядке будет вестись учет и др.
Следует учесть также, что для организации делопроизводства, в том числе и кадрового, разработаны специальные программные средства для автоматизации этих процессов. Крупные компании в настоящее время пользуются ими, но этот факт не отменяет необходимости разработки и соблюдения инструкции.
А.И. Изгаршева
З.А. Сафиуллина
С.Л. Кузнецов
Л.Н. Варламова
Ю.М. Кукарина, А.Ю. Конькова
Сергей Кузнецов
Е.В. Осенникова
В.А. Ипатов
Л.Р. Фионова, В.А, Ефимова
С 1 июля 2017 года вместо ГОСТ Р 6.30-2003 начнет действовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Его текст можно посмотреть на сайте Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии: http://protect.gost.ru/v.aspx?control=8&baseC=6&page=0&month=2&year=2017&search=&RegNum=1&DocOnPageCount=15&id=197990
Стандарт разработал Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД). Область применения документа описана следующим образом: «Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее - документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000». Новый стандарт, как и его предшественник, определяет:
Положения стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.
Сориентируем вас, что же именно изменилось (кроме номера и наименования ГОСТ).
Список реквизитов включает 30 позиций (как и раньше), но изменения есть:
Например, в п. 5.5 сказано, что наименование организации должно соответствовать наименованию юридического лица в его уставе. Однако сейчас законодательство допускает использование организацией типового устава, и в этом случае в уставе ее наименования не будет. В то же время оно обязательно присутствует в Едином государственном реестре юридических лиц (ЕГРЮЛ).
В описании реквизита «адресат» (5.15) не учтено, что часто адресатами являются зарубежные организации и физические лица, не являющиеся гражданами России. Дошедшее со времен пишущих машинок ограничение списка адресатов четырьмя, а также положение о том, что «при отправке письма по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте) почтовый адрес не указывается», наверно, можно считать оптимизационными, но ни в коем случае не императивными (т.е. требующими обязательного исполнения).
В реквизит «дата документа» не стали вносить изменения, хотя еще с 2013 года Гражданский кодекс РФ требует указания в протоколе собрания еще и точного времени его проведения.
В п. 5.14 «гриф ограничения доступа к документу» присутствует требование проставлять гриф только на первом листе документа, хотя это противоречит законодательству: грифы секретности и гриф «коммерческая тайна» должны указываться на каждом листе (для непрошитых бумажных документов это особенно важно, поскольку в противном случае будет затруднительно привлекать нарушителей к ответственности).
Самым сомнительным реквизитом, пожалуй, можно считать «отметку об электронной подписи» (п. 5.23). Практика использования отметок, визуализирующих электронные подписи, пока что не сложилась. Здесь встречаются сложности 1 . И соблюсти требование о помещении визуализации в место, предусмотренное для подписи, может быть проблематично, в мировой практике используются иные подходы. Кроме того, странно, когда в визуализации подписи не указываются важнейшие сведения о ней:
В описании реквизита «печать» (п. 5.24) не нашли отражения последние изменения законодательства, делающие ее применение коммерческими организациями необязательным. Т.е. ГОСТ говорит о необходимости проставления печати без оговорки «при ее наличии».
В описании реквизита «отметка о заверении копии» (п. 5.26) показан единственный вариант оформления, фигурировавший в старом ГОСТ, пригодный только для заверения одной страницы документа и урезанный по сравнению с составом элементов, которые требуют включать 2:
Как видите, некритически использовать приведенные в новом стандарте рекомендации нежелательно .
Описание целого ряда реквизитов (например, «отметки о поступлении документа» в п. 5.27) сформулировано на чисто «бумажном» языке и неприменимо к электронным документам. Предложение отметить, что при электронном документообороте данная отметка может вноситься в регистрационную карточку документа (или иным образом фиксироваться в системе электронного документооборота), было отклонено.
Раздел про бланки переносит требования к бумажным бланкам на электронные документы без учета специфики их создания, использования и вопреки уже сложившейся практике как в государственном, так и в коммерческом секторах.
В общем, обновленный стандарт можно считать временным решением, поскольку он по-прежнему преимущественно ориентирован на традиционный бумажный документооборот и во многих вопросах не слишком хорошо стыкуется со все шире распространяющейся практикой «электронного правительства».
Что такое делопроизводство и документооборот (2019)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.
Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.
Выделяют три вида документопотока:
Работа с документами в организации делится на этапы.
Для входящих:
Для исходящих:
Для внутренних:
Для всех:
Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2019) можно скачать ниже.
Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации . Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.
Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.
В нем определены понятия, используемые в статье:
Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.
Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с .
Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:
Все изменения направлены на усовершенствование требований. Расширен перечень реквизитов, в него добавлены:
Некоторые реквизиты объединены в один, например, реквизит «справочные данные об организации» может включать в себя не только почтовый адрес и номер телефона, но и ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП.
Раздел «Оформление реквизитов» дополнен правилами использования вступительных обращений и заключительной этикетной фразы, электронной подписи, а также подписи лица, исполняющего обязанности руководителя.
Инструкция по делопроизводству относится к группе локальных нормативных актов, составляющих правовую основу деятельности компании. Она полностью отражает процесс работы с документами: от их создания до передачи в архив. Инструкция, разработанная с учетом потребностей компании, унифицирует делопроизводственные процессы и делает документооборот более эффективным. В этой статье рассмотрим основные вопросы разработки данного нормативного акта, его содержание и примерную структуру.
Из этой статьи вы узнаете:
Инструкция по делопроизводству - это основной локальный нормативный акт компании, регламентирующий технологию работы со служебной документацией. Тем не менее, она не относится к числу обязательных документов предприятия. Исключением являются только государственные организации. Акт не имеет единой унифицированной формы, а его содержание не регламентируется законодательством.
Несмотря на это, требования Госстандарта обязывают все компании сформулировать и зафиксировать принципы политики в области делопроизводства. Это необходимо для того, чтобы любая организация могла “обеспечивать необходимые для работы доказательства, отчетность и иную информацию о своей деятельности” (ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 СИБИД. Управление документами. Общие требования). Кроме того, документирование информации, согласно Федеральному закону «Об информации, информатизации и защите информации», является обязательным условием ее включения в информационные ресурсы.
Эффективная работа с информацией нуждается в нормативном регламенте. В первую очередь это касается технологических процессов делопроизводства. Документационное обеспечение управления является частью системы управления качеством. Для того чтобы повысить эффективность административных процессов, необходима рациональная система делопроизводства. Правила, приемы, процессы создания официальной документации, порядок документооборота, - все эти процессы целесообразно регламентировать и стандартизировать.
Инструкция по делопроизводству относится к разряду локальных нормативных актов. Ее назначение - регламентировать технологии работы с документами в пределах конкретной организации. Инструкцию разрабатывают с учетом специфики сферы деятельности компании, ее документально-информационных процессов. Если это условие выполнено, утверждение инструкции способствует оптимизации делопроизводства.
Правовой базой для разработки инструкции служат законодательные правовые акты в сфере информации, документации и архивного дела. При его создании можно руководствоваться правилами делопроизводства и методическими рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.
Если решение о разработке инструкции по делопроизводству в 2017 году принято, необходимо определить, кому поручить это важное и ответственное задание. Как правило, ее подготовкой занимается служба документационного обеспечения. В процессе также могут участвовать архив и юридическая служба. Подобное распределение обязанностей характерно для крупных организаций. Если же в фирме нет службы ДОУ, разработку инструкции поручают ответственному за работу с документами сотруднику.
В целом, в процессе разработки инструкции можно выделить несколько этапов:
Используя нормативные, методические, информационно-справочные документы компании, а также данные опросов линейных руководителей, необходимо решить, какие виды документов и делопроизводственных процессов будут затронуты в нормативном акте. Для этого целесообразно определить:
Вышеперечисленные сведения служат базой для разработки проекта инструкции. После утверждения руководителем организации или издания соответствующего приказа, нормативный акт вводится в действие. Инструкцию по делопроизводству необходимо довести до сведения каждого сотрудника. Если речь идет о крупной компании, целесообразно провести обучение персонала, чтобы разъяснить ее содержание, рассказать о новых правилах работы.
Нормативно-методические документы межотраслевого действия не регламентируют содержание и структуру инструкции по делопроизводству в 2017 году. При ее разработке можно руководствоваться примером, приведенным в Методических рекомендациях Института документоведения и архивного дела (ВНИИДАД): «Разработка нормативных документов по документационному обеспечению организации». Сведения о возможной структуре и положениях можно почерпнуть в обязательных для государственных организаций методических рекомендациях.
Как правило, инструкция по делопроизводству состоит из общих положений, тематических разделов и приложения.
Общие положения разъясняют цель и назначение нормативного акта, его нормативную базу, ответственность за соблюдение инструкции. Этот раздел содержит перечень регламентируемых процессов и документов, определяет вспомогательные нормативные акты, описывает основные принципы делопроизводства. В качестве отдельного раздела может быть приведена расшифровка базовых понятий.
Тематические разделы охватывают полную последовательность делопроизводственных процессов. Содержание инструкции по делопроизводству, как правило, состоит из трех основных частей:
Данный раздел содержит перечень видов документов, используемых в компании для документирования ее деятельности: административной, организационной и информационной. Определяются правила подготовки и оформления документации, порядок ее согласования и утверждения, регламентируется ее изготовление и размножение. Устанавливается порядок использования и хранения бланков, печатей, штампов.
В этом тематическом разделе инструкции по делопроизводству содержатся положения, регламентирующие технологию документооборота. Чаще всего он состоит из следующих подразделов, отражающих стадии процесса:
Состав вышеперечисленных разделов инструкции по делопроизводству зависит от специфики деятельности компании, условий работы и принятой технологии делопроизводства. В него можно дополнительно включить подразделы, регламентирующие работу с обращениями граждан, использование документов с ограниченной сферой распространения, техническое обеспечение делопроизводства.
Приложения
В приложения к инструкции по делопроизводству включают справочно-иллюстративный материал, содержащий актуальную информацию о работе со всеми видами документации.
К нему относятся утвержденные бланки, перечень нерегистрируемых, утверждаемых и заверяемых документов, формы регистрационных журналов, форма номенклатуры дел. Кроме того, приложения могут включать схемы документальных потоков, примеры оформления и образцы заполнения, оттиски печатей и штампов.
Инструкция по делопроизводству - нормативный акт, отражающий весь процесс работы со служебной документацией. Она служит основой рационального документооборота, сокращает сроки обработки и поиска документов, устанавливает правила их хранения. В случае, когда инструкция составлена с учетом потребностей компании, она способна свести к минимуму типичные ошибки в работе. Кроме того, данный нормативный акт способствует унификации делопроизводственных процессов и, как следствие, повышает их результативность.