Практически каждая российская компания в своей деятельности накапливается колоссальный объем бумажных документов различного характера, в частности:
Несмотря на повсеместное внедрение технологий электронного документооборота , документы на бумажных носителях продолжают существовать в любой организации, как по причине необходимости их дублирования наряду с электронными документами, либо в связи с отсутствием электронных копий в принципе (учредительные документы).
На протяжении всего жизненного цикла документы нередко переходят из рук в руки, передаются сотрудникам, клиентам, государственным органам. Конечной точкой жизненного цикла документа является их передача в архив. Передача документов в архив происходит по описи передаваемых документов , образец которого утверждается приказом по предприятию и должен содержать:
Предлагаем подробнее остановиться на передаче документов исполнителю, т.е. сотруднику компании, который в связи со служебной необходимостью временно получил документ из места его постоянного хранения. Прежде всего, следует разграничивать опись передаваемых документов как протокол, или акт приема-передачи, и общий журнал регистрации, или реестр переданных документов. Если целью первого документа является регистрация и учет всех передаваемых документов с фиксацией названия документа, его типа (оригинал-копия), кол-ва листов, даты передачи и даты возврата, то акт приема-передачи является подтверждением одной записи в журнале передачи.
Для ведения описи переданных документов используется либо рукописный журнал, куда вручную вносятся сведения, либо бланк в формате MS Excel (скачать бланк описи переданных документов) . Для фиксации факта передачи документа необходимо составить протокол, или акт приема-передачи документов, бланк которого может выглядеть следующим образом . Акт приема-передачи документов – это документ, который составляется с целью подтверждения факта передачи от одного лица другому указанных в нем документов. Документы могут передаваться одним юридическим лицом другому по договору, сотрудником в случае его перевода на иную должность, при увольнении, ликвидации структурного подразделения, и пр.
Образец, бланк реестра передачи документов не утверждена законодательно, но следующая информация должна в нем присутствовать обязательно:
Такой реестр передачи документов составляется по утвержденному образцу в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон. С помощью него можно передать как один документ, так и несколько сразу.
Небрежное отношение к передаваемым документам неизбежно приведет к их потере, соответственно, к необходимости
Как составить опись вложения, отправляя документы заказным письмом. Советы, рекомендации, практический опыт. (10+)
Отправка документов почтой с описью вложения
Отправить официальные документы почтой с описью вложения может понадобиться в следующих случаях:
Во втором случае, даже если конфликта пока нет, нужно аккуратно относиться к переписке, так как проблемы могут возникнуть в будущем, и потребуется подтвердить, что переписка велась в полном соответствии с договором.
Составляя опись вложения, старайтесь указывать индивидуальные черты документов, которые Вы отправляете, чтобы можно было впоследствии установить, те ли документы подшиты в архив Вашего корреспондента, которые Вы отправляли. Помните, что даже если нет какой-то конфликтной ситуации, сотрудники просто склонны терять бумаги, а потом, чтобы избежать наказания, их подделывать. В описи постарайтесь описать документ так, чтобы его невозможно было подделать или заменить. Обязательно укажите название и исходящий номер документа в Вашем учете (если он есть), а также то, что он прошнурован и пронумерован, если он состоит из нескольких страниц. Например, "Официальная претензия с заключением экспертной комиссии исх номер 235. Комплект прошнурован и пронумерован". Уведомление о вручении будет достаточным основанием, удалить или заменить листы получатель не сможет, так как не сможет заново прошнуровать документ и поставить Вашу подпись или подпись Вашего сотрудника и печать Вашей компании.
Если документ, направляемый почтой с описью вложений, имеет всего одну страницу, то обязательно напишите, что это подписанный оригинал. Нужно писать так: "Оригинал заявки с подписью" или "Жалоба с подписью, заверенной нотариально", а не так "Заявка", "Жалоба". Если писать по второму варианту, то Вы никогда не сможете доказать, что на самом деле Вы направляли.
Если документ содержит несколько листов, то его нужно прошнуровать и пронумеровать. Прочтите, как правильно прошнуровать документ .
Отправляя письмо в налоговую инспекцию, особенно беспокоиться, что там подменят листы, не стоит. В налоговой просто нет людей, заинтересованных в такой подмене. Но если Вы направляете жалобу, претензию, какое-то распоряжение или подписанный договор, то ситуация может сложиться так, что Вашему контрагенту покажется интересным осуществить фальсификацию.
Опись
Вложения в ценное письмо
Куда 111111, г. Мохнанск, Проезд Медведей, д. 1
На имя Генеральному директору ООО "Торф и грунт А" Иванову М. Е.
Обратите внимание, что почта не может отказать Вам в том, чтобы включать в опись полное название документа.
Обязательно храните описи вложения и уведомления о вручении.
Я занимаюсь дистанционным консалтингом. Мы разрабатываем различные документы (регламенты, процедуры) и отправляем их заказчику по почте с описью вложений. Документы считаются переданными, если они отправлены по почте. Была пара случаев, когда заказчики хотели получить свои деньги обратно на том основании, что комплекты чего-то не содержат (хотя на само деле они все содержали). Обычно такая ситуация связана с тем, что у заказчика меняются приоритеты, и ему уже не нужны заказанные и оплаченные документы. Есть соблазн отказаться от документов и вернуть оплату. Но направление в ответ ксерокопии такой почтовой описи вложений (с указанием того, что документы прошиты) снимало все вопросы, так как заказчик понимал, что подделать шнуровку (а мы можем доказать ее наличие на основании описи), ему не удастся.
К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости , чтобы быть в курсе.
Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи. сообщений.
Добрый день! Подскажите, если в описи отправки претензии стоит наименование док умента и упоминание, что каждый лист подписан отправителем, то исчезает вероятность подмены листов претензии у получателя?
Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной пе...
Жалобы, претензии. Типовой порядок, регламент рассмотрения. Положение....
Типовой порядок рассмотрения жалоб и претензий. Шаблон для адаптации....
Объяснительная записка об опоздании на работу...
Пример объяснительной записки, которую я в свое время написал моему руководителю...
Должностная инструкция. Форма, структура, шаблон, пример, образец, тек...
Шаблон должностной инструкции. Структура для наполнения содержанием....
Предпринимательская деятельность предполагает сдачу отчётности в налоговые органы. Чтобы избежать очередей, но вовремя сдать декларацию или другой документ, можно воспользоваться услугами почты России. Для этого нужно отправить налоговые документы письмом с описью вложения. Расскажем об описи подробнее.
В данном блоке прикреплен бланк описи вложения с возможностью индивидуального заполнения прямо из файла. Также опись вложения можно подготовить и вручную, для этого пустой бланк выведите на печать и заполните обычной шариковой ручкой. Образец такого заполнения показан на рисунке ниже.
ФАЙЛЫ
Опись
– это список вложенного в конверт содержимого. Заполняется опись на специальном бланке формы 107, который утверждён Приказом ФГУП «Почта России» от 17 мая 2012 г. N 114-п «Об утверждении порядка» с приложением «Порядок приёма и вручения внутренних регистрируемых почтовых отправлений».
Вообще опись вкладывается в
Нас интересует последний пункт.
Сотрудник операционного зала филиала почты России при принятии письма поставит на бланке описи штамп с текущей датой.
Важно! Дата принятия ценного письма с описью будет равна дате сдачи отчётности.
Таким образом, даже если вы не успеваете по каким-либо причинам сдать отчёт вовремя и остался последний день, вы можете отправить документы письмом с описью вложения, избежав тем самым пенни и штрафов за не вовремя сданную налоговую отчётность.
Внимание! Бланк описи заполняется в двух экземплярах! Один бланк отправится в конверте вместе с письмом, а второй, со штампом даты, выдадут на руки отправителю.
В форме 107 заполняются строки:
Итак, образец заполнения описи вложения будет выглядеть следующим образом:
В случае если остались незаполненные ячейки, допускается поставить прочерк. А если наоборот, места для заполнения не хватило, то допускается продолжить на втором листе бланка и сделать пометки, например, «Лист 1 из N», «Лист 2 из N» и т.д. Итог количества и суммы нужно привести общий, на все вложенные в конверт документы. Опять же, такую цепочку бланков нужно заполнить в двух экземплярах.
Важно! Исправления на бланке описи вложения в ценное письмо не допускаются!
Так как опись нужна как факт сдачи отчётности, а по правилам вкладывается она в ценное письмо, то наше отправление нужно оценить. Оценивается каждая вложенная единица отдельно, а сумму оценки присваивают всему письму. Ценность можно и не присваивать, а поставить прочерк.
На конверте так и нужно написать: «С описью, ценность ХХ рублей».
Если вдруг письмо затеряется, то почта должна вернуть отправителю или получателю сумму объявленной ценности.
За пересылку письма оператор почтового зала возьмёт дополнительно +4% от суммы объявленной ценности.
К оператору операционного зала почты России нужно обратиться с:
Оператор сверит внесённые данные в бланк с вложением в конверте, правильность заполнения описи и конверта, поставит на каждом листе описи штамп с датой принятия, распишется на каждом и один экземпляр отдаст отправителю вместе с квитанцией об оплате.
Кстати говоря! Отправлять, например, декларацию в налоговую можно только в одном экземпляре, ваш экземпляр остаётся у вас с приложенным к нему бланком описи с датой отправки письма.
Бланки описи всегда лежат в свободном доступе в каждом отделении почты России. Их можно взять с собой домой и лучше с запасом, на случай вынужденного перезаполнения бланка из-за совершённой ошибки.
Также бланк ф.107 доступен для скачивания на сайте почты России и у нас на странице.
СОСТАВЛЕНИЕ ОПИСИ ДЕЛ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ И ОПИСИ ЛИЧНЫХ ДЕЛ В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ
Согласно п.23 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Белкомархива от 26.03.2004 № 2 (далее - Инструкция), передача личных дел в архив организации осуществляется по описи дел, составляемой кадровой службой.
Опись дел - это информационно-поисковый архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета. Опись дел служит также целям оперативного поиска дел в организации.
Как правило, в организации составляются три отдельные описи на документы:
Постоянного хранения;
Временного (свыше 10 лет) хранения;
По личному составу.
Ряд организаций описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения не составляет (в связи с отсутствием соответствующих документов). В некоторых организациях может составляться опись дел со специальной документацией (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам, нормативно-технические документы и др.). Особенностью описи дел по личному составу является то, что она должна составляться во всех организациях.
Согласно установленным правилам в опись дел по личному составу включаются дела, срок хранения которых превышает 10 лет (приказы о приеме на работу, личные дела, личные карточки ф.Т-2 и др.). Дела с другими документами по личному составу в опись не включаются (например, приказы о предоставлении отпусков, наложении взысканий, командировании работников, графики отпусков, переписка по кадровым вопросам и т.д.).
В организации составляется единая (сводная) опись дел по личному составу, т.е. в нее включаются дела, которые образовались во всех структурных подразделениях организации (в отделе кадров, бухгалтерии и др.). Например, из дел отдела кадров в опись включаются личные дела уволенных работников, невостребованные трудовые книжки работников и др., бухгалтерии - лицевые счета (при их отсутствии - ведомости на выдачу заработной платы), канцелярии - приказы по личному составу (если соответствующие дела ведутся в этом структурном подразделении согласно номенклатуре дел), из службы охраны труда - документы о расследовании несчастных случаев (акты, заключения, протоколы) и т.д.
Сводная опись дел организации составляется на основе описей дел структурных подразделений. Это означает, что первоначально составляются описи дел по личному составу в отделе кадров, бухгалтерии и других структурных подразделениях, где имеются соответствующие документы.
Основу сводной описи дел по личному составу составляют документы кадровой службы. Именно в эту опись и должны первоначально включаться личные дела уволенных работников, передаваемые в архив организации. Рассмотрим порядок составления и оформления описи дел кадровой службы.
Приказы (распоряжения) по личному составу (о приеме, переводе, увольнении работников, продлении (перезаключении) трудовых договоров (контрактов));
Личные дела уволенных работников (при условии, что на личные дела не составляется отдельная опись, о чем будет сказано далее);
Личные карточки уволенных работников (ф.Т-2);
Список (штатно-списочный состав) работников организаций;
Протоколы заседаний аттестационных и квалификационных комиссий и другие документы, подтверждающие трудовой стаж (если указанные протоколы не включаются в опись дел временного хранения или в самостоятельную опись).
Опись дел кадровой службы должна быть составлена в течение года, следующего за делопроизводственным. Например, на дела 2007 г. опись должна быть составлена в 2008 г. Ответственность за своевременное и качественное составление описи дел кадровой службы несет ее руководитель. Методическую помощь в составлении описи кадровой службе должен оказывать заведующий архивом организации (лицо, ответственное за архив).
Все дела включаются в опись сформированными и полностью оформленными в соответствии с установленными требованиями. Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел кадровой службы.
Проверка качества формирования и оформления дел осуществляется путем их полистного просмотра. При просмотре проверяются:
Соответствие заголовка дела содержанию документов в деле;
Правильность оформления и группировки документов, включенных в дело;
Качество подшивки или переплета дела;
Правильность нумерации листов дела;
Наличие в деле в необходимых случаях внутренней описи дела и правильность ее оформления;
Наличие и правильность оформления заверительной надписи дела;
Правильность оформления обложки дела.
В случае нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.
При отсутствии дел, числящихся по номенклатуре дел кадровой службы и подлежащих передаче в архив, принимаются меры по их розыску. На необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем кадровой службы и передается вместе с описью дел этого подразделения в ведомственный архив.
После завершения проверки кадровая служба приступает к непосредственному составлению описи.
Описи дел составляются по форме, установленной Основными правилами работы архивов центральных и местных органов государственной власти и управления, учреждений, организаций и предприятий Республики Беларусь, утвержденными решением коллегии Госкомархива от 30.04.1997 № 5. Форма описи дел структурного подразделения, в т.ч. кадровой службы, приведена в приложении 1 к данному материалу.
При составлении описи дел кадровой службы соблюдаются следующие правила.
Каждое дело включается в опись под самостоятельным порядковым номером (графа 1 описи). Порядковые номера дел по описи обозначаются арабскими цифрами (1, 2, 3 и т.д.). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) также вносится в опись под самостоятельным номером (как отдельное дело).
Индекс дела (графа 2 описи) проставляется в соответствии с номенклатурой дел. При указании в описи индексов личных дел следует помнить, что согласно Инструкции личные дела работников учитываются не по номенклатуре дел, в которой они обозначаются под одним индексом, а по книге (журналу) учета личных дел. В связи с этим при внесении в опись личных дел уволенных работников их индексами будут являться порядковые номера согласно книге (журналу) учета личных дел.
Заголовок дела (графа 3) полностью переносится в опись с обложки дела. При внесении в опись подряд двух и более дел (томов) с одинаковыми заголовками, заголовок первого дела пишется полностью, а остальные дела обозначаются словами «То же» с добавлением данных, которыми последующие заголовки отличаются от первого (даты, номера документов, номер тома, части, буква алфавита и др.).
Если дело с приказами директора организации о приеме, переводе, увольнении работников состоит из двух томов, то они будут обозначены в описи следующим образом:
«Приказы № 1-115 директора организации по личному составу (прием, перевод, увольнение работников). Т.1»
«То же. № 116-231. Т.2».
Дело с личными карточками уволенных работников, состоящее из двух томов, будет указано в описи аналогичным образом:
«Личные карточки уволенных работников с буквы «А» по букву «К». Т.1».
«То же с буквы «Л» по букву «Ш». Т.2».
Необходимо обратить внимание, что использование слов «То же» не допускается при продолжении описи на новом листе. В начале каждого последующего листа описи заголовок дела должен писаться полностью.
В описи заголовки дел по личному составу должны быть систематизированы, т.е. расположены в определенном порядке, обеспечивающем их быстрое нахождение.
Установлена следующая последовательность расположения заголовков в описи дел кадровой службы:
Приказы (распоряжения) по личному составу;
Список (штатно-списочный состав) работников;
Личные карточки уволенных работников;
Личные дела уволенных работников;
Протоколы заседаний аттестационных, квалификационных комиссий;
Невостребованные трудовые книжки и другие личные документы работников;
Документы расследований несчастных случаев.
При этом согласно п.23 Инструкции личные дела уволенных работников вносятся в опись дел по личному составу по году увольнения и систематизируются по алфавиту фамилий независимо от крайних дат личных дел. Аналогичным образом по алфавиту фамилий работников систематизируются дела с личными карточками, невостребованные личные документы (трудовые книжки и т.п.).
Дата дела (графа 4) и количество листов в деле (графа 5) в описи дел по личному составу кадровой службы указываются в соответствии со сведениями, вынесенными на обложку дела при его полном оформлении.
Срок хранения дела (графа 6) также переносится с обложки дела. Срок хранения дела определяется в процессе проведения экспертизы ценности документов на основании действующих в Республике Беларусь двух перечней типовых документов с указанием сроков хранения. Для облегчения дальнейшей экспертизы ценности документов в архиве организации срок хранения дела в графе 6 может быть дополнен номером статьи по перечню.
В графе 7 «Примечание» при необходимости делаются записи об особенностях физического состояния дел, о наличии копий и др.
Пример оформления описи дел по личному составу, включающей личные дела уволенных работников, приведен в приложении 2.
Как было указано, опись дел по личному составу кадровой службы должна составляться ежегодно. Вместе с тем в организациях, в которых за год образуется небольшое количество дел по личному составу, могут составляться описи дел по личному составу, включающие документы за 2-3 года. В этом случае все дела должны быть систематизированы прежде всего по годам. При этом, если в деле сформированы документы за несколько лет, то дело относится к тому году, в котором оно начато. Личные дела, личные карточки уволенных работников относятся к тому году, в котором они были закончены, т.е. к году увольнения работника. В пределах каждого года дела располагаются по их значимости в последовательности, приведенной выше.
Это же правило (систематизация дел по годам) должно соблюдаться и в том случае, когда в организации по каким-то причинам не составлялись описи дел по личному составу за два и более года.
Пример оформления описи дел по личному составу кадровой службы, включающей документы за 2 года, приведен в приложении 3.
Необходимо обратить внимание, что в опись дел по личному составу кадровой службы включаются документы только соответствующей категории. Вместе с тем в отделе кадров могут формироваться дела не только по личному составу временного (свыше 10 лет) хранения, но и документы постоянного хранения, например: «Документы (доклады, сводки, справки) о состоянии и проверке работы с кадрами», «Документы (представления, ходатайства, наградные листы и др.) о представлении к награждению работников государственными наградами» и др. На такие дела, как правило, составляется отдельная опись дел постоянного хранения.
Кроме того, в соответствии с п.23 Инструкции допускается составлять отдельные описи личных дел уволенных работников. Правила составления такой описи идентичны правилам составления описи дел по личному составу кадровой службы с той лишь разницей, что в нее включаются только личные дела уволенных. Составление отдельных описей личных дел целесообразно в том случае, если в организации ежегодно образовывается большое количество дел соответствующей категории.
Пример оформления отдельной описи личных дел приведен в приложении 4.
Опись дел является самостоятельным документом и, следовательно, должна быть надлежащим образом оформлена (иметь индекс, дату, необходимые заверяющие отметки).
Индекс описи дел по личному составу кадровой службы состоит из номера, присвоенного кадровой службе согласно номенклатуре дел, начальных букв наименования категории документов, включенных в опись («л/с» - личный состав), а также года, в котором заведены дела, включенные в опись.
№ 3 л/с-2007, где 3 - номер раздела кадровой службы по номенклатуре дел, л/с - обозначение категории дел, 2007 - год, в котором были заведены дела (примечание 1 ), включенные в опись.
В конце описи делается итоговая запись (может составляться на отдельном листе), в которой цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные и пропущенные номера дел).
«В данную опись внесено 29 (двадцать девять) дел с № 1 по № 29».
Опись дел подписывается составителем с указанием должности и расшифровкой подписи (инициалы, фамилия). Затем опись согласовывается с руководителем службы документационного обеспечения управления (примечание 2 ) и утверждается руководителем кадровой службы.
Если в кадровой службе действует самостоятельная экспертная комиссия (как правило, такие комиссии создаются в крупных организациях с большим объемом документов и дел, образующихся в кадровой службе), опись до ее утверждения руководителем кадровой службы согласовывается с этой экспертной комиссией. Экспертную комиссию кадровой службы не следует путать с экспертной комиссией организации, в функции которой входит проведение экспертизы ценности документов всей организации.
Опись дел по личному составу кадровой службы составляется в 2-х экземплярах: один в последующем передается вместе с делами в архив организации, а второй остается в качестве контрольного в кадровой службе. Если кадровая служба имеет свою экспертную комиссию, то готовится дополнительный экземпляр описи, который прилагается в качестве основания к протоколу заседания экспертной комиссии, на котором рассматривалась эта опись.
Затем по согласованию с работниками архива организации производится временная шифровка дел: на обложках дел, внесенных в опись кадровой службы, проставляются номера дел по описи. Номера дел проставляются черным графитным (простым) карандашом, так как в дальнейшей при составлении сводной описи дел по личному составу они могут быть изменены.
На основании составленных описей дел структурных подразделений, в т.ч. и описи дел по личному составу кадровой службы, производится передача дел в архив организации.
Передача дел в архив организации осуществляется структурными подразделениями по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями этих подразделений и утвержденному руководителем организации.
Все дела кадровой службы принимаются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) в присутствии работника этой службы. На всех экземплярах описи дел кадровой службы напротив каждого дела, включенного в опись, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел. Эти сведения подписываются заведующим архивом (лицом, ответственным за архив) и работником кадровой службы, передавшим документы.
Описи дел структурных подразделений служат основой для составления сводной описи дел по личному составу организации, в которую, как уже указывалось, включаются дела не только кадровой службы, но и других структурных подразделений, в которых были сформированы соответствующие дела (бухгалтерии, службы охраны труда и др.).
Примечание 1. Для личных дел - год увольнения работника.
Примечание 2. Функции такой службы может выполнять канцелярия, общий отдел, управление делами, секретариат и др.
29.02.2008 г.
Андрей Рыбаков, директор Белорусского научно-исследовательского института
документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук
| № п/п |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Количество листов в деле (томе, части) | Приме-чание | |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 1 | 3-2 | 02.01.2006 31.12.2006 | 154 | 75 лет | ||
| 2 | 3-9 | 2006 | 15 | 75 лет | ||
| 3 | 3-9 |
То же. С буквы «Ц» по букву «Я». Т.2 |
2006 | 10 | 75 лет | |
| 4 | 57 | 30.12.1999 20.12.2006 |
25 | 75 лет | ||
| 5 | 153 | Бирюков Владимир Олегович | 10.02.2001 15.11.2006 |
38 | 75 лет | |
| <…> | ||||||
| 12 | 54 | Федосов Владимир Васильевич | 15.05.1999 03.10.2006 | 18 | 75 лет | |
|
Невостребованные трудовые книжки |
||||||
| 13 | Адамович Игорь Васильевич | 10.12.2006 | 50 лет | После уволь-нения |
В данную опись внесено 13 (тринадцать) дел с № 1 по № 13.
| № п/п |
Индекс дела (тома, части) |
Заголовок дела (тома, части) |
Дата дела (тома, части) |
Коли- чество листов в деле (томе, части) |
Срок хранения дела (тома, части) | Приме-чание |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| 2002 | ||||||
| 1 | 3-2 | Приказы № 1-102 директора центра по личному составу (прием, перевод, увольнение). Т.1 | 02.01.2005 31.07.2005 | 251 | 75 лет | |
| 2 | 3-2 | То же с № 103 по № 200. Т.2 | 01.08.2005 31.12.2005 |
120 | 75 лет | |
| 3 | 3-9 | Личные карточки уволенных работников с буквы «Д» по букву «Я» | 2002 | 15 | 75 лет | |
| Личные дела уволенных работников | ||||||
| 4 | 110 | Абрамович Иван Иванович | 30.01.2000 12.12.2005 |
15 | 75 лет | |
| 5 | 46 | Олехнович Татьяна Петровна | 15.02.1999 11.11.2005 |
19 | 75 лет | |
| <…> | ||||||
| 10 | 57 | Сынковицкий Алексей Евстигнеевич | 07.07.1999 09.05.2005 |
38 | 75 лет | |
| 2003 | ||||||
| 11 | 3-2 | Приказы директора центра по личному составу (прием, перевод, увольнение) | 02.01.2006 31.12.2006 | 154 | 75 лет | |
| 12 | 3-9 | Личные карточки уволенных работников с буквы «Д» по букву «Х». Т.1 | 2006 | 15 | 75 лет | |
| 13 | 3-9 |
То же. С буквы «Ц» по букву «Я». Т.2 |
2006 | 10 | 75 лет | |
| Личные дела уволенных работников | ||||||
| 14 | 57 | Алексейчиков Андрей Петрович | 30.12.1999 20.12.2006 |
25 | 75 лет | |
| 15 | 153 | Бирюков Владимир Олегович | 10.02.2001 15.11.2006 |
38 | 75 лет | |
| <…> | ||||||
| 19 | 54 | Федосов Владимир Васильевич | 15.05.1999 03.10.2006 | 18 | 75 лет | |
|
Невостребованные трудовые книжки |
||||||
| 20 | Адамович Игорь Васильевич | 10.12.2006 | 50 лет | После уволь-нения |
В данную опись внесено 20 (двадцать) дел с № 1 по № 20.
В данную опись внесено 17 (семнадцать) дел с № 1 по № 17.
В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.
Скачать образец бланков можно в конце статьи.
Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:
Составление остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.
Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:
При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).
Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.
Вариант составления в специализированной программе показан на видео:
В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:
Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:
Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:
Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.
В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).
Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:
Пример приводится ниже.
(word) — для передачи в другую организацию
— для сдачи в архив
