Здравствуйте и приятного вам времени суток!
Много-много букв и фото под катом....
Живу с мужем, поэтому документы храним вместе. Стран проживаний и национальностей на нас двоих больше 5, поэтому количество документов из-за этого естественно увеличивается.
Общие методы хранения
1. Во-первых, все документы я храню таким образом:
в папке куча прозрачных файлов, разделенных по категориям с цветными разделителями. В каждом файле находится ОРИГИНАЛ + несколько копий (тк копии очень часто нужны, дома не у всех есть копировальная машина, да и не всегда есть время если надо что-то срочно). Таким образом у нас никогда не возникает проблем с копиями и где искать оригинал.
Когда нужно куда-то идти - просто берем соответствующую папку с собой (тк очень часто не знаешь какую еще бумажку у тебя попросят), а так все в одном месте + есть копии и не придется бегать если что.
2. Во-вторых, внутри каждой категории, документы разделены по принципу "что получили раньше - то и первое лежит", то есть сначала свидетельство о рождении, потом паспорт, потом когда-то будет пенсионный и тд и тп.
3. В-третьих, в папке с документами у нас есть наши фото, а то очень часто нужны фото, а бежать делать куда-то нет времени или желания. Ну и ничего страшного что я поменяла цвет волос:))
4. В-четвертых, все-все документы у нас уже отсканированы и хранятся в общей папке в Dropbox, к которой мы оба имеем доступ в любое время, в любом месте. В Дропбоксе все разделено по такому же принципе что и оригиналы, поэтому даже муж уже не спрашивает где что лежит.
Хранение
Купила мильон разноцветных одинаковых папок размером А4.
Черная - дома всегда есть стратегический запас прозрачных файлов.
Наши с мужем документы сначала были в одной папке, но из-за количества стран проживаний и гражданств, количество документов увеличилось поэтому решила разделить:
Бордовая - документы мужа. Внутри по странам.
Красная - наши общие документы (свид. о браке, квартиры, потом детки будут). Здесь же есть категория копий документов ближайших родственников, ну мало ли что.
Оранжевая - медицина. Не знаю как у вас, а у нас, живя на несколько стран, собралось мильон всяких результатов анализов и тд и тп. Нет медицинских карточек, поэтому я все храню на всякий случай. Разделено на 2 части: моя и мужа, и внутри каждая часть по врачам (ОРЛ, гастролог и тд)
Желтая - контрольный журнал
Светло-зеленая папка - документы об учебе. Дипломы об окончании, проф.сертификаты и тд
Зеленая - документы из банка мужа
Темно-зеленая - мои банковские документы
Темно-синяя - рабочие контракты мужа (а также всякие справки с работы)
Синяя - мои документы с мест работы
Голубая - рецепты. Но ей совсем не пользуюсь, поэтому в скором времени заменю на что-нибудь, правда пока не придумала на что
Бонусы, кто дочитал до этого места:))
Хранение ком. платежей
Ну и бонусом покажу как храню коммунальные платежи (хотя мы бумажные не получаем и все автоматизировано и ежемесячно снимается с карточки, но иногда какие-то годовые/итоговые приходят).
Папка-аккордеон с разделением на тип платежей:
Хранение инструкций, гидов и гарантий
Спасибо большое что заглянули и извините за такой длинющий пост - хотелось поподробнее и понаглядней.
Если есть какие-либо вопросы или уточнения, то с радостью отвечу в комментариях.
«Архивный переплет дела», т.е. дело со сформированными архивными документами, является результатом выполнения работ по оформлению дел в процессе подготовки их к последующему хранению и использованию в архиве организации (или просто к архивному хранению, если архива в организации нет).
Оформление дел представляет собой комплекс работ по описанию дела (состава и содержания находящихся в нем документов) на обложке дела, т.е. оформление на обложке конкретного заголовка, уточненного по сравнению с номенклатурой дел, нумерации листов, составлению внутренней описи документов дела и листа-заверителя дела и, наконец, брошюровке, т.е. подшивке и переплету дела. Этот комплекс работ называется также архивно-технической обработкой документов в процессе их подготовки к архивному хранению (подготовка к сдаче в архив организации или в государственный, муниципальный архив). Практика показывает, что организации в настоящее время предпочитают заказывать услуги архивно-технической обработки документов на условиях аутсорсинга или, в крайнем случае, приглашают обученного переплетчика для брошюровки уже сформированных и описанных в делопроизводстве дел, предназначенных для архивного хранения.
В зависимости от сроков хранения документов может проводиться или полное, или частичное оформление дел:
Установленные формы внутренней описи документов дела (единицы хранения) и листа-заверителя дела можно найти в:
Правила систематизации документов внутри дела, их нумерации и описания на обложке дела подробно рассматриваются в этих же нормативно-методических документах.
Документы, составляющие дело, подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (брошюровке, переплету) все металлические скрепления документов (скрепки, скобы степлеров) должны быть удалены.
Требования к картону обложки и форме описания дела на обложке (расположению элементов описания) установлены ГОСТом 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования», срок действия которого был продлен до 1985 г. и который без дальнейшего пересмотра фактически продолжает действовать до настоящего времени. См. Рисунок 2.
Так, картон, который применяется для обложки, должен быть толщиной от 0,35 до 1,5 мм (эти требования соблюдают архивные компании, которые оказывают аутсорсинговые услуги архивно-технической обработки документов), корешок обложки должен быть шириной 40 мм (т.к. толщина дела - примерно 250 листов документов, что и составляет 4 см), а форма обложки дела по данному ГОСТу рекомендуется в настоящее время и в Методических указаниях (приложение № 25).
Чтобы выполнить брошюровку подготовленного дела, т.е. подшивку на 4 прокола, используют шило, дрель, струбцину для зажимания пачки, иглы больших номеров, натуральные льняные или хлопчатобумажные нитки, но лучше всего использовать специальные устройства для брошюровки (переплета), которые имеются на рынке средств оргтехники.
Особое внимание необходимо уделить технике «архивного сшива», т.е. вопросу ремесла:
по сдаче документов по личному составу
на хранение в МБУ "Муниципальный архив"
(одобрены решением ЭК МУ «Муниципальный архив г.Тобольска», пр.№5 от 30.05.2009)
Для сдачи документов по личному составу на хранение в МБУ "Муниципальный архив" необходимо представить следующие документы
|
№п/п |
Наименование документов
|
Кол-во |
Примечание |
|
Письмо о приеме документов по личному составу на муниципальное хранение с указанием количества единиц хранения, наименования документов, даты документов |
1экз. |
||
|
Решение арбитражного суда |
1 экз. |
Копия |
|
|
Учредительные документы |
1 экз. |
Копия |
|
|
Договор с МБУ "Муниципальный архив" на проведение экспертизы ценности ликвидируемой организации |
в случае необходимости |
||
|
Историческая справка по ликвидируемой организации |
1 экз. |
||
|
Опись дел по личному составу |
4 экз. |
||
|
4 экз. |
В случае необходимости |
||
|
Акт о выделении документов к уничтожению документов, не подлежащих хранению |
2 экз. |
в случае необходимости |
|
|
Напоминаем, что дела должны сдаваться в специальных архивных коробах, предназначенных для хранения дел и в упорядоченном состоянии. Также, сообщаем, что в в Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» внесены изменения от 2 марта 2016 года о сроках временного хранения документов по личному составу, документы до 2003 года хранятся в течении 75 лет, документы после 2003 года хранятся в течении 50 лет. Документ для ознакомления можно скачать . |
|||
по подготовке к передаче документов ликвидированных учреждений и предприятий в
МБУ "Муниципальный архив"
1.Упорядочение документов и дел
1.1. Проведение экспертизы ценности
После принятия решения о признании организации-должника банкротом и об открытии конкурсного производства, конкурсный управляющий принимает в свое ведение документы, образовавшиеся в деятельности организации–должника, и проводит их инвентаризацию.
В целях обеспечения сохранности документов, в т.ч. по личному составу, конкурсный управляющий заключает договор с архивным учреждением, либо с юридическими и физическими лицами, имеющие соответствующие лицензии, на проведение экспертизы ценности документов организации-должника, с последующей передачей отобранных документов на хранение в архив.
По итогам экспертизы составляются описи.
На документы с истекшим сроком хранения составляется Акт на уничтожение.
Документы по личному составу в упорядоченном состоянии поступают в архив.
Документы с истекшим сроком хранения (после согласования акта на уничтожение с муниципальным архивом) подлежат уничтожению.
1.2. Формирование дел
При формировании дел соблюдаются следующие правила:
В дело помещаются документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела;
В дело включается только один экземпляр документа, за исключением документов, имеющих пометки, которые дополняют содержание первых экземпляров; не разрешается группировать в дела черновые документы;
Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с ЕГСД (иметь подпись, дату, отметку о заверении копии, в необходимых случаях печать, гриф утверждения);
В дела группируются документы одного календарного года, исключение составляют дела, ведение и формирование которых в течение ряда лет вызывается служебной необходимостью (переходящие дела, похозяйственные книги и т.п.);
Объем каждого дела не должен превышать 250 листов, при большем объеме документов формируется несколько томов дела;
Допускается формирование дел за 2-3 календарных года, если количество листов незначительно;
Лицевые счета по зарплате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям;
Документы в личных делах формируются в порядке поступления;
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами, если же они утверждены персональным грифом утверждения в качестве самостоятельного документа, то они формируются в самостоятельные дела;
Приложения помещаются вместе с основными документами;
Документы внутри дела располагаются в логической последовательности решения вопросов и с учетом степени важности документов или в прямом хронологическом порядке (более ранние документы помещаются в начале дела.
2. Оформление дел
2.1.Подшивка дел
Документы, составляющие дело, должны быть подшиты на четыре прокола в твердую обложку из картона с учетом возможности свободного чтения текста, дат, виз и резолюций на документах.
В делах не должно быть металлических скреплений (скрепок, булавок и т.п.).
В конце каждого дела подшиваются чистые бланки листа-заверителя, в начале дела в необходимых случаях (в личных, судебных делах и т.п.) чистые бланки внутренней описи дела.
Документы большого формата, хранящиеся в сложенном виде, подшиваются за левый край.
2.2.Нумерация листов в деле
Все листы, кроме чистых, должны быть пронумерованы черным графитным карандашом в правом верхнем углу, арабскими цифрами; при этом;
Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно;
Лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист;
Лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;
Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
2.3.Составление листа-заверителя
В целях учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации на листе-заверителе составляется заверительная надпись дела.
В заверительной надписи цифрами и прописью указывается количество пронумерованных в данном деле листов, оговариваются особенности нумерации и физического состояния документов дела: литерные и пропущенные номера, физическое состояние дела.
Пример заполнения листа-заверителя дела
Формат А4 (210 ´ 297)
ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА
В деле подшито и пронумеровано _______100 (сто) листов
(цифрами и прописью)
С № 1 по № 99
в том числе:
Литерные номера листов 15а, 78а, 99а;
Пропущенные номера листов 33, 34;
Пронумерованы чистые листы ____________________________________________
Листов внутренней описи ____________________________________________
|
Особенности физического состояния и формирования дела |
Номера листов |
|
Отреставрированы |
Листы № 15, 67 Листы № 67, 78 |
Наименование
Должности
Работника Подпись Расшифровка подписи
Дата
2.4. Оформление обложек дел
Обложка дела должна содержать следующие данные:
Наименование организации и непосредственная подчиненность;
Индекс дела;
Заголовок дела;
Дата начала и окончания дела (тома, части);
Количество листов в деле;
Отметка –хранить «постоянно», или «хранить 75 (50) лет»;
Номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел.
Заголовок дела на обложку переносится из номенклатуры дел. При необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные сведения и уточнения (проставляются крайние номера приказов, протоколов и т.д.).
Если дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).
Датой дел, содержащих распорядительную документацию, являются крайние даты документов дела, то есть число, месяц и год первого и последнего документов, при этом число и год пишутся арабскими цифрами, название месяца - словом.
Надписи на обложках производятся черными светостойкими чернилами или могут оформляться на листе бумаги машинописным способом и наглухо приклеиваться на обложку клеем ПВА.
Образец оформления обложки дела
Формат А4 (210 ´ 297)
МБУ «Муниципальный архив»
Дело № 01-02
Приказ
архива по личному составу,
документы к ним
Том 1. Приказы № № 1-52
Хранить 75 (50) лет
На 210 листах
№ 15
По оп.№ 2
2.5. Составление внутренней описи дела
Внутренняя опись документов дела составляется в личных делах. В начале дела в необходимых случаях (в личных делах, карточках и т.п.) подшиваются бланки внутренней описи дела, если дело уже подшито внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне обложки дела.
Во внутренней описи указывается порядковый номер, Ф.И.О., номера листов.
Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.
Форма внутренней описи документов дела
Формат А4 (210 ´ 297)
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела №_____
|
№п/п |
Индекс документа |
Дата документа |
Заголовок документа |
Номер листов дела |
Примечание |
(цифрами и прописью)
(цифрами и прописью)
Наименование должности лица,
составившего внутреннюю опись
документов дела Подпись Расшифровка подписи
3.1. Опись дел
На документы по личному составу составляется опись в 4-х экземплярах, состоящая из годовых разделов.
Заголовки дел вносятся в опись по номинальному признаку в следующей последовательности:
Приказы (распоряжения) по личному составу
Лицевые счета (расчетные ведомости по зарплате)
Списки личного состава
Карточки ф.Т-2
Личные дела
Акты о несчастных случаях
Табели работников вредных профессий
При внесении в опись подряд заголовков однородных дел первый заголовок дела пишется полностью, а все остальные обозначаются словом «то же»; при наличии сведений, уточняющих содержание первого заголовка, они вносятся в опись полностью. На каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью.
Заголовки дел, содержащих документы за несколько лет, включаются в годовой раздел описи дел по дате заведения дела.
В конце описи за последней описательной статьей должна быть сделана итоговая запись.
Личные дела и личные карточки (ф.Т-2) вносятся в опись по году увольнения лица, на которое заведено личное дело, и систематизируются по алфавиту.
Форма годового раздела описи дел
по личному составу организации
Наименование организации УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности
Фонд №______________________
руководителя организации
ОПИСЬ №____________________ Подпись Расшифровка
Подписи
дел по личному составу
Дата
за________________год
|
№№ п/п |
Индекс дела |
Заголовок дела |
Крайние даты |
Срок хранения |
Колич ество листов |
Примеча ние |
В данный раздел описи внесено _________________________________________ дел
(цифрами и прописью)
с №______ по №______ , в том числе:
литерные номера: ____________________
пропущенные номера: _________________
Наименование должности
составителя описи
Подпись
Расшифровка подписи
Заведующий архивом
организации Подпись Расшифровка подписи
Дата
СОГЛАСОВАНО
Протокол ЦЭК (ЭК)__________________
(наименование организации)
от
№
3.2.Историческая справка
В исторической справке освещаются:
- исторические условия, в которых возникло предприятие;
- название организации-предшественника;
- дата его создания,
- основные вопросы и масштабы деятельности;
- круг учреждений, с которыми оно было связано;
- его структура и функции;
- изменение названия,
- подведомственность предприятия;
- дата и причины ликвидации и реорганизации предприятия с указанием нормативных актов;
- название организации-преемника .
3.3.Оглавление к описи, список сокращенных слов
При необходимости составляются оглавление к описи, список сокращенных слов.
Против названия каждой части указываются номера соответствующих страниц.
В список сокращенных слов вносятся все сокращения, кроме общепринятых.
Сокращения помещаются слева, затем через тире следует полное написание сокращенных слов. Сокращения располагаются в списке в алфавитном порядке.
3.4.Справка на отсутствующие дела
Конкурсным управляющим, составляется справка на отсутствующие документы по личному составу. В справке указывается название документа и по какой причине он отсутствует.
3.5.Составление титульного листа
На титульном листе указываются:
Название фонда;
Номер фонда;
Номер и название описи;
Даты дел, включенных в опись.
Перед названием фонда пишется полное название муниципального архива.
Название фонда пишется в виде официально принятого полного и сокращенного наименования учреждения с указанием его непосредственной подчиненности, местонахождения и дат существования под данным названием.
При обозначении названия фонда необходимо учитывать:
если название предприятия менялось в течение периода, за который составлена опись, то на титульном листе в хронологической последовательности приводятся все изменения в его названии, причем после каждого названия указываются начальная и конечная даты существования предприятия под данным названием;
если в опись внесены дела за несколько лет с перерывами, то на титульном листе проставляются только те годы, за которые имеются документы.
Форма титульного листа
Формат А4 (210 ´ 297)
«МУНИЦИПАЛЬНЫЙ АРХИВ г. ТОБОЛЬСКА
г. Тобольск, Тюменская область
29.12.2004 г. –
Фонд №
ОПИСЬ № 2
Дел по личному составу
за 2005 - годы
3.6.Составление предисловия
Предисловие состоит из двух частей: истории предприятия, истории фонда.
В первой части освещаются исторические условия, в которых возникло предприятие; название организации –предшественника, дата его создания, основные вопросы и масштабы деятельности, круг учреждений и предприятий, с которыми оно было связано, его структура и функции; изменение названия, структуры и подведомственности предприятия с указанием нормативных актов; дата и причины ликвидации и реорганизации предприятия с указанием нормативного акта; название организации-преемника.
Во второй части предисловия приводятся сведения по истории фонда и его составу. Указываются: объем фонда, крайние даты, состояние документов, сведения о передаче документов фонда на муниципальное хранение или государственное (документов постоянного хранения)
Предисловие составляется в 4-х экземплярах.
ПЕРЕЧЕНЬ
документов по личному составу
Раздел 1. Общие для всех организаций документы,
включенные в Перечень типовых управленческих
документов, образующихся в деятельности организаций,
с указанием сроков хранения (М.,2000)
|
№ ста тьи |
Наименования документов |
Срок хранения (лет) |
|
Приказы о приёме, переводах, увольнении, длительных отпусках (по уходу за ребёнком, без сохранения заработной платы), о премировании, перемене фамилии; присвоении классного чина госслужащему, повышении классности (разряда) работника, расследовании несчастного случая с работником, о замещении вакантной должности, о длительных заграничных командировках (выезд на работу в другую страну), о прохождении практики студентов (если они получали зарплату), - для льготных специальностей (вредных профессий) Об учебных отпусках, о
направлении на курсы |
75 (50) |
|
|
Штатные расстановки |
75 (50) |
|
|
Лицевые счета |
75 (50) |
|
|
Документы на выдачу заработной платы (первичные) |
75 (50) - при отсутствии лицевых счетов |
|
|
Тарификационные ведомости |
||
|
Перечень профессий с вредными условиями труда по месту разработки и утверждения |
Постоянно, включается в опись дел по личному составу |
|
|
Списки работающих на производстве с вредными условиями труда |
75 (50) |
|
|
Табели и наряды работников вредных профессий |
75 (50) |
|
|
Акты расследований профессиональных отравлений и заболеваний |
||
|
Книги, журналы регистрации несчастных случаев, учета аварий |
Постоянно, включается в опись дел по личному составу |
|
|
Документы о производственных авариях и несчастных случаях (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) по месту происшествия Связанных с человеческими жертвами - |
Постоянно, включается в опись дел по личному составу |
|
|
Записки, заменяющие приказы по личному составу |
75 (50) (кроме 5-летнего срока хранения) |
|
|
Личные дела работников |
75 (50) |
|
|
Трудовые договоры, соглашения, не вошедшие в состав личных дел |
75 (50) |
|
|
Личные карточки работников (в том числе временных) |
75 (50) |
|
|
Характеристики работников, не имеющих личных дел |
75 (50) |
|
|
Невостребованные подлинные личные документы (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства) |
||
|
Документы конкурсных комиссий по замещению вакантных должностей, избранию на должность лиц, не имеющих личных дел (выписки из протоколов, списки трудов, отчеты) |
75 (50) |
|
|
Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет |
15 (при, отсутствии приказов - 50) |
|
|
Списки работников |
75 (50) |
|
|
Карточки, указатели к приказам по личному составу |
75 (50) |
|
|
Книги, журналы, карточки учета: а) приема, перемещения, увольнения работников д) личных дел, личных карточек, трудовых договоров е) выдачи трудовых книжек и вкладышей к ним |
75 (50) 75 (50) 50 (50) |
|
|
Документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий в представляющих организациях |
75 (50) |
|
|
Ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных, документы к ним (заявления, справки и др.) в других (ходатайствующих) организациях |
75 (50) |
|
|
Списки работников, уходящих на льготную пенсию |
||
|
ТП 1989г. |
Книги прописки жильцов (домовые книги) |
75 (50) |
|
Персональные карточки учёта депутатов |
75 (50) |
|
|
Протоколы собраний акционеров, учредителей, заседаний правления по кадровым вопросам |
75 (50) |
|
|
Раздел 2. Документы о получении высшего и среднего образования по Примерной номенклатуре дел высшего учебного заведения 1999 г. и Перечню документов Минпроса СССР 1981г. |
||
|
11-07 |
Протоколы заседаний государственной аттестационной комиссии |
75 (50) |
|
10-03 |
Список членов ученого совета |
75 (50) |
|
33-17 |
Личные дела слушателей факультета повышения квалификации (ФПК) |
75 (50)-В ЭПК |
Прошивать документы необходимо для их систематизации.
В компаниях и учреждениях прошивают документы, которые требуется передать в архив.
Прошитые документы удобно хранить и при необходимости представлять в проверяющие органы, не переживая за сохранность и возможность подмены.
Теоретически такое простое дело как прошивание документов не регламентируется нормативными актами. Есть только указания о том, как это сделать:
В учреждениях и компаниях прошиваются документы практически всеми структурными подразделениями.
Сотрудники кадровой службы
отдельно систематизируют и прошивают по итогам календарного года следующие документы:
Бухгалтеры прошивают:
Делопроизводители : входящую и исходящую документацию.
Прошивать документы можно используя следующие инструменты:
Но документы, прошитые нитками, гарантированно не будут подменены, что актуально в современной действительности.
Самым надежным считается подшивание дел нитками.
Документы, которые впоследствии необходимо будет прошить, сначала сортируют по дате, тщательно присоединяя друг к другу, нумеруют каждый лист справа арабскими цифрами. Начинают нумерацию с цифры 1. Опись не нумеруется.
Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.
В документах нумеруются также и конверты. В этом случае конверт нумеруется в первую очередь, а за ним листы и фотографии, которые находились в нем.
Если при нумерации документов была допущена ошибка, то ее зачеркивают одной чертой и продолжают нумерацию. При этом лист необходимо будет заверить надписью «Исправленному верить», поставить подпись ответственного лица и скрепить печатью.
Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера. Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.
Приготовить следующие инструменты и материалы
:
Порядок действий :
Следует сказать, что если следует прошить большее количество листов одновременно необходимо сделать не менее 4 отверстий. Это придаст устойчивость и надежность при хранении прошитого документа.
Упрощенный способ прошивки документов приведен в данной видеоинструкции:
Документы заверяет руководитель предприятия или индивидуальный предприниматель. Важно чтобы часть подписи была как на наклеенной бумаге, так и на документе.
Стоит сказать, что подписывая прошитые документы руководитель берет на себя обязательства за их содержимое или назначает за достоверность уполномоченного приказом.
Прошивание бухгалтерской документации схоже с прошиванием обычных документов. Но есть одно отличие. Для прошивания бухгалтерских документов делают 5 отверстий поскольку дела получаются в итоге большей толщины. Сшивать документы может только уполномоченный сотрудник. Часто ответственным является бухгалтер, который и занимается ведением дел.
Нумерация делается простым карандашом. При сшивании документов составляется опись документов, находящихся в деле.
Опись состоит из следующих разделов:
Документы для сдачи в архив подготавливают работники структурных подразделений. Сама подготовка включает в себя:
Вышеуказанный порядок проведения подшивания документов предполагает их длительное хранение, т.е. не менее 25лет.
Если же документы будут храниться в архиве организации менее 10 лет , допускаются некоторые послабления, а именно можно не проводить:
Порядок прошивания такой, как и при обычном выполнении. Если в деле, подлежащем прошиванию более 250 листов , то необходимо разделить его на несколько томов. Каждый том подшивается.
Если документы планируется хранить более 25 лет , то при подготовке к прошиванию на дело накладывается дополнительная картонная обложка, которая защищает документы и нитки от излишнего трения и придает более красивый вид делу.
Подшивая дела для архива необходимо следить, чтобы текст оставался читаем. Нумерацию
проводят простым карандашом в верхнем правом углу. Не рекомендуется использование для данных целей шариковые и гелевые ручки, цветные карандаши и фломастеры.
Лист формата А3 нумеруется как один лист и подшивается за левый край и сворачивается. Если лист подшивают за середину, то будет считаться уже 2 листа.
Фотографии или картинки , а также схемы и карты нумеруются сзади в верхнем левом углу. Конверты нумеруются в первую очередь отдельно от их бумажных вложений.
Если дело составляется из нескольких томов, то они (тома) нумеруются каждый отдельно.
Обложку оформляют следующим образом:
Немаловажно соблюдать некоторые требования. Наименование учреждения
может меняться. Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия. Названия учреждений указываются в именительном падеже. Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним.
Кроме того, указывается тема дела . Это могут быть акты, накладные, приказы и т.д. затем структурное подразделение и срок, за который находятся в нем документы или календарный год. Это первая и последняя даты документов.
Если документы сшиваются за календарный год, то следует указывать, к примеру, «Приказы 20015 года». Также указывается срок хранения : постоянный или определенный.
Опись не учитывается при нумерации листов в деле. Дела могут быть указаны по степени значимости. Например, устав, протоколы, планы.
Видеоурок по оформлению папки для сдачи в архив рассмотрен здесь:
Для регистрации в качестве предпринимателя или юридического лица, а также внесения изменений в сведения в инспекции налоговой службы представляемые документы прошиваются в присутствии нотариуса. Нововведения в этом случае не действуют, поскольку таким образом нотариус гарантирует, что никаких исправлений после удостоверения подписи заявителя не последует.
С июля 2013 года сдавать отчет в налоговую можно не сшивая документ. В Методических рекомендациях этот пункт исключен. На усмотрение предпринимателей сейчас есть выбор сдавать документы просто в скрепленном или прошитом виде.
Правила делопроизводства, однако, никто не отменял. И потому учредительные документы желательно все же прошивать вручную.
Почти все документы компании хранятся в бухгалтерии, и с каждым днем бумаг становится все больше. Чтобы «первичка» не терялась и бухгалтер мог в считанные минуты найти нужный документ, нужно правильно организовать систему хранения бумаг. Приготовьтесь заказывать папки разной толщины и закладки к ним, чтобы не потеряться в горах документов.
Законодательство не регламентирует порядок подшивания документов, поэтому компания может самостоятельно разработать систему хранения, исходя из специфики своей деятельности, особенностей документооборота и количества хранимых бумаг. Как правило, большинство компаний работают со следующими документами: кассовые бумаги, банковские выписки, накладные, счета-фактуры, зарплатные документы. Рассмотрим, как их удобнее хранить.
Для каждого вида документов нужно завести отдельную папку. Как правило, бумаги подшиваются или по дате их принятия к учету или по алфавиту. Например, банковские выписки складываются в папки в бухгалтерии в календарном порядке, а, например, договора, по первой букве названия контрагента. Однако бухгалтер может придумать и свой порядок. Главное, чтобы документы не терялись и их можно было легко найти.
Каждую папку с документами следует подписать, например:
ООО «Солнышко»
СЧЕТА-ФАКТУРЫ ПОЛУЧЕННЫЕ
3 квартал 2014 года
На «корешке» папки в бухгалтерии указывайте не только то, какие документы в ней хранятся, но и период, к которому они относятся. В таком случае не только вы, но и любой другой сотрудник компании без труда сможет отыскать нужный документ или подшить полученный. Также вы сможете ориентироваться, какие бумаги прошлых лет пора сдавать в архив, а какие и вовсе утилизировать. Для удобства новую папку заводят с начала года, а если документов много, то с начала квартала, месяца и т.д.
Рассмотрим, как можно подшивать документы в папки. Вы можете использовать этот порядок или разработать собственный.
Их удобно хранить в папках-регистраторах формата А5. Листы кассовой книги и отчета кассира нумеруются, поэтому сверху в папку следует положить наиболее ранний по времени документ и в дальнейшем подкладывать новые бумаги под него. Положите отчет кассира за день и подшейте под него приходные и расходные ордера в том порядке, в котором они указаны в отчете кассира. Листы кассовой книги собирайте отдельно. В зависимости от количества кассовых документов вы можете создать 1 папку на весь год под отчет кассира и кассовую книгу. Чтобы не путать, где лежат какие документы, вы можете положить между ними разделитель. Также в эту папку можно подколоть расчет лимита наличных денежных средств.
Если в вашей компании часто выдаются деньги под отчет, вы можете завести отдельную папку под авансовые отчеты. Если же такие операции происходят 1-2 раза в год, заявления и отчеты можно подколоть к отчету кассира.
Оригиналы выписок компания получается в банке вместе с платежными поручениями, ордерами и прочими банковскими документами. Складывайте их в папки по датам. Под платежные поручения следует подколоть счета, по которым производилась оплата. Так как к одной выписке обычно прилагается немало бумаг, чтобы быстро ориентироваться по датам, можно купить разделители с цифрами.
Под полученные и выписанные документы следует завести отдельные папки. Некоторые компании предпочитают хранить акты и накладные вместе, кому-то удобнее отдельно. Если вы занимаетесь и торговлей, и оказанием услуг, удобнее будет хранить документы в разных папках. Счета-фактуры также следует подшивать в отдельные папки, особенно если компания является плательщиком НДС.
Также в папки часто подкалывают реестры документов, которые в ней содержатся. Их можно распечатать из большинства бухгалтерских учетных программ. По этим реестрам удобно проверять, все ли документы на месте.
К счетам-фактурам также можно подколоть журналы учета входящих и исходящих счетов-фактур, а также книги покупок и книги продаж. Однако если в вашей компании большой документооборот, эти журналы и книги можно хранить отдельно.
На каждого сотрудника компании следует завести личное дело. Для этого можно приобрести тонкие папки или разделителями обозначить место в толстой папке для документов каждого сотрудника. В личное дело подшивается трудовой договор, копии документов, предоставленных сотрудником при трудоустройстве, а после увольнения – копия трудовой книжки. Также в личное дело можно подшивать заявления и приказы о приеме на работу, отпуск, увольнение и пр.
Часто заявления и приказы собирают в отдельную папку по месяцам. Туда же подшивают табель учета рабочего времени, документы по расчету зарплаты и пр.
Чтобы документы не терялись, в конце года некоторые организации предпочитают прошивать документы в папках. Так они не разлетятся, даже если папку уронить. Это делается следующим образом:
Эта процедура необязательна. Поэтому вы можете самостоятельно утвердить порядок прошивания отдельных документов или не сшивать их вовсе (в этом случае всегда можно изъять или заменить документ). Исключение составляют только те документы, которые необходимо прошивать в соответствии с требованиями закона (например, книги покупок и книги продаж, составленные на бумажных носителях, необходимо прошнуровывать).
Про входящие первичные документы можно .
О хранении документов в архивах .
