Телефонограмма — обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в отдельную категорию в связи с особым способом передачи текста (передается устно по каналам телефонной связи и записывается от руки).
Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных мероприятий и т.п. случаев, когда переданное сообщение необходимо оформить документально. Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.
Бланки для телефонограмм целесообразно иметь только при большом (более 200 в год) количестве этих . Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты телефонограммы: название учреждения — автора документа» должность, фамилия сотрудника» передавшего телефонограмму, номер его телефона, наименование организации-получателя, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер телефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), наименование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, фамилия и инициалы. Таким образом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время передачи (приема); указание должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) телефонограмму, номера телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму.
При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций : текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной (см. рис. 3.11).
При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.
Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.
Глава 28. ВОЗБУЖДЕНИЕ ДЕЛА
ОБ АДМИНИСТРАТИВНОМ ПРАВОНАРУШЕНИИ
Статья 28.1. Возбуждение дела об административном правонарушении
1. Поводами к возбуждению дела об административном правонарушении являются:
1) непосредственное обнаружение должностными лицами, уполномоченными составлять протоколы об административных правонарушениях, достаточных данных, указывающих на наличие события административного правонарушения;
2) поступившие из правоохранительных органов, а также из других государственных органов, органов местного самоуправления, от общественных объединений материалы, содержащие данные, указывающие на наличие события административного правонарушения;
3) сообщения и заявления физических и юридических лиц, а также сообщения в средствах массовой информации, содержащие данные, указывающие на наличие события административного правонарушения (за исключением административных правонарушений, предусмотренных частью 2 статьи 5.27, статьями 14.12, 14.13 настоящего Кодекса);
4) фиксация административного правонарушения в области дорожного движения работающими в автоматическом режиме специальными техническими средствами, имеющими функции фото- и киносъемки, видеозаписи, или средствами фото- и киносъемки, видеозаписи;
5) подтверждение содержащихся в сообщении или заявлении собственника (владельца) транспортного средства данных о том, что в случаях, предусмотренных пунктом 4 настоящей части, транспортное средство находилось во владении или в пользовании другого лица.
1.1. Поводами к возбуждению дел об административных правонарушениях, предусмотренных статьями 14.12, 14.13, 14.23 настоящего Кодекса, являются поводы, указанные в пунктах 1 и 2 части 1 настоящей статьи, а также сообщения и заявления собственника имущества унитарного предприятия, органов управления юридического лица, арбитражного управляющего, а при рассмотрении дела о банкротстве - собрания (комитета) кредиторов.
2. Указанные в частях 1 и 1.1 настоящей статьи материалы, сообщения, заявления подлежат рассмотрению должностными лицами, уполномоченными составлять протоколы об административных правонарушениях.
3. Дело об административном правонарушении может быть возбуждено должностным лицом, уполномоченным составлять протоколы об административных правонарушениях, только при наличии хотя бы одного из поводов, предусмотренных частями 1 и 1.1 настоящей статьи, и достаточных данных, указывающих на наличие события административного правонарушения.
4. Дело об административном правонарушении считается возбужденным с момента :
1) составления протокола осмотра места совершения административного правонарушения;
2) составления первого протокола о применении мер обеспечения производства по делу об административном правонарушении, предусмотренных статьей 27.1 настоящего Кодекса;
3) составления протокола об административном правонарушении или вынесения прокурором постановления о возбуждении дела об административном правонарушении;
4) вынесения определения о возбуждении дела об административном правонарушении при необходимости проведения административного расследования, предусмотренного статьей 28.7 настоящего Кодекса;
5) оформления предупреждения или с момента наложения административного штрафа на месте совершения административного правонарушения в случае, если в соответствии с частью 1 статьи 28.6 настоящего Кодекса протокол об административном правонарушении не составляется;
6) вынесения постановления по делу об административном правонарушении в случае, предусмотренном частью 3 статьи 28.6 настоящего Кодекса.
Современные технологии позволяют передавать любую информацию быстро и оперативно, поэтому телефонограмма - это сегодня не самый популярный вид сообщения. Тем не менее такой метод информирования все ещё актуален. Для каких целей служит телефонограмма? Как правильно принять и оформить такое телефонное сообщение?
Что представляет собой телефонограмма? Это способ оперативной передачи служебного сообщения по телефону. Чем такой метод информирования отличается от простого телефонного звонка? Прежде всего тем, что прием и передача, а также дальнейшее хранение должны быть оформлены и зарегистрированы надлежащим образом. Только в этом случае сообщение может считаться телефонограммой и иметь юридическую силу.
Информация, которую может содержать телефонограмма, - это извещение, деловое сообщение или распоряжение руководства (вышестоящей организации). Возможность оповещения таким способом закреплена не только в правилах (инструкциях) документооборота предприятия, но и в законодательных актах, регламентирующих порядок судопроизводства (АПК и ГПК РФ). Таким образом, телефонограмма - это не просто беседа, а именно краткая и предельно доступная форма передачи служебной информации.
Как правило, при помощи телефонограммы принято передавать сведения и запросы, необходимые для быстрого решения производственных вопросов и организации трудового процесса:
Как правильно отправить уведомление телефонограммой? Подготовка и передача сведений таким способом включает в себя следующие этапы:
Каким образом принимается телефонограмма? Этот процесс включает в себя дословную запись сообщения, последующее оформление и регистрацию в соответствии с действующими в организации правилами, а также оперативную передачу полученного сообщения в работу.
В настоящее время существуют только рекомендации по поводу того, как оформить телефонограмму, поэтому правила передачи-приема телефонного сообщения устанавливаются инструкцией по делопроизводству, принятой в организации. Существуют общие требования, в соответствии с которыми должно проводиться оформление телефонограммы:
Как правило, телефонограмма составляется в одном экземпляре (инструкцией по делопроизводству в организации может быть утверждено иное количество экземпляров) и не передается в организацию абонента в бумажном варианте. В связи с этим может возникнуть вопрос: каким образом на документе должны быть проставлены подписи сотрудников, принявших и передавших такое сообщение, а также лица, от чьего имени передается информация?
При составлении телефонограммы сотрудником передающей организации в документе полностью указываются реквизиты для простановки трех подписей:
При этом подписывают документ только должностные лица организации, передающей телефонограмму. Получатель составляет свой экземпляр аналогичным образом, но подписывает его только принявший сотрудник.
При регистрации телефонограмм также следует руководствоваться правилами, утвержденными типовой инструкцией по делопроизводству организации. Если же порядок присвоения номера данному виду документа не регламентирован, возможны следующие варианты:
Согласно существующим на сегодняшний день перечням, регламентирующим порядок и сроки хранения архивных документов, журнал для регистрации исходящих или входящих телефонограмм обаятельно должен храниться в архиве организации 3 года. Для самих телефонограмм четкого порядка хранения не установлено. Поэтому руководство организации имеет право самостоятельно определить, каким образом сдавать завершенные телефонограммы в архивное хранение. Допустимо, например, подшивать документ к делам, относящимся к теме передаваемой информации, и в дальнейшем сдавать в архив в порядке, применимом для хранения дел такого типа.
Введение
Делопроизводство в учреждениях,
организациях и на предприятиях (далее
- организации) осуществляется, как
правило, специальным структурным
подразделением (или назначенным
за делопроизводство лицом), на которое
возложены функции документационного
обеспечения управления. В целях
совершенствования работы с документами,
обеспечения высокого качества их подготовки
контроля исполнения разрабатываются
и утверждаются приказом руководителя
организации инструкция по делопроизводству
(далее – инструкция), должностные
обязанности лиц, ответственных
за делопроизводство.
Инструкция разрабатывается
в соответствии с действующими нормативно-правовыми
документами по делопроизводству и
устанавливает порядок его ведения,
в том числе обязательные для
всех работников основные правила, учета,
подготовки, оформления, размножения (тиражирования),
контроля за исполнением, хранением и
использованием документов.
В данном реферате предметом
является телефонограмма, объектом формы
ее применения в делопроизводстве,
законность её использования в судебной
исполнительной деятельности на практике.
Понятие телефонограмма. Телефонограммы.
Телефонограмма
– обобщенное название различных
по содержанию документов, выделяемых
в отдельную категорию в связи
с особым способом передачи текста.
Обычно телефонограммы принимают
для срочных оповещений о совещаниях,
заседаниях, собраниях и других случаев,
когда переданное сообщение необходимо
документально. Телефонограммы применяют
в пределах действия местной телефонной
связи.
Телефонограмма – это документ по оперативным
вопросам, передаваемый по телефону и
записываемый получателем. Телефонограммы
оформляются на специально разработанных
бланках или на листе бумаги формата А5.
Бланки для телефонограмм
целесообразно иметь при большом
количестве этих документов в организации.
Допускается оформление телефонограмм
на чистых листах бумаги. Составляется
телефонограмма в одном экземпляре. Реквизиты
телефонограммы следующие: название учреждения-автора
документа, должность, фамилия сотрудника,
передавшего телефонограмму, номер его
телефона, наименование организации -
получателя, должность и фамилия сотрудника,
принявшего телефонограмму, номер его
телефона, дата и номер телефонограммы,
текст (не более 50 слов), наименование должности
лица, подписавшего документ, его личная
подпись, фамилия инициалы.
Примеры заполнения телефонограмм:
ООО «Оптима»
сеть магазинов
Телефонограмма
Передал – секретарь Принял - секретарь
Т.В. Петрова. Шилова А.П.
Т. 53-53-53. 12ч.30мин.
15.01.14 г. № 15.
16.01.2014г. в14.30 состоится совещание, посвященное работе с претензиями покупателей. На заседание приглашаются заместители управляющих магазинов по работе с клиентами.
Начальник управления
А.И. Иванов.
При составление телефонограмм
следует придерживаться следующих рекомендаций:
Текст не должен содержать сложных логических
оборотов, трудно выговариваемых редко
произносимых слов, информация должна
быть краткой и срочной.
При передаче телефонограммы
необходимо проверить правильность записи
повторным чтением, слова, плохо воспринимаемые
на слух, требуется передавать, разбивая
по буквам.
Если телефонограмма направляется
по нескольким адресам, то к ней составляется
список на рассылку с указанием номеров
телефонов.
Сотрудник, принявший телефонограмму,
обязан ознакомить с ее всех должностных
лиц, которым предназначалась полученная
информация.
Использование телефонограмм
в судебном процессе
Извещение лиц, участвующих
в судебном процессе, посредством телефонограммы
предусмотрено всеми процессуальными
кодексами (ст. 25.15 КоАП РФ, ст. 121 АПК РФ и ст.
113 ГПК РФ), кроме УПК РФ. Существуют правила
оформления телефонограмм.
В процессуальных кодексах
отсутствуют какие-либо специальные
требования к телефонограмме. Часть 1 ст.
25.15 КоАП РФ и ч. 1 ст. 113 ГПК РФ относят ее к иным
средствам связи и доставки, обеспечивающим
фиксирование извещения или вызова и его вручение
адресату. Согласно ч. 3 ст. 121 АПК телефонограмма,
равно как телеграмма, электронная почта,
факс либо иное средство связи, используется
для вызова или извещения участников арбитражного
процесса в случаях, не терпящих отлагательства.
Правила оформления телефонограмм
встречаются в отдельных ведомственных
нормативных актах и документах рекомендательного
характера. Так, ГОСТ Р 6.30-2003 вообще не упоминает
телефонограмм. Однако в методических рекомендациях
по его внедрению, утв. Росархивом (без даты,
не опубликованных), имеется соответствующая
рубрика, интересная тем, что по логике
Росархива получателем данного вида извещения
может быть только организация (должностное
лицо). Например, указано, что текст телефонограммы
записывается (печатается) получателем,
а юридическая сила поступившей телефонограммы
определяется:
Извещение лиц, участвующих
в судебном процессе посредством
телефонограммы
Инструкция по делопроизводству
в арбитражных судах РФ предусматривает
ведение в секретариате председателя суда
журнала приема-передачи телефонограмм,
поступивших на имя председателя и его заместителей,
а также некоторые правила обработки входящих
телефонограмм. Другие нормы, касающиеся
данного вида извещений, в том числе в отношении
участников судопроизводства, в Инструкции
отсутствуют. Инструкция Верховного Суда
РФ умалчивает о телефонограммах.
Инструкция по судебному
делопроизводству в районном суде предусматривает
вызов телефонограммой участников уголовного
судопроизводства. Требования к оформлению,
а также иные варианты использования оповещений
данного вида не установлены.
Редкие инструкции, разработанные
для мировых судей в субъектах Федерации,
регламентируют оформление, прием и отправку
телефонограмм.
Судебная практика показывает,
что передача телефонограмм судом в адрес
физических лиц широко распространена.
Данное обстоятельство наряду с другими
часто используется при подаче жалоб на судебные
постановления: граждане утверждают, что извещений
не получали, ссылаются на их неправильное
оформление или же ставят под сомнение законность
оповещений данного вида.
Вышестоящие суды, разумеется,
всегда признают правомерность телефонограммы
как способа извещения, при этом обращая
внимание на оформление такого извещения
и поведение извещенных.
Требуется подтверждение получения
телефонограмм в ряде случаев, так как
вопрос о допустимости телефонограммы
в каждом конкретном деле всегда решается
по усмотрению суда со ссылкой на применяемый
процессуальный кодекс и никогда - на инструкцию
по делопроизводству. Касается это и технических
ошибок, не влияющих на исход дела. Главной
проблемой остается подтверждение получения
извещения адресатом, особенно физическим
лицом, которое не ведет журнал регистрации,
письменно не фиксирует и не подшивает полученные
сообщения.
Решая эту проблему, судьи стараются
учесть любые косвенные свидетельства
факта получения телефонограммы, например:
не отрицание или не опровержение лицом
получения извещения; согласие с правильностью
телефонного номера, указанного в телефонограмме;
распечатку детализации разговоров по мобильному
телефону; явку на заседание иных участников,
извещенных таким же способом, и т.п.
Добросовестность суда, формально
выполнившего требования к составлению
и отправке телефонограммы, но не располагающего
объективными свидетельствами ее получения,
может вызвать сомнения, особенно в ситуации,
когда принимающая сторона в процессе
заявляет о неполучении телефонограммы.
К сожалению, ситуация держится исключительно
на авторитете суда. В известных нам случаях
она всегда разрешалась в его пользу, хотя
более прочной опорой мог бы служить продуманный
механизм фиксации отправки и получения
сообщения. Но такого механизма, увы, до сих пор нет.
Телефонограмма зачастую
является единственным способом довести
информацию до сведения лица, участвующего
в деле. Следует признать, что с юридической
и организационной стороны этот вид извещений
все еще далек от совершенства. Но выход
есть.
Самым надежным и прозрачным
способом фиксации телефонограммы, объективно
подтверждающим ее получение, могла бы стать
аудиозапись разговора в памяти телефона.
Данная функция сегодня реализована во многих
мобильных и стационарных моделях.
Копирование или прямое сохранение
полученного файла на жесткий диск компьютера
также не является сколько-нибудь сложным
и затратным делом. В будущем все полученные
таким образом телефонограммы было бы целесообразно
выкладывать на специальном судебном сервере
для всеобщего (или ограниченного) ознакомления.
Таким образом, проблема вполне
решаема, главное идти в ногу со временем.
Судебная коллегия по гражданским делам Свердловского областного суда в составе:
председательствующего Зарубина В,Ю,
судей Колесниковой О.Г., Романова В.Б.
рассмотрела в открытом судебном заседании 21.07.2011 частную жалобу представителя ответчика ООО "Лесопромышленная компания. . ." Кугушева А.В. на определение Нижнесергинского районного суда Свердловской области от 31.05.2011 об отказе в восстановлении пропущенного процессуального срока подачи кассационной жалобы.
Заслушав доклад судьи Романова Б.В., судебная коллегия
установила:
решением Нижнесергинского районного суда Свердловской области от 22.04.2011 частично удовлетворены исковые требования Кузьминых В.В., действующего в своих интересах и в интересах. . . дочери Кузьминых Д.В.. к обществу с ограниченной ответственностью "Лесопромышленная компания. . ." о компенсации морального вреда.
20.05.2011 представителем ответчика Кугушевым А.В. в суд направлена кассационная жалоба на указанное решение суда, также содержащая просьбу о восстановлении пропущенного процессуального срока подачи кассационной жалобы.
Определением Нижнесергинского районного суда Свердловской области от 31.05.2011 в удовлетворении вышеназванного заявления о восстановлении пропущенного процессуального срока подачи кассационной жалобы на решение суда от 22.04.2011 отказано.
С таким определением не согласился представитель ответчика Кугушев А.В., обратившись в суд с частной жалобой, в которой просит определение суда от 31.05.2011 отменить, восстановить пропущенный ответчиком по уважительной причине срок обжалования решения суда от 22.04.2011, в связи с несвоевременным изготовлением судом мотивированного решения. Кроме того, указал на незаконность обжалуемого определения в связи с ненадлежащим извещением заявителя ООО "Лесопромышленная компания. . .".
В заседание судебной коллегии заявитель и заинтересованные лица не явились. В материалах дела имеется извещение о времени и месте рассмотрения частной жалобы, направленное указанным лицам 06.07.2011. В соответствии с ч. 2 ст. 354 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации неявка лиц, участвующих в деле и извещенных о времени и месте рассмотрения дела, не является препятствием к разбирательству дела. С учетом изложенного, судебная коллегия определила о рассмотрении дела в отсутствие указанных лиц.
Изучив материалы дела и обсудив доводы частной жалобы, судебная коллегия не находит оснований для отмены определения суда.
В соответствии со ст. 338 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, кассационные жалоба, представление могут быть поданы в течение десяти дней со дня принятия решения судом в окончательной форме.
Согласно ч. 1 ст. 112 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации лицам, пропустившим установленный федеральным законом процессуальный срок по причинам признанным судом уважительными, пропущенный срок может быть судом восстановлен.
В силу ч.1 , 3 ст. 113 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации лица, участвующие в деле, а также свидетели, эксперты, специалисты и переводчики извещаются или вызываются в суд заказным письмом с уведомлением о вручении, судебной повесткой с уведомлением о вручении, телефонограммой или телеграммой, по факсимильной связи либо с использованием иных средств связи и доставки, обеспечивающих фиксирование судебного извещения или вызова и его вручение адресату. Лицам, участвующим в деле, судебные извещения и вызовы должны быть вручены с таким расчетом, чтобы указанные лица имели достаточный срок для подготовки к делу и своевременной явки в суд.
Из материалов дела следует, что представитель ответчика ООО "Лесопромышленная компания. . ." Кугушев А.В. принимал участие в судебном заседании 22.04.2011 и присутствовал при оглашении судом резолютивной части решения от 22.04.2011, разъяснении порядка и сроков его обжалования. Мотивированное решение было изготовлено судом 27.04.2011. Кассационная жалоба, также содержащая просьбу о восстановлении пропущенного процессуального срока подачи кассационной жалобы, поступила в суд 25.05.2011, была направлена представителем ответчика почтой со значительным пропуском установленного законом срока подачи кассационной жалобы 20.05.2011.
Доказательств наличия уважительных причин пропуска срока подачи кассационной жалобы заявителем суду не представлено, в связи с чем суд правомерно отказал в удовлетворении заявления представителя ответчика Кугушева А.В.
Доводы заявителя о неготовности судебного решения в установленный законом срок и ссылка на состоявшийся 29.04.2011 телефонный разговор с "секретариатом" в подтверждение этого обстоятельства бездоказательны, в связи с чем обоснованно отклонены судом. Указанные доводы опровергаются материалами дела, поскольку из текста решения следует, что мотивированное решение изготовлено 27.04.2011.
Также не могут служить основаниями к отмене обжалуемого определения и доводы заявителя о ненадлежащем извещении о времени и месте рассмотрения заявления о восстановлении пропущенного процессуального срока подачи кассационной жалобы, назначенного на 31.05.2011. В материалах дела (л.д. 154) имеется телефонограмма от 26.05.2011, принятая директором ООО "Лесопромышленная компания. . ." и свидетельствующая о надлежащем извещении ООО "Лесопромышленная компания. . ." о времени и месте рассмотрения указанного заявления.
Вопреки доводам заявителя частной жалобы судебная повестка, которую ответчик не получал, не является единственной формой судебного извещения. Телефонограмма является подтверждением надлежащего извещения в том случае, если будет содержать все необходимые для извещения реквизиты (оформлена с указанием фамилии, имени, отчества передающего лица, текста извещения, даты и номера, с которого данная информация передавалась, данные получателя информации - фамилия, имя, отчество, дата, время, телефонный номер, на который извещение передавалось).
Как видно из имеющейся в материалах дела телефонограммы от 26.05.2011, она соответствует требованиям, предъявляемым к форме судебного извещения, в связи с чем будучи полученной директором ООО "Лесопромышленная компания. . ." является надлежащим извещением о назначении судом на 31.05.2011 судебного заседания по рассмотрению заявления о восстановлении пропущенного процессуального срока подачи кассационной жалобы.
При таких обстоятельствах отсутствуют основания для отмены законного и обоснованного определения суда по доводам частной жалобы.
На основании изложенного, руководствуясь ст. 373 , абз. 2 ст. 374 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации, судебная коллегия