Документооборот
- движение документов в организации с
момента их создания или получения до
завершения исполнения или
отправления (ГОСТ Р 51141-98);
- комплекс работ с документами: прием,
регистрация, рассылка, контроль
исполнения, формирование дел,
хранение и повторное использование
документации, справочная работа.

Проблемы документооборота

Исполнители документы (бумажные):
не оформляют
оформляют с ошибками
ошибки не выявляют, не
исправляют
не возвращают, не передают
возвращают (передают) после
установленных сроков

Исполнители допускают ошибки
При внесении данных в электронную
базу,
ошибки не выявляют и не исправляют
При сверке данных электронной базы
и бумажного документа вносят
ошибки, не выявляют, не исправляют
При сверке физических данных и
данных в документах. Даже при
наличии WMS складом (данные 1с,
физические единицы, данные WMS)
А ГДЕ ЖЕ РУКОВОДИТЕЛИ???

Документы - термины и определения

Реквизит документа - Обязательный элемент
оформления официального документа
Оформление документа - проставление
необходимых реквизитов, установленных
правилами документирования
Текст документа - информация, зафиксированная
любым типом письма или любой системой
звукозаписи, заключающая в себе всю или
основную часть речевой информации документа
Дата документа - реквизит документа,
содержащий указанное на документе время его
создания и/или подписания, утверждения,
принятия, согласования, опубликования
Подпись - реквизит документа, представляющий
собой собственноручную роспись полномочного
лица.

Основные документы, используемые при работе с ТМЦ.

Внешние:
ТТН (N 1-Т), CMR
ТН(ТОРГ-12), ГТД
Спецификация, упаковочный лист
Счет-фактура, инвойс
Заявка на прием (отгрузку) товаров
Сбор-лист (лист комплектации)
Акт о приеме-передаче ТМЦ на хранение (МХ-1),
о возврате ТМЦ, сданных на хранение (МХ-3)

Доверенность на получение ТМЦ со
склада
Инвентаризационная опись
Сводная инвентаризационная опись
Сличительная ведомость
Таблица несоответствий
Акт инвентаризации
Акт о выборочной проверке наличия
ТМЦ в местах хранения (МХ-14)

Внутренние документы:
Приходная
накладная
Расходная накладная
Журнал регистрации ТС
Акт приема ТМЦ с таблицей
обнаруженных повреждений
Лист осмотра товара
Пропуска на въезд и выезд с
территории склада

Документооборот при закупке.
Сырье и материалы поступают на предприятие от
поставщиков, подотчетных лиц, закупивших
материальные ценности за наличные, в результате
списания основных средств и МБП, а также из
собственного производства.
Одновременно с отгрузкой продукции поставщик
высылает покупателю расчетные и другие
сопроводительные документы:
платежное требование-поручение (когда данная
форма расчетов была предусмотрена действующим
законодательством);
товарно-транспортные накладные;
квитанции с железнодорожной накладной.
Расчетные документы поступают в бухгалтерию, где
проверяют правильность их оформления и после
этого передают ответственному исполнителю по
снабжению.

Документооборот в отделе снабжения
По поступающим документам производят проверку
соответствия объема, ассортимента, сроков поставки,
цен, качества материалов и т.д. В результате проверки
делают отметку о полном или частичном акцепте
(согласие на оплату).
Отдел снабжения осуществляет контроль за
поступлением грузов и их розыск. С этой целью в
отделе снабжения ведут журнал учета поступающих
грузов, в котором указывают: регистрационный
номер, дату записи, наименование поставщика, дату и
номер транспортного документа, номер, дату и сумму
счета, род груза, номер и дату приходного ордера или
акта о приемке, запроса о розыске груза. В
примечаниях делают отметку об оплате счета или
отказе от акцепта.

Проверенные расчетные документы из
отдела снабжения передают в бухгалтерию, а
квитанции транспортных организаций -
экспедитору для получения и доставки
материалов.
Экспедитор принимает на станции
прибывшие материалы, в случае недостачи,
порчи составляют коммерческий акт для
предъявления претензий поставщикам или
транспортной организации. Затем экспедитор
сдает материалы на склад по приходным
ордерам.

Документооборот в
производстве.
Перемещение материалов из одной
производственной единицы (цеха,
отдела) данного предприятия в другие
оформляют накладной на внутреннее
перемещение. По данным накладных,
подписанных получателем и сдатчиком,
составляют ведомость учета движения
материалов внутри предприятия.

Расход материалов, ежедневно отпускаемых в
производство и на другие нужды, оформляют лимитнозаборными картами. Они выписываются службой, на
которую возложено лимитирование, в двух экземплярах
на один или несколько видов материалов и, как правило,
сроком на один месяц. Могут применяться квартальные
и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными
месячными талонами на фактический отпуск.
В них указывают: вид операций, номер склада,
отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат,
номенклатурный номер и наименование отпускаемых
материалов, единицу измерения и лимит месячного
расхода материалов, который исчисляется в
соответствии с производственной программой на месяц
и действующими нормами расхода. Один экземпляр
лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю,
другой - складу.

Применение лимитно-заборных карт
значительно сокращает количество разовых
документов. При наличии современной
вычислительной техники расчеты лимитов и
выписку лимитно-заборных карт
целесообразно осуществлять на машинах,
что позволит повысить обоснованность
исчисляемых лимитов и уменьшить
трудоемкость составления карт.
Если материалы со склада отпускаются
нечасто, то отпуск оформляют
требованиями. Требования выписывают
цехи-получатели в двух экземплярах. Один из
них с распиской кладовщика остается в цехе,
второй - с распиской получателя у
кладовщика.

Документооборот при
складировании.
Поступление на склад материалов собственного
изготовления, отходов производства оформляют
накладными на внутреннее перемещение
материалов, которые выписывают цехи-сдатчики в
двух экземплярах. Один из них служит основанием
для списания материалов с цеха-сдатчика, второй
направляется на склад и используется в качестве
приходного документа.
При приобретении подотчетными лицами
материалов за наличные деньги оформляют
товарный счет или акт (справка), составляемый в
порядке, установленном на предприятии (в нем
излагают содержание хозяйственной операции о
указанием даты, места покупки, наименования и
количества материалов и цены).

Вместо первичных документов по расходу
материала можно использовать карточки
складского учета. С этой целью
представители цехов-получателей
расписываются в получении материалов в
самих карточках складского учета, которые
становятся в связи с этим оправдательным
документом.
При этом в карточках проставляют шифр
производственных затрат с целью
последующей группировки записей по
объектам калькуляции и статьям затрат. Такое
совмещение расходных документов и карточек
складского учета уменьшает объем учетной
работы и усиливает контроль за соблюдением
норм складских запасов.

Документооборот при
распределении.
Отпуск материалов сторонним
организациям или хозяйствам своего
предприятия, расположенным за его
пределами, оформляют накладными на отпуск
материалов на сторону. Их выписывают в
двух экземплярах на основании нарядов,
договоров и других документов.
Первый экземпляр накладной остается на
складе и служит основанием для
аналитического и синтетического учета
материалов, второй передается получателю
материала. Если материалы отпускаются с
последующей оплатой, то первый экземпляр
служит также основанием для выписки
бухгалтерией расчетно-платежных документов.

Примеры недостатков при оформлении
документов:
Отчет, служебная записка, ТН, ТТН,
сбор-лист:
- информационная часть – дата, период,
которому соответствуют данные –
отсутствуют; цена – без указания ее
формата (с НДС или без)
- реквизиты – отсутствие даты, подписи и
реквизитов исполнителя, исправления
неподтвержденные, неразборчивые
подписи и реквизиты (ТН, ТТН, сбор-лист)

Документооборот в транспортной логистике

Документов на грузоперевозки
целесообразно разбить их на 4 блока:
1. Документы на груз (со стороны
заказчика/грузоотправителя).
2. Документы на автомобиль и водителя
для осуществления грузоперевозки (со
стороны транспортной компании).
3. Документы для оформления
грузоперевозки (договор и заявка).
4. Договор на страхование груза (на
грузоперевозку с учетом погрузки и
выгрузки).

Для перевозки товара по территории Российской
Федерации необходимы следующие
сопроводительные документы:
Товарно-транспортная накладная – главный
документ перевозки, выписывается
грузоотправителем. В транспортном разделе
указывается маршрут, данные автомашины и
водителя. В товарном разделе – перечень,
количество, вес и стоимость перевозимого груза, а
также перечень дополнительных документов на груз.
ТТН должны быть заверены оригинальными
печатями и выписывается в 4 экземплярах (один
остается на загрузке у грузоотправителя, второй для
грузополучателя, третий для перевозчика, четвертый
является основанием для расчета оплаты за
перевозку и прилагается транспортной компанией к
счету на оплату заказчику).

Путевой лист. Необходимый документ со
стороны перевозчика. Выписывается
автопредприятием.
Договор между грузоотправителем
(грузополучателем) и перевозчиком
(экспедитором). Или копия договора,
заверенная одной из сторон. Договор
является основанием для транспортировки
груза данным перевозчиком. Может быть
заменен Доверенностью на перевозку груза,
выписанную на водителя
грузоотправителем/грузополучателем, также с
оригинальными печатями.

Дополнительными документами могут
быть:
Товарная накладная, прилагается, в
случае, если в товарном разделе ТТН не
указан полный перечень перевозимого
груза
Сертификат соответствия и качества,
паспорт (прилагаются в зависимости от
характера груза)
Счета-фактуры и договор между
поставщиком и покупателем (не являются
обязательными, но часто делаются в
дорогу, для избегания недоразумений с
сотрудниками ГИБДД).

Электронный документооборот

Электронный документ (ЭД)
- документ, созданный с
помощью средств компьютерной
обработки информации, который
может быть подписан
электронной цифровой подписью
(ЭЦП) и сохранён на машинном
носителе в виде файла
соответствующего формата

Система электронного документооборота (СЭД)

- это автоматизированная
многопользовательская система,
сопровождающая процесс управления
работой иерархической организации с целью
обеспечения выполнения этой организацией
своих функций. При этом предполагается,
что процесс управления опирается на
человеко-читаемые документы, содержащие
в слабоформализованной форме инструкции
для сотрудников организации, необходимые
к исполнению.

Электронный документооборот (ЭДО, EDI)

- это единый механизм по работе
с документами, представленными
в электронном виде, с
реализацией концепции
«безбумажного
делопроизводства».

Основные принципы электронного документооборота:

Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно
идентифицировать документ в любой инсталляции данной
системы.
Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая
сократить время движения документов и повышения
оперативности их исполнения
Непрерывность движения документа, позволяющая
идентифицировать ответственного за исполнение документа
(задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).
Единая (или согласованная распределённая) база документной
информации, позволяющая исключить возможность дублирования
документов.
Эффективно организованная система поиска документа,
позволяющая находить документ, обладая минимальной
информацией о нём.
Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам
документов, позволяющая контролировать движение документов
по процессам документооборота и принимать управленческие
решения, основываясь на данных из отчётов.

Внедрение электронного документооборота обеспечивает:

регистрацию, учет и хранение документов;
оперативный доступ к документам и
отчетной информации;
эффективное управление процессами
движения документов;
сокращение времени процедур
согласования документов и принятия
решений;
повышение исполнительской дисциплины;
снижение финансовых затрат на
документооборот и делопроизводство.

Основные задачи электронного документооборота:

автоматизация канцелярии;
электронный архив документов;
корпоративный электронный
документооборот (workflow).
управление договорным процессом;
автоматизация работы с документацией СМК
(системы менеджмента качества);
автоматизация обращений граждан.

Система электронного документооборота предназначена для
построения эффективной системы управления бизнеспроцессами и документами компании.
Инструментарий, входящий в систему электронного
документооборота, позволяет реализовать технологии
электронного документооборота в любой компании, независимо
от ее численности и формы собственности.
Система электронного документооборота рассчитана на работу
как в рамках небольшой структуры, например, канцелярии,
отдела, департамента или локальной организации в целом, так
и в рамках территориально-распределенной организации со
сложной схемой информационных потоков.

Преимущества электронного документооборота.

возникает возможность полностью отказаться от
бумажных документов при условии, что это не
противоречит действующему законодательству
(некоторые типы документов требуется иметь в
бумажном виде). Это позволяет избежать
дублирования информации на различных носителях,
обеспечивает надежное хранение данных и
предотвращает утечку конфиденциальной
информации;
отпадает надобность в физической передаче
сотрудникам бумажных документов, что многократно
ускоряет процессы принятия решений по документам
и доведения решений руководства до сотрудников.

Portable Document Format (PDF):

Portable Document Format (PDF)-это
переносимый платформонезависимый
портативный формат электронных
документов.

Использование Portable Document Format:

Portable Document Format могут быть
использованы для подготовки
различных документов, таких как
новости, пресс-релизы, служебные
записки, контракты, электронные книги,
электронные учебники и многое другое.

История:

Формат PDF был создан в 1991 году корпорацией
Adobe.
В первые дни существования данный формат был
крайне непопулярен:
Программное обеспечение от Adobe для чтения и
создания PDF было платным;
В PDF отсутствовала поддержка внешних ссылок, что
делало его практически бесполезным во всемирной
паутине;
PDF-документы были большего размера по сравнению
с обычным текстом, что означало более длительную
загрузку на медленных модемах, широко
использующихся в те времена;
На слабых машинах отображение PDF-документов
осуществлялось с заметными задержками;

Преимущества (PDF):

удобная навигация, позволяющая быстро найти
нужную страницу;
простота пользования;
Для просмотра PDF-файла не нужно ничего, кроме
самого файла и бесплатной программы Adobe
Reader;
Формат PDF позволяет внедрять необходимые
шрифты (построчный текст), векторные и растровые
изображения, формы и мультимедиа-вставки;
Включает механизм электронных подписей для
защиты и проверки подлинности документов.

Преимущества (PDF):

Известность и популярность. Основным
преимуществом PDF перед DjVu является его
популярность и широкоизвестность. Формат PDF
популярен в мировом масштабе.
Открытость стандарта. Формат PDF стандартизован
международным комитетом по стандартам ISO.
Обилие программ по работе с форматом. Для работы
с форматом PDF существует великое множество
всевозможных программ - как коммерческих, так и
бесплатных.

Недостатки (PDF):

даже при заметном сокращении
объема, файлы PDF невероятно
громоздки.
защита, которую применяют для
кодирования файла, если не применять
специальных для этого программ –
знающим программистом
преодолевается за несколько секунд.

Недостатки (PDF):

Завышенная сложность внутреннего устройства
формата. Формат PDF довольно сложен по своей
внутренней структуре. Одна лишь его спецификация
занимает более тысячи страниц.
Ориентированность на бумажную печать, а не на
электронный вид. Формат ориентирован в основном на
создание бумажных распечаток из PDF-файла. PDF не
является электронно-ориентированным форматом. Он
плохо масштабируется, он "тормозит" при скроллинге
(как векторный PDF, так и растровый), он не позволяет
открыть недокаченный файл - чтобы открыть PDF, его
требуется всегда полностью скачать, поскольку
заголовок PDF находится в конце файла.

Преимущества DjVu:

Специализированность для электронизации
бумажных текстов. DjVu всегда использует 3-слойную
сегментацию контента, обеспечивающую
оптимальное сжатие.
Ориентированность на электронный вид документа.
Низкие ресурсные требования.
Малый размер файла. DjVu обеспечивает
минимально возможный размер файла.
Простота и оптимальность внутреннего устройства
формата.

Недостатки DjVu:

Закрытость стандарта. Стандарт DjVu
не подавался в ISO для утверждения.
Относительная неразвитость
программного обеспечения для работы
с форматом.

- это реквизит электронного документа,
позволяющий установить отсутствие
искажения информации в электронном
документе с момента формирования ЭЦП и
проверить принадлежность подписи
владельцу сертификата ключа ЭЦП.
Значение реквизита получается в результате
криптографического преобразования
информации с использованием закрытого
ключа ЭЦП.

Электро́нная цифрова́я по́дпись (ЭЦП)

ЭЦП - это аналог собственноручной подписи
человека, применяемый в электронных
документах. Электронно-цифровая подпись
создается с помощью закрытого ключа -
уникальной последовательности символов,
которая известна его владельцу и
предназначена для создания ЭЦП в
электронных документах с использованием
соответствующих средств.

История возникновения ЭЦП:

В 1976 году Уитфилдом Диффи и Мартином Хеллманом было
впервые предложено понятие «электронная цифровая подпись
В 1977 году, Рональд Ривест, Ади Шамир и Леонард Адлеман
разработали криптографический алгоритм RSA, который без
дополнительных модификаций можно использовать для создания
примитивных цифровых подписей.
Вскоре после RSA были разработаны другие ЭЦП, такие как
алгоритмы цифровой подписи Рабина, Меркле.
В 1984 году Шафи Гольдвассер, Сильвио Микали и Рональд Ривест
первыми строго определили требования безопасности к алгоритмам
цифровой подписи.
В 1994 году Главным управлением безопасности связи Федерального
агентства правительственной связи и информации при Президенте
Российской Федерации был разработан первый российский стандарт
ЭЦП - ГОСТ Р 34.10-94, основанный на вычислениях в группе
точек эллиптической кривой и на хеш-функции, описанной в ГОСТ Р
34.11-94.
В 2002 году для обеспечения большей криптостойкости алгоритма
взамен ГОСТ Р 34.10-94 был введен стандарт ГОСТ Р 34.10-2001.
В соответствии с этим стандартом термины «электронная цифровая
подпись» и «цифровая подпись» являются синонимами.

Назначение и применение ЭЦП

Назначение и применение
ЭЦПЦифровая подпись предназначена для аутентификации лица,
подписавшего электронный документ.
Контроль целостности передаваемого документа: при любом
случайном или преднамеренном изменении документа подпись
станет недействительной, потому что вычислена она на основании
исходного состояния документа и соответствует лишь ему.
Защиту от изменений (подделки) документа: гарантия выявления
подделки при контроле целостности делает подделывание
нецелесообразным в большинстве случаев.
Невозможность отказа от авторства. Так как создать корректную
подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен быть
известен только владельцу, то владелец не может отказаться от
своей подписи под документом.
Доказательное подтверждение авторства документа: Так как создать
корректную подпись можно, лишь зная закрытый ключ, а он должен
быть известен только владельцу, то владелец пары ключей может
доказать своё авторство подписи под документом. В зависимости от
деталей определения документа могут быть подписаны такие поля,
как «автор», «внесённые изменения», «метка времени» и т. д.

Характеристики электронного документа с ЭЦП:

подлинность - подтверждение
авторства документа;
целостность - документ не может быть
изменен после подписания;
неотрицание авторства
(неотрекаемость) - автор
впоследствии не сможет отказаться от
своей подписи.

Основные схемы использования ЭЦП:

подписание электронного сообщения при его передаче
и проверка подписи отправителя после получения, то
есть защищенная передача документа. Часто подобную
схему воспринимают как юридически значимый
документооборот, что является глубоким
заблуждением. Защита электронного сообщения
посредством ЭЦП - вещь, безусловно, полезная и
нужная, но для обеспечения полноценного
документооборота совершенно недостаточная;
использование ЭЦП во всем жизненном цикле
электронного документа - при его создании,
согласовании, утверждении, ознакомлении с ним и т. д.
Только в том случае, когда автоматизируется полный
жизненный цикл документа и ЭЦП является его
неотъемлемой частью, можно говорить об
использовании полноценной, т. е. юридически значимой
системы электронного документооборота.

Пример ЭЦП.

Источники:

PDF Specifications, including the PDF Reference for
PDF 1.7, PDF 1.6 (ISBN 0-321-30474-8), PDF 1.5, PDF
1.4 (ISBN 0-201-75839-3), PDF 1.3 (ISBN 0-201-615886)
Adobe PDF 101: Quick overview of PDF - pdfдокумент с описанием основных возможностей
формата.
@ http://www.compute-rs.com
PC Week\RE 19 сентября 2006 г. Сергей Силин,
специалист компании "Аплана Софтвер" по ЭЦП
ГОСТ Р 34.10-2001 Информационная технология.
Криптографическая защита информации. Процессы
формирования и проверки электронной цифровой
подписи.

Источники:

ГОСТ Р 34.10-94 Информационная
технология. Криптографическая защита
информации. Процедуры выработки и
проверки электронной цифровой подписи на
базе асимметричного криптографического
алгоритма.
Электронная цифровая подпись - Термин Энциклопедический Фонд
Электронная цифровая подпись - Компания
«Криптомаш»

Технология ввода и обработки бумажных документов в САД

Документ
на бумаге
Сканирование и
получение графического образа
документа
Оптическое
распознавание
символов
Поиск и
просмотр
текстов
документов
Информация
в электронном
виде
Пример безбумажного ДО

Системы электронного документооборота на современном этапе:

Система «ДЕЛО»
Система «Евфрат»
Система «Directum»
Система «Босс референт»
Система «1С Документооборот»

Система «ДЕЛО»

- регистрация документов;
- работа с файлами (электронными
документами);
- работа с поручениями;
- работа с проектами документов;
- прием и внешняя рассылка документов;
- движение документов внутри организации;
- формирование дел;
- информационно-справочная работа.

Система «Евфрат»

Система «Евфрат»
- автоматизация процессов
делопроизводства;
- создание электронных архивов
документов;
- организация корпоративного
документооборота.

Система «Directum»

Система «Directum»
Обеспечивает эффективную организацию
и контроль деловых процессов:
- согласование документов;
- обработка сложных заказов;
- подготовка и проведение совещаний,
поддержка
цикла продаж и других процессов
взаимодействия.

Система «Босс референт»

Система «Босс референт»
- организация эффективной работы с договорами;
- сделать внутрикорпоративный документооборот
максимально безбумажным;
- автоматизация документооборота органов власти
федерального или регионального уровня;
- обеспечение качественного контроля исполнения
поручений руководителей, повышение
эффективности работы с заявками;
- реализация проектного документооборота и
возможность коллективной работы;
- наладить управление документами в рамках системы
менеджмента качества.

Система «1С Документооборот»

- позволяет автоматизировать различные
виды деятельности, используя единую
технологическую платформу.

1. Движение документов с момента составления на данном предприятии или получения от других предприятий до сдачи в архив после их обработки и систематизации называется документооборотом. Расписание сроков составления, представления и обработки первичных документов, регистрации и группировки учетных данных, прохождения других стадий учетного процесса принято называть графиком в учете.

График обычно включает перечень и сроки учетных работ, выполняемых оперативными, инженерно-техническими и бухгалтерскими подразделениями, с приложением форм документов и инструкций по составлению соответствующих документов. По каждому документу в графике указывают:

→ исполнителя (составителя);

→ адресат (службу, куда поступает документ);

→ сроки представления и обработки.

Графики обычно имеют формы таблиц, диаграмм и др. Их выполнение контролируется главным бухгалтером и всеми работниками бухгалтерии.

2. Сырье и материалы поступают на предприятие от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материальные ценности за наличные, в результате списания пришедших в негодность основных средств и МБП, а также из собственного производства. Одновременно с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы:

→ платежное требование-поручение (когда данная форма расчетов была предусмотрена действующим законодательством);

→ товарно-транспортные накладные;

→ квитанции с железнодорожной накладной.

Расчетные документы поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению.

3. В отделе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объема, ассортимента, сроков поставки, цен, качества материалов и прочих договорных условий. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласие на оплату). Кроме того, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов. В нем указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа, номер, дату и сумму счета, род груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке, запроса о розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Проверенные расчетные документы из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций- экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массе. В случае обнаружения недостачи Мест или массы, повреждения тары, порчи материалов составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщикам.

Для получения материалов со складов поставщиков экспедитору выдаются наряд и доверенность, в которых указывается перечень материалов, подлежащих получению. Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика.

Принятые кладовщиком материалы оформляют однострочными или многострочными приходными ордерами.

4. Перемещение материалов из одной производственной единицы (цеха, отдела) данного предприятия в другие оформляют накладной на внутреннее перемещение. По данным накладных, подписанных получателем и сдатчиком, составляют ведомость учета движения материалов внутри предприятия.

5. Расход материалов, ежедневно отпускаемых в производство и на другие нужды, оформляют лимитно-заборными картами. Онивыписываются службой, на которую возложено лимитирование, в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляется в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода. Один экземпляр лимитное заборной карты вручают цеху-получателю, другой - складу. Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. При наличии современной вычислительной техники расчеты лимитов и выписку лимитно-заборных карт целесообразно осуществлять на машинах, что позволит повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт.

Если материалы со склада отпускаются нечасто, то отпуск оформляют однострочными или многострочными требованиями. Требования выписывают цехи-получатели в двух экземплярах. Один из них с распиской кладовщика остается в цехе, второй - с распиской получателя у кладовщика.

6. Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства оформляют однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Один из них служит основанием для списания материалов с цеха сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа. При приобретении подотчетными лицами материалов за наличные деньги документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счет или акт (справка), составляемый в порядке, установленном на предприятии (в нем излагают содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены).

7. Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своего предприятия, расположенным за его пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Их выписывают в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Первый экземпляр накладной остается на складе и служит основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материала. Если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также основанием для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки складского учета. С этой целью представители цехов-получателей расписываются в получении материалов в самих карточках складского учета, которые становятся в связи с этим оправдательным документом. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объем учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

1. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народно потребления по количеству.

2. Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народно потребления по качеству.

3. Товарная книга.

4. Заказ-заявка.

5. Договор поставки.

6. Журнал регистрации заказов покупателей.

7. Карточка неудовлетворенного спроса.

8. Сводный отборочный лист на комплексную отработку.

9. Счет-фактура, инвойс.

10. Упаковочный лист.

11. Журнал передачи продукции со склада в экспедицию.

12. Журнал учета продукции и счетов-фактур, принимаемых в экспедицию со складов и отправляемых покупателям.

13. Товарно-транспортная накладная.

14. Пропуск на въезд (выезд) на (с) территорию предприятия.

15. Заявка на автотранспортные перевозки.

16. Журнал учета использования автомобильных транспортных средств.

17. Карточка учета инвентарной тары.

18. Книга регистрации документов, сданных лицом, осуществляющим централизованную доставку и завоз продукции.

19. Карточка учета использования договоров поставки.

20. Книга оперативного учета поставки продукции покупателям.

В случае получения продукции ненадлежащего качества изготовителю направляется уведомление о вызове. В уведомлениях о вызове, направляемом изготовителю (отправителю), указывается:

наименование продукции, дата и номер счета-фактуры или номер транспортного документа, если к моменту вызова счет не получен;

основные недостатки, обнаруженные в продукции;

время, на которое назначена приемка продукции по качеству или комплектность (в пределах установленного для приемки срока);

количество продукции ненадлежащего качества или некомплектной продукции.

Результатом получения и обработки информации являются различные отчеты, формируемые на складе. Существуют стандартные формы отчетов, а также могут быть разработаны дополнительные отчеты, необходимые для анализа деятельности склада. В зависимости от назначения могут быть сформированы следующие виды отчетов:

отчет о наличии товарно-материальных ценностей (качественных, бракованных);

отчет о наполнении склада товарно-материальными ценностями и наличии свободных мест (по объему, по ячейкам, по весу);

отчет о принятых (отгруженных) товарно-материальных ценностях за сутки;

отчет о наличии транспортных средств на территории склада (для сдачи и приемки товаров);

отчет по количеству товарно-материальных ценностей по отдельным наименованиям;

отчет по наличию товаров отдельных владельцев (для склада ответственного хранения);

отчет по стоимости оказанных услуг за определенный период (за сутки, за неделю т.п.);

отчет по результатам инвентаризации;

отчет по выполненным работам сотрудниками склада;

отчет по расходованию материалов.

6 . Контроль правильности составления документов

Контроль правильности составления документов и расчетов за логистические операции осуществляется на основе определенных процедур, принятых для бухгалтерского аудита, и вызван возможными ошибками персонала при оформлении документов, неправильным внесением данных в компьютер.

Факт свершения всех хозяйственных операций, проводимых организацией, должен быть зафиксирован путем оформления первичных учетных документов. На основании этих документов ведется бухгалтерский учет.

Первичные документы должны содержать достоверные данные и создаваться своевременно, как правило, в момент совершения операции, а если это не представляется возможным, то непосредственно по окончании операции.

Первичные бухгалтерские документы оформляются в той последовательности, в которой совершаются хозяйственные операции.

Неверно оформленные документы не позволяют предприятию правильно определить налогооблагаемую базу и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой инспекцией и возможных финансовых санкций по отношению к предприятию. Чтобы избежать ситуаций, при которых предприятию придется доказывать свою правоту через суд, необходимо обратить особое внимание на документальное оформление хозяйственных операций.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

Унифицированные формы разрабатываются и вводятся в действие постановлениями Госкомстата РФ. Они обязательны к применению для предприятий всех отраслей экономики.

В унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций) организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом все реквизиты утвержденных Госкомстатом России унифицированных форм первичной учетной документации остаются без изменения (включая код, номер формы, наименование документа). Удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.

Вносимые изменения должны быть оформлены соответствующим организационно-распорядительным документом организации.

Документы, форма которых не предусмотрена в альбомах унифицированных форм, могут быть разработаны организацией самостоятельно и оформлены организационно-распорядительным документом.

Требования по оформлению первичных документов:

1. Записи в первичных документах должны производиться чернилами, химическим карандашом, пастой шариковых ручек, при помощи пишущих машин, средств механизации и другими средствами, обеспечивающими сохранность этих записей в течение времени, установленного для их хранения в архиве.

Запрещается использовать для записи простой карандаш.

2. Документы должны быть оформлены аккуратно, текст и цифры написаны четко и разборчиво.

3. В документе необходимо заполнять все реквизиты. Если какой-либо реквизит не заполняется, то на его месте ставится прочерк. Обязательные реквизиты заполняются в обязательном порядке.

4. В денежных документах сумму указывают цифрами и прописью.

5. Первичные документы должны быть заверены личными подписями руководителя организации, главного бухгалтера или уполномоченными лицами.

6. Первичные документы должны содержать расшифровки подписей уполномоченных лиц.

7. Первичные документы должны быть скреплены печатью организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством.

Руководитель организации должен по согласованию с главным бухгалтером утвердить в форме приказа перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке. Проверка осуществляется:

а) по форме (полнота и правильность оформления документов, заполнения реквизитов, наличие и правильность подписей, четкость и разборчивость заполнения документа);

Типичные ошибки при работе с первичными документами:

1) использование форм первичных документов, созданных на предприятии, но не утвержденных в приказе по учетной политике;

2) отсутствие в документах, не являющихся унифицированными или специализированными, обязательных реквизитов;

3) отсутствие утвержденного руководителем организации перечня лиц, имеющих право подписи первичных документов;

4) не заполнение обязательных реквизитов первичных документов;

5) наличие подчисток и помарок в документах, нарушение правила исправления ошибок в документах;

6) исправления в кассовых документах;

7) записи простым карандашом;

8) отсутствие прочерков в свободных строках;

9) арифметические ошибки при таксировке документов.

Исправления, подчистки и помарки, а также использование корректирующей жидкости в банковских документах, приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним, а также в расходных кассовых ордерах и заменяющих их документах не допускаются

В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

Предельные сроки внесения исправлений в первичные документы не установлены законодательством, поэтому первичные документы исправляются по мере выявления ошибок.

Если исправление в документе не было заверено надлежащим образом, оно является недействительным и не должно приниматься во внимание.

Ошибки в первичных документах, равно как и отсутствие документов, могут привести организацию к финансовыми потерями.

1. Штрафы.

В соответствии со ст.120 части первой Налогового кодекса Российской Федерации, введенного в действие Федеральным законом от 31.07.1998 N 147-ФЗ (далее -- НК РФ), грубое нарушение правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения влечет за собой следующие финансовые санкции:

а) если нарушения совершены в течение одного налогового периода -- взыскание штрафа в размере 10 тыс.руб.;

б) если нарушения совершены в течение более одного налогового периода -- штраф в размере 30 тыс.руб.;

в) если нарушения повлекли занижение налоговой базы -- штраф в размере 20% суммы неуплаченного налога, но не менее 40 тыс.руб.

Под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается:

1) отсутствие первичных документов;

2) отсутствие счетов -- фактур;

3) отсутствие регистров бухгалтерского или налогового учета;

4) систематическое (два раза и более в течение календарного года) несвоевременное или неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета, в регистрах налогового учета и в отчетности хозяйственных операций, денежных средств, материальных ценностей, нематериальных активов и финансовых вложений. Под систематическим нарушением понимается нарушение, совершенное в течение календарного года два раза и более.

2. Переплата или недоплата налогов.

Из-за отсутствия первичных документов организация будет переплачивать налоги.

Например:

Отсутствие актов о выполнении работ и накладных на поставленный товар не позволяет учесть понесенные вашей фирмой затраты при налогообложении прибыли.

Что касается счета-фактуры, то в соответствии со статьей 169 НК РФ это единственный документ, который позволяет принять к вычету входной НДС. Отсутствие счета-фактуры не позволяет принять НДС к вычету.

Кроме того, если в первичных документах или счетах-фактурах содержатся ошибки, организацию, как и в случае отсутствия документов, могут наказать за неуплату налогов.

В случае обнаружения ошибок в счетах-фактурах при проверке налоговики решат, что предприятие не имеет права на вычет НДС по такому документу. Если же бухгалтер вычет все же применил и уменьшил НДС, то компанию оштрафуют за недоплату налога.

В случае оказания услуг, если акт сдачи-приемки услуг был составлен с нарушениями, обнаружив данный факт во время проверки, контролеры сочтут затраты документально не подтвержденными и исключат стоимость услуг из состава расходов. А раз организация завысила затраты, то, как решат чиновники, она занизила прибыль и, следовательно, не доплатила налог. Аналогичная ситуация возникает при обнаружении ошибки в накладной.

Санкции за неуплату или недоплату налога предусмотрены статьей 122 Налогового кодекса РФ.

Штраф по этой статье составляет 20 процентов от неуплаченной суммы. А если инспекторы докажут, что Ваше предприятие не уплатило налог умышленно, то штраф возрастет до 40 процентов от суммы недоимки.

Помимо штрафа с суммы, на которую организация, не желая того, занизила налог, придется заплатить и пени.

Они составят 1/300 ставки рефинансирования ЦБ РФ за каждый календарный день просрочки.

Будет также взыскана и сама сумма недоимки.

Кроме того, ст.15.11 КоАП предусматривает наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч до трех тысяч рублей за грубое нарушение правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности, а также порядка и сроков хранения учетных документов.

Под грубым нарушением правил ведения бухгалтерского учета и представления бухгалтерской отчетности в данном случае понимается:

а) искажение сумм начисленных налогов и сборов не менее чем на 10 процентов;

б) искажение любой статьи (строки) формы бухгалтерской отчетности не менее чем на 10 процентов.

С писок использованной литературы

Литература:

1. Алесинская Т.В. Основы логистики. Функциональные области логистического управления / Т.В. Алесинская. Таганрог: ТТИ ЮФУ, 2010.

2. Афонин А.М. Промышленная логистика: Учебное пособие / А.М. Афонин. М.: Форум, 2013.

3. Гайдаенко А.А. Логистика / А.А. Гайдаенко. М.: КноРус, 2014.

4. Гаджинский А.М. Логистика: учебник для высших учебных заведений по направлению подготовки "Экономика" / А.М. Гаджинский. М.: Дашков и К о, 2013.

5. Курочкин Д.В. Логистика: [транспортная, закупочная, производственная, распределительная, складирования, информационная]: курс лекций / Д.В. Курочкин. Минск: ФУАинформ, 2012.

6. Моисеева Н.К. Экономические основы логистики: учебник по специальности 080506 "Логистика и управление цепями поставок" / Н.К. Моисеева. М.: Инфра-М, 2010.

7. Федько В.П. Коммерческая логистика / В.П. Федько. Рн/Д: МарТ, 2014.

1. "Интегрированная логистика", ВИНИТИ.

Сайты :

referatwork.ru/spisok_literaturi_logositika_2010-2013_2014.html

www.fill2001.narod.ru/SpisokLit.htm

www.knigka.into/logistika/

Журналы:

1."Современный склад", ООО "КИА центр".

2. "Логистика", ООО "Тара и упаковка".

Размещено на Allbest.ru

Подобные документы

Характеристика логистических потоков, операций и функций предприятия. Построение микрологистической системы предприятия. Основные параметры систем управления запасами с фиксированным размером заказа и фиксированным интервалом времени между заказами.

курсовая работа , добавлен 03.05.2016


Основные экономические показатели ООО "Совлит", состав основных функций логистической службы. Характеристика материальных, финансовых и информационных потоков. Содержание логистических операций предприятия. Заготовительная и распределительная логистика.

курсовая работа , добавлен 15.12.2010


Понятие, сущность и виды материальных запасов. Оценка эффективности управления запасами. Характеристика предприятия ОАО "Автоагрегат" и управление материальными запасами на нем с учетом методов логистики. Совершенствование системы управления запасами.

курсовая работа , добавлен 12.08.2011


Роль и место складов в логистической системе. Понятие и функции запаса. Организационно-экономическая характеристика предприятия. Организация и функционирование складского хозяйства. Оценка результативности деятельности транспортно–складских подразделений.

курсовая работа , добавлен 07.10.2015


Тип и специализация предприятия и его размещение. Организация хозяйственных связей с поставщиками и покупателями. Организация складских операций, управление складским технологическим процессом. Порядок формирования ассортимента товаров, тарные операции.

отчет по практике , добавлен 13.06.2014


Расчет длительности производственного цикла при последовательном, параллельном, последовательно-параллельном способах передачи изделий во времени и параметров системы управления запасами с фиксированным размером заказа для производственного предприятия.

контрольная работа , добавлен 15.01.2015


Производственная, организационная и управленческая структура предприятия на примере ОАО "Белгородасбестоцемент". Описание материальных потоков логистической системы предприятия. Хозяйственные связи в сфере закупок. Стратегия управления запасами.

курсовая работа , добавлен 03.10.2008


Основные задачи и значение логистики складирования на современном этапе. Принципы организации технологического процесса и планирования складских помещений. Эффективность работы склада производственного предприятия, разработка логистической системы.

курсовая работа , добавлен 04.04.2013


Функции складов в логистической системе предприятия. Основные составляющие системы складирования. Порядок и особенности организации складской деятельности предприятия ООО "Энергосфера". Критерии оптимизации и показатели эффективности складских систем.

курсовая работа , добавлен 18.11.2011


Теоретические основы управления маркетингом при взаимодействии с логистическими подразделениями на предприятии и аспекты взаимодействия маркетинговой и логистической служб. Рекомендации по логистической оптимизации управления современным предприятием.

Понятие документооборота в логистических операциях

Движение документов с момента составления на данном предприятии или получения от других предприятий до сдачи в архив после их обработки и систематизации принято называть документооборотом. Расписание сроков составления, представления и обработки первичных документов, регистрации и группировки учетных данных, прохождения других стадий учетного процесса принято называть графиком в учете.

График обычно включает перечень и сроки учетных работ, выполняемых оперативными, инженерно-техническими и бухгалтерскими работами, с приложением форм документов и инструкций по их составлению. По каждому документу в графике указывают исполнителя (составителя), адресат (службу, куда поступает документ), сроки представления и обработки. Графики обычно имеют формы таблиц, диаграмм и др.
Размещено на реф.рф
Их выполнение контролируется главным бухгалтером и всœеми работниками бухгалтерии.

Как говорилось, информационный поток сонаправлен материальному, ᴛ.ᴇ. информация сопровождает любое передвижение ресурсов. При этом материальный поток сопровождается следующими документами.

1. Сырье и материалы поступают на предприятие от поставщиков, подотчетных лиц, закупивших материальные ценности за наличные, в результате списания пришедших в негодность базовых средств и МБП, а также из собственного производства.

Одновременно с отгрузкой продукции поставщик высылает покупателю расчетные и другие сопроводительные документы:

Платежное поручение или платежное требование-поручение в двух экземплярах (один непосредственно покупателю, другой - через банк);

Товарно-транспортные накладные;

Квитанции с желœезнодорожной накладной.

Расчетные документы поступают в бухгалтерию, где проверяют правильность их оформления и после этого передают ответственному исполнителю по снабжению.

2. В отделœе снабжения по поступающим документам производят проверку соответствия объёма, ассортимента͵ сроков поставки, цен, качества материалов и прочих договорных условий. В результате такой проверки на самом расчетном или другом документе делают отметку о полном или частичном акцепте (согласии на оплату). Вместе с тем, отдел снабжения осуществляет контроль за поступлением грузов и их розыск. С этой целью в отделœе снабжения ведут журнал учета поступающих грузов. В нем указывают: регистрационный номер, дату записи, наименование поставщика, дату и номер транспортного документа͵ номер, дату и сумму счета͵ род, груза, номер и дату приходного ордера или акта о приемке, запроса 6 розыске груза. В примечаниях делают отметку об оплате счета или отказе от акцепта.

Проверенные расчетные документы из отдела снабжения передают в бухгалтерию, а квитанции транспортных организаций - экспедитору для получения и доставки материалов.

Экспедитор принимает на станции прибывшие материалы по количеству мест и массы. В случае обнаружения недостачи мест или массы, .повреждения тары, порчи материалов составляют коммерческий акт, который служит основанием для предъявления претензий к транспортной организации или поставщикам. Для получения материалов со складов поставщиков экспедитору выдаются наряд и доверенность, в которых указывается перечень материалов, подлежащих получению. Принятые грузы экспедитор доставляет на склад предприятия и сдает заведующему складом, который проверяет соответствие количества и качества материала данным счета поставщика. Принятые кладовщиком материалы оформляют однострочными или многострочными приходными ордерами. Первый из них составляют только на один определœенный вид материала, во втором записывают всœе принятые материалы независимо от их количества. Приходный ордер подписывают экспедитор и заведующий складом. При отсутствии расхождений между данными поставщика и фактическими данными приходовать материалы разрешается без выписки приходного ордера. В случаях, когда количество и качество прибывших на склад материалов не соответствует данным счета поставщика, их приемку осуществляет комиссия и оформляет ее актом о приемке материалов, который служит основанием для предъявления претензии поставщику. Акт составляют также при приемке материалов, поступивших на предприятие без счета поставщика (неотфактурованные поставки).

В случае если материал перевозят автотранспортом, то в качестве первичного документа применяют товарно-транспортную накладную, которую составляет грузоотправитель в четырех экземплярах. Первый из них служит основанием для списания материалов у грузоотправителя, второй - для оприходования материалов получателœем, третий - для расчетов с автотранспортной организацией и является приложением к счету на оплату за перевозку ценностей, четвертый - основанием для учета транспортной работы и прилагается к путевому листу.

3. Перемещение материалов из одной производственной единицы (цеха, отдела) данного предприятия в другие оформляют накладной на внутреннее перемещение. По данным накладных, подписанных получателœем и сдатчиком, составляют группировочную ведомость учета движения материалов внутри предприятия.

4. Расход материалов, ежедневно отпускаемых в производство и на другие нужды, оформляют лимитно-заборными картами. Οʜᴎ выписываются службой, на которую возложено лимитирование, в двух экземплярах на один или несколько видов материалов и, как правило, сроком на один месяц. Могут применяться квартальные и полугодовые лимитно-заборные карты с отрывными месячными талонами на фактический отпуск. В них указывают: вид операций, номер склада, отпускающего материалы, цех-получатель, шифр затрат, номенклатурный номер и наименование отпускаемых материалов, единицу измерения и лимит месячного расхода материалов, который исчисляется в соответствии с производственной программой на месяц и действующими нормами расхода. Один экземпляр лимитно-заборной карты вручают цеху-получателю, другой - складу. Применение лимитно-заборных карт значительно сокращает количество разовых документов. При наличии современной вычислительной техники расчёты лимитов и выписку лимитно-заборных карт целœесообразно осуществлять на машинах, что позволит повысить обоснованность исчисляемых лимитов и уменьшить трудоемкость составления карт. В случае если материалы со склада отпускаются нечасто, то отпуск оформляют однострочными или многострочными требованиями. Требования выписывают цехи-получатели в двух экземплярах. Один из них с распиской кладовщика остается в цехе, второй - с распиской получателя у кладовщика.

5.Поступление на склад материалов собственного изготовления, отходов производства оформляют однострочными или многострочными накладными на внутреннее перемещение материалов, которые выписывают цехи-сдатчики в двух экземплярах. Один из них служит основанием для списания материалов с цеха-сдатчика, второй направляется на склад и используется в качестве приходного документа. Подотчетные лица приобретают материалы за наличные деньги. Документом, подтверждающим стоимость приобретенных материалов, является товарный счёт или акт (справка), составляемый в порядке, установленном на предприятии, в котором излагают содержание хозяйственной операции с указанием даты, места покупки, наименования и количества материалов и цены.

6. Отпуск материалов сторонним организациям или хозяйствам своего предприятия, расположенным за его пределами, оформляют накладными на отпуск материалов на сторону. Их выписывают в двух экземплярах на основании нарядов, договоров и других документов. Первый экземпляр накладной остается на складе и является основанием для аналитического и синтетического учета материалов, второй передается получателю материала. В случае если материалы отпускаются с последующей оплатой, то первый экземпляр служит также основанием для выписки бухгалтерией расчетно-платежных документов.

Вместо первичных документов по расходу материала можно использовать карточки складского учета. С этой целью представители цехов-получателœей расписываются в получении материалов в самих карточках складского учета͵ которые становятся в связи с этим оправдательным документом. При этом в карточках проставляют шифр производственных затрат с целью последующей группировки записей по объектам калькуляции и статьям затрат. Такое совмещение расходных документов и карточек складского учета уменьшает объём учетной работы и усиливает контроль за соблюдением норм складских запасов.

На предприятиях малого бизнеса отпуск материалов на производство продукции и оказание услуг можно осуществлять упрощенными способами. Фактически израсходованные материалы по, их видам отражаются в актах или отчетах о выпуске готовой продукции. Акты составляются, как правило, -подекадно работником предприятия, ответственным за приемку, хранение и реализацию продукции. После утверждения руководителœем предприятия акт служит основанием для списания соответствующих материалов.

Понятие документооборота в логистических операциях - понятие и виды. Классификация и особенности категории "Понятие документооборота в логистических операциях" 2017, 2018.

Данная подборка образцов и бланков поможет осуществить любую перевозку груза по России автомобильным транспортом. Нормативные документы регулируют транспортную логистику и позволяют наладить правовые отношения между грузовладельцем, грузоперевозчиком и экспедитором. Помимо документов, вам может быть интересен наш обзор .

На странице представлены образцы и бланки документов для грузовладельцев и грузоперевозчиков. Данные коммерческие документы позволяют регулировать обязанности и ответственность заказчика и исполнителя в области грузовых перевозок по России. База нормативных актов (форм), будет полезна транспортно-логистическим компаниям, а так же частным лицам, работающим в сфере логистики и грузоперевозок. На основе представленных типовых документов, грузоотправители и перевозчики могут осуществлять внутрироссийские или международные грузоперевозки любых видов и назначений, таких как: автоперевозки, ж/д перевозки, авиа перевозки, морские, речные перевозки.

При перевозке грузов по России грузоперевозчики и грузовладельцы обязаны соблюдать и положения РФ и оформлять следующие документы:

1. ДОГОВОР НА ПЕРЕВОЗКУ ГРУЗА

• Примечание: договор на перевозку груза заключается между юридическими лицами (компаниями), где одна сторона это заказчик, а другая исполнитель. Такой же договор заключается между компанией (юр.лицом) и физическими лицом (частником), где частное лицо может быть только заказчиком. Договора на перевозку грузов разделяются на краткосрочные и долгосрочные. Краткосрочные договора, как правило заключаются на единоразовую перевозку конкретного товара (груза), краткосрочным договором может выступать и договор заявка. Долгосрочные договора заключаются на один год или более и подразумевают под собой постоянные обязательства исполнителя (грузоперевозчика), принимать и доставлять грузы заказчика в течение всего срока действия договора, а заказчик (грузовладелец) обязан предоставлять на постоянной основе грузы для перевозки (объем) прописанный в договоре.

• Правила по заключению договоров на перевозку грузов: автотранспортом, ж/д транспортом, авиа транспортом, морским или речным транспортом, регламентирует .

Бланк договора на перевозку груза автомобильным транспортом

• Шапка.
• Пункт 1. Предмет договора - кратко указываем предмет договора между заказчиком и исполнителем.
• Пункт 2. Обязанности исполнителя - указываем обязанности исполнителя. (Это пункт можно убрать и прописать обязанности исполнителя например в пункте 3).
• Пункт 3. Обязанности сторон - указываем обязанности исполнителя и заказчика.
• Пункт 4. Порядок оплаты услуг исполнителя - вписываем порядок оплаты, тут можно указать сроки оплаты, каким образом будет оплачивать заказчик, наличный или безналичный расчет и т.д.
• Пункт 5. Ответственность сторон - указываем ответственность исполнителя и заказчика, штрафы, пени и т.д. (Пункт 5 можно разделить на разные пункты, например, ответственность заказчика и ответственность исполнителя).
• Пункт 6. Срок действия настоящего договора - указываем врем действия договора и методы его пролонгации.
• Пункт 7. Разрешение споров - указываем как и где будут решаться споры между заказчиком и исполнителем в случае их возникновения.
• Пункт 8. Форс мажорные обстоятельства - указываем при каких обстоятельствах с заказчика и исполнителя могут быть сняты обязательства по договору.
• Пункт 9. Особые условия - в данном пункте можно указать особые условия договора, например, не разглашать третьим лицам какую-либо информацию друг о друге, в скольких экземплярах составлен договор или каким образом он может быть изменен и т.д.
• Пункт 10.

2. ДОГОВОР ТРАНСПОРТНОЙ ЭКСПЕДИЦИИ

• Примечание: Договор транспортной экспедиции нужен тогда, когда при перевозке грузов возникает необходимость выполнения целого комплекса вспомогательных операций, связанных с перевозкой и получением грузов: в частности, их упаковка, маркировка, погрузка и выгрузка, доставка их на станцию (в порт) отправления или со станции (порта) назначения на склад получателя. У многих может возникнуть вопрос, в чем разница между договором перевозки и договором транспортной экспедиции. В сфере правового регулирования договор перевозки и договор транспортной экспедиции являются двумя независимыми и неподчиненными друг другу договорами.

• Гражданский кодекс Российской Федерации, прямо предусматривает возможность исполнения перевозчиком обязанностей экспедитора - в этом случае договор становится смешанным и к транспортно-экспедиционным отношениям по такому смешанному договору применяются правила , регулирующей договор транспортной экспедиции (п.2 ст. 801 ГК). Статья 801 ГК РФ понятие «обязанности экспедитора.

Бланк договора транспортной экспедиции

• Для вашего удобства договор уже заполнен. Вам нужно лишь открыть файл в редакторе word и подставить свою информацию в соответствующие поля, в этом вам поможет инструкция ниже.

Инструкция по заполнению договора

• Шапка. В шапке договора вписывается название организации (полное наименование фирмы), Ф.И.О. директора и на основании каких документов он заключает договор, например устава, доверенности и т.д.
• Пункт 1. Предмет договора - кратко указываем предмет договора между экспедитором и клиентом.
• Пункт 2. Обязанности экспедитора - указываем обязанности экспедитора.
• Пункт 3. Документы экспедитору - документы необходимые экспедитору для перевозки груза.
• Пункт 4. Ответственность экспедитора - указывается ответственность экспедитора, штрафы, пени, неустойки и т.д.
• Пункт 5. Заключительные положения - указываем правила расторжения договора, полные реквизиты юр. лица или физ.лица, подписи и печати обеих сторон.

3. ДОГОВОР ЗАЯВКА НА ПЕРЕВОЗКУ ГРУЗА

• Примечание: договор заявка на перевозку груза может выступать как основным договором между заказчиком и исполнителем, так и приложением к основному договору на грузоперевозку. Договор заявку часто используют при единоразовой перевозке, как упрощенный вариант основного договора. В таком "мини договоре" как правило прописывают основные пункты, которые регулируют обязанности и ответственность сторон.

Бланк договор заявки на перевозку груза автомобильным транспортом

• Для вашего удобства договор заявка уже заполнена. Вам нужно лишь открыть файл в редакторе word и подставить свою информацию в соответствующие поля, в этом вам поможет инструкция ниже.

Инструкция по заполнению договора заявки

• Шапка. В шапке договора заявки указывается, что это договор заявка, указывается исходящий номер, дата и место заключения договора заявки.
• Пункт 1.
• Пункт 2.
• Пункт 3.
• Пункт 4.
• Пункт 5.
• Пункт 6. Дополнительные условия - тут можно указать ответственность заказчика, штрафы, пени и другие правовые вопросы.
• Пункт 7.
• Пункт 8. Реквизиты сторон - тут указываем полные реквизиты юр. лица или физ.лица. (Обязательно должны быть поставлены подписи и печати обеих сторон, иначе договор не будет иметь юридической силы).

4. ПРИЛОЖЕНИЕ К ОСНОВНОМУ ДОГОВОРУ ЗАЯВКА НА ПЕРЕВОЗКУ ГРУЗА

• Примечание: заявка на перевозку груза как приложение к основному договору, может не иметь пунктов регулирующие юридические права заказчика и исполнителя. Как правило, её используют при долгосрочном сотрудничестве между грузовладельцем и грузоперевозчиком, о чем свидетельствует договор заключенный сроком на один год и более. Такая форма заявки является больше информационным документом, где указывается: дата и время подачи транспорта, точка погрузки и разгрузки, данные водителя, машины и только после утверждения подписью либо печатью заказчика имеет юридическую силу и выступает в роли приложения к договору на перевозку грузов. Все основные пункты регулирующие обязанности и ответственность сторон, регламентирует основной договоров с ссылкой на приложение (заявку).

Бланк заявки на перевозку груза приложение к договору

• Для вашего удобства приложение к договору уже заполнено. Вам нужно лишь открыть файл в редакторе word и подставить свою информацию в соответствующие поля, в этом вам поможет инструкция ниже.

Инструкция по заполнению заявки на перевозку груза

• Шапка. В шапке заявки указывается, что это приложение к основному договору, указывается исходящий номер договора и заявки, дата и место заключения заявки.
• Пункт 1. Маршрут - указываем город загрузки и город разгрузки.
• Пункт 2. Погрузка - указываем грузоотправителя, адрес, дату погрузки и контактное лицо, которое будет присутствовать на погрузке.
• Пункт 3. Разгрузка - указываем грузополучателя, адрес, дату разгрузки и контактное лицо, которое будет присутствовать на разгрузке.
• Пункт 4. Параметры груза - указываем наименование груза, вес, габариты, упаковку.
• Пункт 5. Взаиморасчеты - указываем стоимость перевозки и как будет происходить оплата исполнителю.
• Пункт 6. Дополнительные условия - указываем, что факсимильная копия имеет юридическую силу. (Вообще этот пункт можно убрать, так как все условия прописаны в основном договоре.
• Пункт 7. Выделенный подвижной состав - указываем название транспорта, гос. номера, Ф.И.О, паспортные данные, номер прав и телефон водителя.
• Пункт 8. Реквизиты сторон - тут указываем полные реквизиты юр. лица или физ.лица. (Обязательно должны быть поставлены подписи и печати обеих сторон, иначе заявка не будет иметь юридической силы).

5. ТРАНСПОРТНАЯ НАКЛАДНАЯ ТН

• Примечание: Новый нормативный акт транспортная накладная действует с марта 2012 г. Является обязательным и основным сопроводительным перевозочным документом для перевозчиков грузов. ТН печатается в трех экземплярах, для: грузовладельца, грузоперевозчика и грузополучателя. Форма (ТН) содержит поля с полными данными перевозчика груза, грузоотправителя, грузополучателя и подтверждает право перевозчика на транспортировку груза. ТН заполняется только тогда, когда доставка груза до получателя осуществляется сторонней транспортной компанией. Основная задача (ТН) регулировать отношения между грузоотправителем, грузоперевозчиком и грузополучателем.

Бланк транспортной накладной ТН

• Для вашего удобства транспортная накладная ТН уже заполнена. Вам нужно лишь открыть файл в редакторе word и подставить свою информацию в соответствующие поля, в этом вам поможет инструкция ниже.

Инструкция по заполнению транспортной накладной ТН

• Пункт 1. Грузоотправитель - заполняем название компании грузоотправителя, адрес, телефон.
• Пункт 2. Грузополучатель - заполняем название компании грузоотправителя, адрес и телефон.
• Пункт 3. Наименование груза - указываем название груза, кол-во мест, упаковка, размеры груза (вес, объем).
• Пункт 4. Сопроводительные документы - указываем документы если таковые требуются на груз, например санитарные сертификаты, паспорта и т.д.
• Пункт 5. Указания грузоотправителя - указываем параметры грузового транспорта, вес, объем или температурный режим и т.д.
• Пункт 6. Прием груза - указываем адрес, число, время погрузки, номер пломбы, если груз опломбирован.
• Пункт 7. Сдача груза - указываем адрес, число, время разгрузки, номер пломбы, если груз опломбирован.
• Пункт 8. Условия перевозки - вписываем номер пломбы.
• Пункт 9. Информация о принятии заказа - вписываем число, месяц, год, Ф.И.О и роспись того, кто принял заявку.
• Пункт 10. Перевозчик - заполняем название компании перевозчика, адрес, телефон и Ф.И.О водителя.
• Пункт 11. Транспортное средство - заполняем марку, номер и другие параметры ТС.
• Пункт 12. Оговорки и замечания перевозчика - заполняем замечания, например если упаковка или груз поврежден.
• Пункт 13. Прочие условия - заполняем номера специальных разрешений, если груз является негабаритным или опасным.
• Пункт 14. Переадресовка - заполняем если пункт разгрузки изменился.
• Пункт 15. Стоимость услуг - заполняем стоимость услуг перевозчика и указываем форму оплаты, например наличный или безналичный платеж.
• Пункт 16. Дата составления и подписи сторон - заполняем дату, Ф.И.О, ставим росписи и печати.
• Пункт 17. Отметки грузоотправителей, грузополучателей, перевозчиков - заполняем краткое описание обстоятельств, если такие возникли в процессе перевозки груза.

6. ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНАЯ НАКЛАДНАЯ ТТН

• Примечание: Товарно-транспортная накладная (ТТН) форма 1-Т - этот документ предназначен для учета движения товарно-материальных ценностей и расчетов за их доставку автотранспортом. Согласно УАТа и Гражданского кодекса является подтверждением заключения договора перевозки. ТТН составляется в 5 оригинальных экземплярах: 1-й экземпляр остается у грузоотправителя, в подтверждении приема груза водителем к перевозке за его подписью, остальные подписанные водителем уезжают вместе с грузом, 4 бланка ТТН отдаются на выгрузке получателю для заверения его печатью и подписью, 2-й экземпляр ТТН остается у грузополучателя, а 3, 4 и 5 отдается водителю и эти бланки ТТН уже распределяются между перевозчиком (один экземпляр), экспедитором (один экземпляр) и последний затем отправляется грузополучателю для подтверждения факта окончания перевозки и передачи материальных ценностей получателю в полном объеме.

• Согласно Постановлению Госкомстата РФ от 28 ноября 1997 г. № 78 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету работы строительных машин и механизмов, работ в автомобильном транспорте" товарно-транспортная накладная на перевозку грузов автомобильным транспортом составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую ездку автомобиля с обязательным заполнением всех реквизитов.

Бланк товарно-транспортной накладной ТТН

• Для вашего удобства товарно-транспортная накладная ТТН уже заполнена. Вам нужно лишь открыть файл в редакторе excel и подставить свою информацию в соответствующие поля, в этом вам поможет инструкция ниже.

Инструкция по заполнению транспортной накладной ТТН

• Первый раздел. Первый раздел называется "Товарным". В этом разделе описывается товарные взаимоотношения между грузоотправителем, грузополучателем и покупателем товара (зачастую получатель и покупатель являются одним и тем же лицом).
• Второй раздел. Второй раздел называется "Транспортным" в нем указываются данные на автомобиль, водителя, маршрут грузоперевозки.

7. ДОВЕРЕННОСТЬ НА ПОЛУЧЕНИЕ ТМЦ

• Примечание: Доверенность на получение груза является особым документом, дающий право на получение груза и сопроводительных документов на него, а также позволяет оформить накладные на груз и получение денег за услуги доставки. Доверенность может заполняться от имени организации, ИП, или от частного лица. Доверенность на получение материальных ценностей имеет 2 типовых формы: М-2 и М-2а, утвержденных постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а. Форма М-2 применяется в случае однократного получения ТМЦ, при регулярном получении ТМЦ используют форму М-2а.

• Доверенностью признается письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом другому лицу для представительства перед третьими лицами согласно в п. 1 ст. 185 ГК РФ).

Бланк доверенности на получение ТМЦ форма М-2

Бланк доверенности на получение ТМЦ форма М-2a

• Для вашего удобства доверенности уже заполнены. Вам нужно лишь открыть файл в редакторе excel и подставить свою информацию в соответствующие поля, в этом вам поможет инструкция ниже.

Инструкция по заполнению доверенности на получение ТМЦ форма М-2 форма М-2а

• Форма М-2. Данная форма выписывается исключительно на получение товарно-материальных ценностей (ТМЦ) у поставщика, с которым впервые был заключен договор или товар приобретается у него очень редко. При этом корешок отрывной части, является подтверждением данного факта имеющийся доверенности и сберегается в отделе бухгалтерии.
• Форма М-2а. Данная типовая форма применяется для постоянного получения ценностей у одного поставщика. Эта доверенность составляется в едином экземпляре, а так же регистрируется в соответствующем журнале, где храниться перечень всех выдаваемых доверенностей.
• 1. Название предприятия-получателя. Это предприятие и выписывает доверенность.
• 2. Номер. Он должен быть индивидуальным.
• 3. Дата выдачи. Дата окончания действия доверенности.
• 4. Наименование получаемого товара, т.е. название, маркировка, фасовка, и прочее.
• 5. Единица измерения количества получаемой продукции.Количество или объем получаемого.
• 6. ФИО, серия и номер паспорта, должность человека на которого оформляется доверенность.
• 7. Подпись доверенного лица.
• 8. Место для заверяющих подписей руководителей предприятия, директора и главного бухгалтера. Подписи заверяются печатью.

8. УСТАВ АВТОМОБИЛЬНОГО ТРАНСПОРТА

• Примечание: Федеральный закон от 08.11.2007 N 259-ФЗ (ред. от 13.07.2015) "Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта" (с изм. и доп., вступ. в силу с 19.10.2015).

• РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ФЕДЕРАЛЬНЫЙ ЗАКОН УСТАВ АВТОМОБИЛЬНОГО ТРАНСПОРТА И ГОРОДСКОГО НАЗЕМНОГО ЭЛЕКТРИЧЕСКОГО ТРАНСПОРТА (Принят Государственной Думой 18 октября 2007 года, одобрен Советом Федерации 26 октября 2007 года.

Устав автомобильного транспорта (редакция от 20.04.2015 N 102-ФЗ, от 13.07.2015 N 248-ФЗ)

• Для вашего удобства устав полностью заполнен. Вам нужно лишь открыть файл в редакторе word и распечатать.

Инструкция, краткое содержание устава.

• Глава 1. Общие положения
• Глава 2. Перевозки грузов
• Глава 3. Регулярные перевозки пассажиров и багажа
• Глава 4. Перевозки пассажиров и багажа по заказам
• Глава 5. Перевозки пассажиров и багажа легковыми такси
• Глава 6. Ответственность перевозчиков, фрахтовщиков, грузоотправителей, грузополучателей, пассажиров, фрахтователей
• Глава 7. Акты, претензии, иски
• Глава 8. Заключительные положения

9. ПУТЕВОЙ ЛИСТ

• Примечание: Путевой лист грузового автомобиля оформляется организацией, эксплуатирующей автомобиль с целью перевозки товарных грузов. Он предназначен для учета работы водителя и транспортного средства, являясь основанием для осуществления расчетов с заказчиком за перевозку груза, а также для расчетов с водителем по оплате его труда.

• Путевой лист грузового автомобиля Типовая межотраслевая форма N 4-С Утверждена постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. N 78

Путевой лист форма 4-С

• Путевой лист грузового автомобиля Типовая межотраслевая форма N 4-П Утверждена постановлением Госкомстата от 28 ноября 1997 г. N 78

Путевой лист форма 4-П

Инструкция по заполнению путевых листов.

• Форма № 4-С. Применяется при сдельной системе оплаты за перевозку груза.
• Форма № 4-П. Применяется при повременной системе расчетов.
• 1. На выданном водителю путевом листе в обязательном порядке должна быть проставлена дата выдачи, а также штамп и печать организации - владельца автомобиля. Каждый выданный путевой лист подлежит обязательной регистрации в специальном Журнале учета движения путевых листов. При этом дата регистрации документа должна совпадать с датой, указанной на его бланке. Как правило, за регистрацию путевых листов отвечает диспетчер компании — владельца автотранспортного средства.
• 2. Форма № 4-п содержит строки, позволяющие вписать номера соответствующих товарно-транспортных документов, оформляемых при перевозке товарно-материальных ценностей. К каждому путевому листу прилагается по одному экземпляру товарно-транспортной документации на весь груз, перевезенный в течение данной рабочей смены водителя.

10. МЕЖДУНАРОДНАЯ ТОВАРНО-ТРАНСПОРТНАЯ НАКЛАДНАЯ CMR

• Примечание: Под CMR подразумевается международная товарно-транспортная накладная, которая считается обязательным элементом таможенной декларации. При пересечении границы с каким-либо товаром, такая накладная должна присутствовать у вас в наличии. Накладную CMR необходимо оформлять в случае осуществления перевозок по всем европейским странам.

• Форма и порядок заполнения CMR (международной товарно-транспортной накладной), утверждены Министерством транспорта и коммуникаций. Все правила зафиксированы в соответствующей конвенции, которая была утвержден в 1956 году. Конвенция предполагает регулирование договорных отношений по международной транспортировке грузов между странами.

Международная товарно-транспортная накладная CMR

Инструкция по заполнению CMR.

• Сколько экземпляров. Один экземпляр для отправителя. Второй экземпляр для получателя. Третий экземпляр для перевозчика. Четвертый экземпляр для расчетов.
• Пункт 1. Имя/наименование отправителя/отправляющей товар компании.
• Пункт 2. Имя/наименование получателя/получающей товар компании.
• Пункт 3. Наименование груза, который надо перевезти через границу.
• Пункт 4. Вес перевозимого груза.
• Пункт 5. Перегрузка товара по пути следования не допускается.
• Пункт 6. Данные о платежах, которые должны быть оплачены в обязательном порядке.
• Пункт 7. Сумма тех платежей, которые подлежат оплате во время сдачи товара.
• Пункт 8. Данные об объявленной стоимости товаров.
• Пункт 9. Рекомендации, в которых сказано о страховании товара.
• Пункт 10. Информация о том сроке, в течение которого отправитель должен осуществить перевозку.
• Пункт 11. Список всей документации, которая передается непосредственно перевозчику.

Скачайте файл с подробной инструкцией по заполнению CMR