Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов и выполнение информационно-справочной работы по документам.
Сам процесс регистрации - это снятие (перенос) с документа показателей (реквизитов) и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, картотеку, ПЭВМ), что позволяет создать базу данных о документах учреждения. Таким образом в процессе регистрации закладывается информационно-поисковая система по всем документам учреждения. Это является основой следующих этапов работы с документами контроля за сроками их исполнения и информационно-справочной работы по документам.
Информационно-справочная работа по документам
В целом, до внедрения компьютерных технологий в сферу управления, информационно-справочная работа по документам организации была слабым участком работы делопроизводственных служб.
Роль и место информационно-документационного обеспечения в работе аппарата управления история организации делопроизводства в дореволюционной России и в советских государственных учреждениях современная технология и организация делопроизводства задачи и функции службы ДОУ, должностной и технический состав работников, функциональные обязанности нормативная база , регламентирующая организацию и технологию информацион -но-документационного обеспечения деятельности учреждения организация документооборота , регистрация и контроль за исполнением документов в учреждении информационно-справочная система по документам учреждения, особенности работы с обращениями граждан организация текущего хранения документов номенклатура дел, формирование дел, организация и проведение экспертизы ценности документов , уничтожение документов подготовка документов к передаче на ведомственное хранение.
Учет (чаще используется термин регистрация) открытых документов в первую очередь преследует цель включения документа в справочно-информационную систему для целей справочной и поисковой работы по документам и контроля исполнения поручений и заданий, содержащихся в документе.
Регистрационно-контрольные карточки (РКК) позволяют более оперативно вести информационно-справочную работу и осуществлять контроль за исполнением документов без повторной регистрации. Обычно РКК на документ печатается в нескольких экземплярах, что позволяет создавать и вести несколько картотек, упорядоченных по разным признакам по видам деятельности , по корреспондентам, по исполнителям, по датам и т. п. Форма регистрационно-контрольной карточки приведена на рис. 7.6.
Система Ассистент Аудитора фирмы Сервис-Аудит представляет собой профессиональную информационно-справочную систему, интегрируемую в информационно-поисковую систему (ИПС) Кодекс. Она предназначена для аудиторских фирм , частнопрактикующих аудиторов, а также фирм и предприятий, стремящихся повысить эффективность работы служб внутреннего аудита и финансово-экономических служб. За счет интеграции в ИПС Кодекс, Ассистент Аудитора позволяет проводить поиск необходимых материалов всеми возможными методами, которые в ней реализованы (тематический поиск, контекстный поиск , поиск по наименованию, виду и типу документа и т.д.).
Централизованная форма предполагает сосредоточение всех технологических операций по работе с документами в ведении одного специализированного структурного подразделения (канцелярии, общего отдела) или одного сотрудника (секретаря учреждения). В этом подразделении (или этим сотрудником) выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до сдачи в архив прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов , отправка документов, обработка документов для их передачи в архив.
Фонды ассоциативной памяти (ФАП) как форма хранения данных отличаются тем, что в них структурной единицей является непосредственно показатель, а не какая-либо промежуточная единица типа документа или записи (карточки) в регистре. Показатели объединяются в массивы по общим для них содержательным признакам, т. е. по близости экономического смысла . Тем самым обеспечивается возможность поиска непосредственно по набору содержательных признаков (ассоциативный поиск). При этом от пользователя не требуется или требуется в очень небольшом объеме специальная индексация (кодирование) запрашиваемых данных, что делает ФАП особенно эффективным для работы в режиме информационно-справочного обслуживания, обеспечивающем наибольшие удобства для пользователя.
Должен знать постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся правовой деятельности организации действующее законодательство гражданское , трудовое, финансовое, административное право технические средства механизации и автоматизации справочно-информационной работы по законодательству и нормативным актам порядок ведения учета и составления отчетов о хозяйственно-финансовой деятельности организации порядок заключения и оформления хозяйственных договоров основы экономики, организации труда и управления законодательство о труде и охране труда Российской Федерации правила внутреннего трудового распорядка правила и нормы охраны труда , техники безопасности , производственной санитарии и противопожарной защиты.
Подготовлен сборник нормативно-методических документов, регламентирующих основные виды информационной и рекламной деятельности в области комплектования СИФ, справочно-информа-ционного обслуживания, обзорно-аналитической деятельности, работы по сбору, анализу и оценке НТД и ППО организаций отрасли, смежных отраслей и конверсионных предприятий, издательской деятельности и др.
Учетная документация и контроль. Даже самая обычная операция по закупке требует полного учета и определенного систематического контроля. В ходе выполнения повседневной работы составляются основные учетные документы , к которым относятся заявки, перечни материалов и приемочные акты. Отделы закупок хранят большое количество информационного материала, получаемого от поставщиков. Сюда входят каталоги и номенклатуры-ценники поставщиков, технические проспекты, рекламные листки и письма. Отделы закупок обычно располагают также рядом справочных изданий общего характера, таких, как справочники промышленных фирм всей страны или отдельных районов, специализированные справочники по отдельным отраслям производства или по основным группам продукции, справочники общего характера, технические справочники, правительственные издания, торговые и научные периодические издания . Такие материалы оказывают неоценимую помощь при выявлении и выборе поставщиков.
В пособии описывается детальная технология, контроль исполнения документов по срокам и по существу вопроса, в том числе в автоматизированном режиме, а также организация поисково-справочного аппарата как мобильного средства для оперативного извлечения необходимой информации по контролю и состоянию исполнительской дисциплины. Определенное место уделяется вопросам организационного н информационного обеспечения О АСУ, а также работе с письмами граждан как достаточно объемной по документному уровню управленческой деятельности . Приводится примерный классификатор категорий и вопросов обращений граждан в сфере организации трудового процесса.
Многие факсимильные аппараты подтверждают получение сообщения и количество его страниц или указывают причины, по которым сообщение не прошло. Вся эта информация отражается в автоматически создаваемом журнале регистрации, который после 20 передач или приемов документов распечатывается аппаратом (см. рис. 13). Листы этого журнала подшиваются, используются в справочно-информационной работе и при необходимости могут быть представлены клиенту или контрагенту в спорных ситуациях.
Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется, как минимум, две. Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую - в информационно-справочную, а документ передают исполнителю для работы с ним. Но чаще изготавливают три экземпляра карточки. Из них два ставят в картотеки (справочную и контрольную), а третий экземпляр передают с документом исполнителю. Если справочные картотеки строят по различным признакам, например, по корреспондентам, регионам или по вопросам, то соответственно увеличивают количество карточек, чтобы экземпляров хватило для каждой картотеки. В этом случае количество экземпляров карточки в крупных учреждениях возрастет до пяти-шести. Естественно, что создание и ведение больших картотек - это трудоемкая работа и она была поставлена лишь в отдельных учреждениях, имеющих хорошо организованную делопроизводственную службу. Избавиться от громоздких картотек и организовать трудоемкую информационно-справочную работу практически в любом учреждении позволило внедрение компьютерных технологий.
Одним из важных этапов работы с обращениями граждан является организация по ним информационно-справочной работы. Одновременно с постановкой одного экземпляра регистрационно-контрольной карточки в сроковую картотеку другой экземпляр карточки ставится в справочную картотеку , построенную в порядке алфавита фамилий заявителей. По этой картотеке всегда можно дать ответ на запрос гражданина или учреждения о состоянии рассмотрения конкретного обращения. Значительно удобнее вести справочную работу при автоматизированной системе , дающей возможность навести справку по любому реквизиту документа.
Должностные обязанности . Разрабаты вает ил и при н и мает участи е в разработке документов правового характера. Осуществляет методическое руководство правовой работой в организации и оказывает правовую помощь ее структурным подразделениям . Участвует в подготовке обоснованных ответов при отклонении претензий. Подготавливает с участием подразделений организации материалы о хищениях, растратах, недостачах, выпуске недоброкачественной, нестандартной и некомплектной продукции и иных правонарушениях для передачи их в арбитраж, следственные и судебные органы, осуществляет учет и хранение находящихся в производстве и законченных исполнением судебных и арбитражных дел. Участвует в разработке и осуществлении мероприятий по укреплению хозяйственного расчета , договорной, финансовой и трудовой дисциплины , обеспечению сохранности собственности организаций, по борьбе с растратами и хищениями. Анализирует и обобщает результаты рассмотрения претензий судебных и арбитражных дел, а также изучает практику заключения и исполнения договоров с целью разработки соответствующих предложений об устранении выявленных недостатков и улучшении хозяйственно-финансовой деятельности организации. В соответствии с установленным порядком оформляет документы о привлечении работников к дисциплинарной и материальной ответственности . Принимает участие в работе по заключению договоров , подготовке заключений об их юридической обоснованности, рассмотрении вопросов о дебиторской и кредиторской задолженности . Контролирует своевременность представления справок, расчетов, объяснений и других материалов для подготовки ответов на претензий. Подготавливает совместно с другими подразделениями предложения об изменении действующих или отмене утративших силу приказов и других нормативных актов , изданных в организации. Ведет справочно-информацион-ную работу по законодательству и нормативным актам с применением технических средств , а также учет действующего законодательства и других нормативных актов , производит отметки об их отмене, изменениях и дополне-ниях. Принимает участие в подготовке заключений по правовым вопросам, возникающим в
Одна из главных целей регистрации - создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба делопроизводства обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов:
У кого, где, в какой стадии работы находится любой документ;
В каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.
Для ответа на такие вопросы информационно-поисковая система должна охватывать весь массив документов учреждения.
Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - важнейшая задача службы делопроизводства. И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах.
Информационно-справочную работу, как и саму систему регистрации, можно вести как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме.
Справочная картотека состоит из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года.
Разделителями в справочной картотеке обычно бывают названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Она строится по алфавиту фамилий авторов обращений. Желательно также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая формируется по тематическому принципу. Часто ведутся отдельно картотеки на исполненные и неисполненные документы.
Количество картотек не ограничено. Их можно построить по любому, внесенному в регистрационную карточку показателю. При смешанной форме организации делопроизводства картотеки могут вестись в канцелярии и в отделах. В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший годы. Общий срок хранения карточек - три года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми.
В целом, до внедрения компьютерных технологий в сферу управления, информационно-справочная работа по документам организации была слабым участком работы делопроизводственных служб.
Возможности информационно-справочного обслуживания значительно расширены с введением автоматизированной системы регистрации.
Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.
Справка может выдаваться:
По конкретному документу: где находится; стадия подготовки; результат исполнения; место хранения.
По теме (содержанию): конкретный документ; группа документов.
По региону: стране; области; городу;
Для поиска документа или группы документов могут задаваться следующие реквизиты:
Входящие, исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);
Вид документа (письмо, приказ, договор и т.п.);
Приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или для внутренних - подписания документа, от и до);
Регион, по которому ведется поиск (страна, область);
Организация (корреспондент/адресат);
При поиске сведений по конкретному документу может непосредственно задаваться номер документа.
Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости - по архивной базе данных (документы предшествующих лет).
При выдаче информации по конкретному документу на экран выводится и при необходимости распечатывается регистрационная форма. При поиске группы документов результаты поиска выводятся на экран и распечатываются в табличной форме.
Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ уже исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится данный документ.
Существенно расширяют возможности поиска полнотекстовые базы данных по документам учреждения. Эта форма работы с электронными копиями документов в последнее время получает все большее распространение. В этом случае к регистрационной карточке на документ автоматически прикрепляется файл с текстом самого документа (входящий - полученный по электронной почте, факсу либо введенный путем сканирования и последующего распознавания бумажного документа, исходящий или внутренний - подготовленный с помощью текстового редактора, электронной таблицы и т.п.).
Такие полнотекстовые системы позволяют осуществлять поиск не только по реквизитам, внесенным в карточку на документ, но и по содержанию документа, т.е. искать документы, в тексте которых имеются те или иные слова или словосочетания. Например, если мы хотим найти документы, связанные с закупкой бумаги у фирмы «Восход», то осуществляется поиск по словам «бумага» и «Восход».
Компьютерные технологии позволили во много раз уменьшить время поиска необходимой информации по документам и самих документов, что заметно повлияло на качество принимаемых управленческих решений и текст создаваемых документов.
1. Какое значение имеет информационно-справочная работа в организации документационного обеспечения управленческой деятельности?
2. Как информационно-справочная работа связана с регистрацией документов?
3. В каких формах может быть организована информационно-справочная работа в учреждении?
4. Назовите наиболее типичные виды запросов по документам.
5. Как строится информационно-справочная картотека в традиционной форме, ее разделители?
6. В чем преимущество ведения информационно-справочной работы в автоматизированном режиме?
7. По каким данным о документе может наводиться справка в автоматизированном режиме?
Контроль за исполнением документов
Значение и виды контроля
Контроль исполнения задания - одна из функций управления. Цель контроля состоит в обеспечении своевременного и качественного исполнения поручений и решения вопросов. Можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.
Контроль по существу - это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило, указывается в резолюции руководителя на документе или определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации (фирме). Если в резолюции руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа и соответственно организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.
Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного обеспечения управления, а в небольшой фирме - секретарь. В Государственной системе документационного обеспечения управления указано, что «Контроль исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное и качественное исполнение документов».*
* Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., 1991, с.47-48.
Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно разбить на следующие процедуры:
Фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства (проводится в процессе регистрации);
Проверка своевременного доведения документа до исполнителя;
Корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение (заполнение раздела «Ход исполнения»);
Напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений;
Информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов;
Внесение данных об исполнении документов;
Анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам.
С учетом того, что исполнительская дисциплина в нашей, стране пока еще не на должном уровне, все документы, требующие принятия управленческого решения либо выполнения каких-либо действий, составления ответного или иного документа, должны быть поставлены на контроль. Для распорядительных документов, например, приказов, предметом контроля являются содержащиеся в нем решения. Соответственно на контроль ставится каждый пункт, каждое задание или поручение, содержащееся в распорядительном документе.
Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан.
В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов.
В приложении к «Государственной системе документационного обеспечения управления» дан перечень типовых сроков исполнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения.
Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены длительные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае необходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.
В сроковом контроле можно выделить текущий контроль, предупредительный и итоговый контроль.
Основными видами контроля являются текущий и предупредительный контроль.
Под текущим контролем понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания исполнителю об истечении срока исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные за контроль исполнения (в небольшой фирме - секретарь) ежедневно, как правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.
Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу показывает, какие дела должны быть завершены сегодня (решение вопроса на заседании, подписание документа, отправка факса и т.д.). Поэтому контроль за сроками исполнения документов - это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков - докладывает об этом руководителю.
В ходе предупредительного контроля составляются сводки и предупреждаются исполнители по документам, срок исполнения которых истекает через 2-3 дня. Сотрудник имеет еще время для решения вопроса.
Очень важна форма проведения контроля. Только ориентация контроля на помощь сотрудникам в организации их работы, а не на выявление недостатков, стремление помочь, напомнить, а не уличить могут обеспечить наибольшую эффективность работы службы контроля.
Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная сотрудником, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., подчеркивает нужность данного работника и его работы. Кроме того, сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число.
Если при получении документа, либо в ходе выполнения документа исполнителем выясняется невозможность его своевременного исполнения, об этом докладывается руководителю подразделения (тому руководителю, резолюция которого имеется на документе или который дал задание исполнителю), который имеет право на перенос срока исполнения документа. Если руководитель продлевает срок исполнения, секретарь в соответствии с его указанием вносит в регистрационную карточку новый срок исполнения.
Вопрос о переносе сроков исполнения документа должен быть поставлен не позднее одного дня до истечения контрольной даты. Перенос срока исполнения задним числом не допускается и, как правило, в принципе невозможен в автоматизированных системах.
Для документов с длительным (несколько месяцев) сроком исполнения, например договоров, могут контролироваться промежуточные этапы исполнения с занесением сведений о ходе исполнения в поле «Ход исполнения» регистрационной карточки документа.
Часто решение вопроса требует последовательной работы над документом нескольких исполнителей или согласования документа с несколькими подразделениями. Например, проект договора должен быть согласован с юридической службой, с бухгалтерией и т.п. В этих случаях должен контролироваться срок нахождения документа у каждого исполнителя. При передаче документа факт передачи обязательно регистрируется. Обычно регистрация проводится секретарем подразделения, передающего документ. Движение документа и даты его передачи отражаются в разделе регистрационной карточки «Движение документа».
При появлении документов с истекшим сроком исполнения их список в тот же день распечатывается и докладывается руководителю.
Если право на. проведение регистрации документов может быть предоставлено широкому кругу сотрудников, то внесение изменений в регистрационную карточку, как правило, осуществляется только одним ответственным работником, секретарем-референтом или начальником канцелярии.
Снятие документа с контроля осуществляется только после полного исполнения документа: выполнения резолюции руководителя, подготовки ответного документа, получения ответа на исходящий документ и другого документированного подтверждения факта исполнения. Результат исполнения документа должен быть записан в регистрационной карточке. Например: направлено приглашение, подписан договор, отправлено письмо со спецификацией продукта и т.п.
В регистрационную карточку также вносятся сведения о дате исполнения документа и указывается номер дела по номенклатуре, в которое подшит исполненный документ.
К итоговому контролю относят аналитическую работу по обобщению исполнительской дисциплины и результатов работы сотрудников подразделения или организации в целом. Итоговый контроль проводится сотрудниками (службой), отвечающими за контроль исполнения, или секретарем фирмы с заданной периодичностью (еженедельно, ежемесячно, ежеквартально). Фактически он представляет собой аналитическое обобщение документооборота, исполнительской дисциплины в организации (фирме) и её структурных подразделениях, дает представление о работе организации в целом. Результаты последующего контроля находят отражение в итоговых количественных и списочных сводках состояния исполнения заданий, т. е. контролируемых документов. Итоговый контроль в обязательном сочетании с предупредительным контролем является средством обеспечения решения производственных и коммерческих задач и в то же время стимулирующим фактором повышения дисциплины служащих.
Формой контроля является периодическое составление обобщающей отчетности по документам организации (фирмы). Это позволяет руководству знать, чем занимается тот или иной сотрудник (подразделение) и как обстоят дела по конкретному направлению деятельности (решению того или иного вопроса).
Форма отчета по контролю
Такая таблица является основой для итогового контроля.
Служба ДОУ организации должна быть готовой оперативно ответить на любой вопрос об информации, содержащейся в документах, о том, что происходит (произошло) с документом в организации.
Для того чтобы обеспечить быстрый поиск информации, выдачу справки по документам, в организациях создаются различного рода информационно-справочные системы. Основой для построения любой информационно-справочной системы является проведение учета и регистрации документов. Информационно-справочная работа организуется, как правило, в той же форме, что и регистрация. Если регистрация документов проводилась с помощью РКК и регистрационной картотеки, то и информационно-справочная работа организуется с помощью справочных картотек. Количество справочных картотек, признаки, используемые при их формировании, зависят от многих факторов: объема документооборота, тематики деятельности организации и соответственно характера поступающих справок, наличия сети подведомственных организаций или постоянных корреспондентов, принятой системы делопроизводства и др. Чаще всего в организациях применяются справочные картотеки, построенные по следующим признакам:
Корреспондентский и географический признаки построения справочной картотеки используются в том случае, если у организации есть большая подведомственная сеть подчиненных ей организаций или она ведет переписку со значительным числом постоянных корреспондентов.
Предметно-вопросный признак (тематический, отраслевой) используется и в построении кодификационных тематических картотек (баз данных по нормативным актам). На каждый отдельный вопрос, содержащийся в тексте нормативного акта, составляется тематическая карточка, поэтому на один нормативный акт составлено несколько тематических карточек. Тематическая кодификационная картотека ведется не в службе ДОУ, а в юридической службе организации. Она ведется постоянно, и все изменения, внесенные в нормативный акт по данному вопросу, вносятся в базу данных (фиксируются на оборотной стороне карточки). Старые записи не уничтожаются. Карточки находятся в кодификационной картотеке до тех пор, пока нормативный акт не будет заменен новым.
Структурный признак построения справочной картотеки применяется тогда, когда отсутствует (или не разработана) тематическая картотека. В какой-то мере справочная картотека, построенная по структурному признаку, дублирует тематическую картотеку, только без той степени детализации, которая присуща тематической картотеке.
Номинальный признак построения справочной картотеки используется для создания информационно-справочного массива по документам, регистрация которых осуществлялась в пределах одного вида. Это, как правило, внутренние документы самой организации и распорядительные документы других организаций.
Алфавитный признак построения справочной картотеки широко используется при организации делопроизводства по обращениям граждан. Буква русского алфавита, являясь рубрикой такой картотеки, представляет собой первую букву фамилии автора жалобы (заявления, предложения).
Справочные картотеки могут делиться на две идентичные части. Рубрики будут одинаковы и в первой, и во второй части, но в первую часть будут устанавливаться РКК на неисполненные документы, а во вторую часть - РКК на исполненные документы, которые после исполнения документа изымают из первой части и переставляют во вторую часть. Это также ускоряет выдачу справки по документам. Внутри каждой рубрики РКК устанавливаются, как правило, по хронологии. Причем для удобства в работе применяется обратный хронологический порядок, т.е. при открытии рубрики первой всегда будет стоять РКК на последний поступивший документ.
Число справочных картотек, их размещение в службе ДОУ и структурных подразделениях зависят от применяемой в организации системы делопроизводства, характера справок и других факторов. Однако технология работы с картотеками по традиционной системе в ручном режиме стандартна.
После заполнения РКК (в 5 экз.) они распределяются следующим образом:
Все картотеки хранятся по месту их формирования после окончания делопроизводственного года еще 1-2 года. Архивный срок хранения РКК согласно Перечню типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, - 3 года, после чего часть из них может быть уничтожена, а часть (РКК на распорядительные документы) может быть передана в ведомственный архив для пополнения там научно-справочного аппарата.
Если регистрация в организации осуществляется в автоматизированном режиме, то возможности информационно-справочной работы значительно расширяются и увеличивается скорость ее проведения. Автоматизированный информационно-поисковый массив ведется в соответствии с применяемым в местах регистрации документов программным обеспечением, единой формой РКК, в которой нормативно закреплен состав показателей, вводимых в ИПС. Также в ГСДОУ приведены правила заполнения этих показателей для обеспечения их однозначного толкования.
Современные системы управления базами данных позволяют быстро выдавать справки по любому из показателей РКК или по их комбинации. Поиск сведений может осуществляться как по документам текущего делопроизводственного года, так и по архивной базе данных, сформированной по документам прошлых лет. Справочные сведения могут выводиться на экран, могут распечатываться в виде РКК. Если поиск осуществляется по группе документов, то печать может осуществляться в табличной форме.
Контрольные вопросы
Эффективное использование информации для принятия решений в учреждениях обеспечивают поисковые системы по документам (базы данных о документах учреждения). Информация о документах, указанная при их регистрации, поступает в поисковую систему, в которую входят картотеки и классификационные справочники.
Служба делопроизводства и секретарь (в небольших учреждениях) с помощью базы данных обязаны обеспечить в случае необходимости быстрый поиск данных о том, у кого, где, на какой стадии подготовки находится документ, в каких документах можно найти информацию по определенному вопросу.
Обязательное условие организации поисковой системы - понятность. Это особенно важно учитывая то, что текучесть кадров в современном делопроизводстве является довольно распространенным явлением. Поисковая система должна соответствовать следующим требованиям:
o наиболее полно раскрывать состав и содержание документов;
o обеспечивать оперативный поиск документов, информации, контроль за их выполнением.
Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов - главная задача службы делопроизводства.
Вместе с документами на хранение в архив учреждения передаются и поисковые системы.
Информационно-справочная работа, как и регистрация документов, может быть организована традиционно - в виде справочных картотек, а также в автоматизированном режиме.
В случае применения карточной формы регистрации документов печатается необходимое количество РКК, из которых можно составить такие самостоятельные картотеки:
o справочные (по корреспондентам, видам документов, их авторами и т.п.);
o контрольные (по срокам выполнения, исполнителям и т.п.);
o кодификационные, или тематические (нормативно-правовые акты, распорядительные документы и т.д.);
o по обращениям граждан;
o алфавитные.
Количество картотек в учреждении определяется степенью централизации регистрационных и поисковых операций, а также конкретными условиями деятельности учреждения.
Ручная картотека - это ящик или несколько ящиков, в которых в определенной последовательности расположены карточки. Для регистрации разных категорий документов целесообразно изготавливать карточки разного цвета или же на верхнем берегу обычных карт делать специальные отметки цветными полосами. Разделы и рубрики картотеки отделяются друг от друга картонными или пластмассовыми разделителями, на которых указываются названия разделов или индексы рубрик. Размещение карточек в рубриках осуществляется по алфавиту, подчиненности, степени важности и т.д.
Картотеки организовывают за разными схемами. их построение зависит от структуры учреждения, степени централизации справочной работы, характера информационных запросов, их количества и других факторов. Так, в случае применения централизованной системы регистрации документов справочные картотеки формируются в службе делопроизводства; децентрализованная система предусматривает формирование картотек в структурных подразделениях, смешанная - в службе делопроизводства и в структурных подразделениях.
Справочные картотеки являются основными видами картотек в учреждениях. В этих картотеках РКК группируются (систематизируются) по следующим признакам:
o алфавитной (с фамилиями, названиями объектов или предметов);
o географической (по названиям административно-хозяйственных единиц);
o корреспондентской (по названиям учреждений, с которыми ведется переписка);
o номинальной (по названиям видов документов);
o предметно-вопросительной или тематической (согласно содержанию документов или сферы деятельности, к которой относятся документы);
o структурной (по принадлежности документов до структурных подразделений учреждения);
o хронологической (по датам поступления документов, их исполнения, подписание, отправка).
При формировании картотек возможно сочетание различных поисковых признаков.
Справочная картотека, как правило, состоит из двух частей: неисполненные и исполненные документы.
Первая часть предназначена для фиксации и поиска сведений о документах в процессе их выполнения и в случае необходимости обеспечивает контрольную функцию. Карточки в ней могут систематизироваться по исполнителям, структурными подразделениями, корреспондентами или сроками исполнения документов.
По мере исполнения документов карточки с соответствующими отметками перемещают из первой части картотеки разделов и рубрик второй части.
Вторая часть картотеки предназначена для поиска уже исполненных документов и строится по производственно-отраслевой схеме, отражающей направления, функции и вопросы деятельности учреждения. Карты во второй части картотеки систематизируются, как правило, по номенклатуре дел. Разделы и рубрики картотеки соответствуют при этом разделам и статьям номенклатуры дел. Главным поисковым признаком документа является его содержание.
в Зависимости от видов (групп) документов, регистрируются, формируют отдельные справочные картотеки входящих документов, инициативных исходящих документов, обращений граждан, нормативно-правовых актов, распорядительных документов и т.д.
Формирование картотек входящих, исходящих и внутренних документов осуществляется по хронологическому признаку.
Справочные картотеки создают отдельно на каждый календарный год. В оперативной работе применяют также картотеки за текущий и прошлый годы. Общий срок хранения карточек - три года.
Контрольные (срочные) картотеки предназначены для осуществления контроля за сроками исполнения документов. На разделителях их рубрик могут быть проставлены календарные числа месяцев, названия структурных подразделений и фамилии исполнителей. Порядок формирования контрольной (срочной) картотеки изложены в подразделе 3.2.4.4.
Тематические (кодификационные) картотеки, наиболее полно раскрывают содержание документов, создающих нормативно-правовые акты органов высшего уровня, распорядительные документы учреждения, договоры и т.п. Для формирования таких картотек составляется отдельная карточка на каждый вопрос, предмет, отраженные в тексте документа, поэтому один документ, в зависимости от его содержания, может быть расписан на нескольких карточках. Информация систематизируется в соответствии с рубрик внутрисистемного классификатора вопросов деятельности учреждения.
Картотеки нормативно-правовых актов и распорядительных документов формируются предметно-вопросительной (тематическому) признаку и по хронологии. В такой картотеке карточки держат до замены документов новыми.
Тематические картотеки используются только со справочной целью, их не применяют как контрольные картотеки.
Картотеки по обращениям граждан систематизируются по алфавиту фамилий заявителей.
Повышение эффективности поисковой системы достигают путем разработки таких классификационных справочников:
o классификатора вопросов деятельности учреждения;
o классификатора видов документов;
o классификатора корреспондентов;
o классификатора резолюций;
o классификатора исполнителей;
o классификатора результатов исполнения документов;
o номенклатуры дел.
в настоящее время в учреждениях получают распространение автоматизированные системы регистрации документов, что дают возможность заполнять регистрационные формы на компьютере и одновременно создавать базу данных по документам учреждения. В автоматизированных поисковых системах, как правило, поиск информации производится централизованно на автоматизированных местах регистрации и обработки информации. Пользователь должен иметь возможность получить информацию по всем или нескольким реквизитам регистрации, знать о местонахождении документа на определенный час. Справки выдаются:
o по конкретному документу - где находится, стадия подготовки, результат исполнения, место хранения;
o за темой (содержанием) - о конкретный документ, группа документов;
o по регионам - по стране, области, городу, району.
Для поиска документа или группы документов могут указываться следующие реквизиты:
o входные" исходящие, внутренние документы (поиск может вестись как отдельно по каждой категории, так и по всем трем группам документов);
o вид документа (письмо, поручение, приказ, договор и т.п.);
o приблизительные хронологические рамки поиска (по дате поступления или (для внутренних документов) подписание документа);
o регион, по которому ведется поиск (страна, область);
o организация (корреспондент/адресат);
Поиск сведений относительно конкретного документа можно осуществлять, задав его номер. К тому же, поиск может производиться по неисполненным документам, по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также, в случае необходимости, по архивной базой данных (документы предыдущих лет).
Информация о документе отображается на экране, при необходимости распечатывается регистрационная форма. Если речь идет о группе документов, то результаты поиска отображаются на экране и распечатываются в табличной форме.
В случае поиска неисполненного документа результатом поиска является информация о том, в каком структурном подразделении (у которого исполнители) документ находится на время поиска. Если документ выполнен, то на экране отображается информация о его местонахождении.
РЕФЕРАТ
по дисциплине
«Делопроизводство и корреспонденция
счетов»
на тему:«Информационно
– справочная работа»
2011
Содержание
1. Информационно
- справочные документы: акт, протокол,
докладная записка, объяснительная
записка, справка, письма, телеграмма....……………3
2 . Информационно-справочная
работа по документам…………………….… .8
3.Отличительные
особенности информационно- поисковой
работы в автоматизированных
системах……………………………………………..….. .10
Список
литературы…………………………………………………… ………………14
1
Информационно - справочные
документы: акт, протокол,
докладная записка,
объяснительная записка,
справка, письма, телеграмма
Большинство
документов, создаваемых учреждениями,
являются информационно - справочными.
Информационно
- справочные документы
–
это совокупность документов, содержащих
информацию о фактическом положении дел,
служащих основанием для принятия решений,
издания распорядительных документов.
Виды
информационно - справочных
документов:
2 Информационно-справочная работа по документам
Одна из главных целей регистрации – создание базы данных о документах организации. Служба документационного обеспечения управления (или секретарь в небольшой организации) на основе этой базы данных обязаны ответить на вопросы двух типов:
