Приказ представляет собой правовой акт, издаваемый единоначально первым лицом организации, ее руководителем. Умение следовать правилам оформления приказов и составлять их максимально точно напрямую влияет на эффективность управленческой деятельности. Данный документ должен четко ставить задачу, определять временные рамки и ответственность сотрудников. С него начинается любое административное действие, поэтому так важно знать все тонкости его оформления.
Большинство компаний, вне зависимости от области деятельности и формы собственности, издает внушительное количество организационно-распорядительной документации. Приказ является одним из основных ее представителей. Правила оформления приказов в небольших компаниях зачастую возлагают ответственность за составление подобных актов на одного человека.
Если же предприятие обладает сложной структурой, большим штатом и разветвленной системой управления, может понадобиться разделение ответственности между разными службами.
Согласно практическим правилам современного делопроизводства, в организационно-распорядительной деятельности выделяют три основных вида распоряжений, каждое из которых отличается своими тонкостями оформления:
Эта группа предназначена для документирования трудовых отношения работодателя и его сотрудников. Правила их оформления определены на законодательном уровне. Унифицированные формы этих документов разрабатываются по постановлениям Правительства РФ и утверждаются органами статистики. Данный вид документации сопровождает такие кадровые процессы как прием на работу, изменение должности, предоставление отпуска, поощрение или наложение взыскания, направление в командировку, увольнение.
К этому виду принадлежат документы, касающиеся правил внутреннего распорядка, эксплуатации помещений и зданий, внутренней связи, транспортного обслуживания и охраны. Их задача - поддерживать организацию в работоспособном состоянии, позволяют оперативно решать текущие вопросы.
Данная группа отражает административные решения руководства компании, реализует вертикальные принципы управления объектами. Тематика подобных документов определяется организационно-правовой формой компании и спецификой ее деятельности. В основном они затрагивают вопросы производственной деятельности, планирования, финансирования, реализации продуктов, внешнеэкономических связей и т.д.
Скачайте документы по теме:
В настоящее время в действующем законодательстве не определена единая унифицированная форма этого вида организационно-распорядительной документации. Правила ее оформления регламентируются лишь рядом нормативных документов: госстандартами и методическими рекомендациями.
Часть из них носит исключительно рекомендательный характер и дает работодателю право самостоятельно разрабатывать и утверждать форму данного акта в собственном делопроизводстве. Это позволяет учесть специфику деятельности компании и ее организационной структуры, оптимизировать делопроизводственные процессы, исходя из потребностей организации.
Разработанные в учреждении правила оформления необходимо закрепить в локальном нормативном акте - инструкции по делопроизводству .
Среди нормативных актов, регламентирующих правила подготовки распоряжений можно выделить:
Действующая нормативная база по делопроизводству содержит ряд рекомендаций по оформлению приказов . Однако правила их подготовки в конечно счете определяются делопроизводителем самостоятельно. Обязательным считается лишь состав реквизитов, придающих документу юридическую силу. В принятый перечень реквизитов входят:
Правила оформления приказа, утвержденные локальным нормативным актом, могут содержать требования к его структуре. В документе принято выделять две основные части, каждая из которых выполняет определенные функции:
Констатирующая
Обосновывает распорядительные действия, предусмотренные акте. Обоснованием для поручений может служить необходимость реализации целей и поставленных перед компанией задач, внутренний нормативный акт, решения вышестоящих административных подразделений или коллективных органов управления (совета директоров), нормативные акты государственного или муниципального уровня. Эта часть служит пояснением к основному тексту и обосновывает принятое управленческое решение.
Констатирующая преамбула может быть опущена в случае, если административное решение не нуждается в дополнительных пояснениях.
Распорядительная
Содержит конкретные поручения руководства, которые строятся по принципу: “кому?”, “что?” и “когда?” необходимо сделать. Оформление этой части начинается со слова “ПРИКАЗЫВАЮ”, которое располагается на отдельной строке и набирается прописными буквами. Таким образом, распорядительная часть содержит сведения о поручениях руководителя, должностях и фамилиях исполнителей, необходимых сроках выполнения. Сроки не указываются, если распоряжение носит регулярный характер.
Читайте также:
Утвержденные Инструкцией по делопроизводству правила оформления приказов могут регламентировать порядок их регистрации. В большинстве случае по каждому виду распорядительных актов ведутся отдельные журналы регистрации. Отметим, что единой унифицированной формы такого журнала законом не предусмотрено.
Утвержденный Росархивом перечень типовых управленческих документов устанавливает следующие сроки хранения распорядительной документации:
Некоторым документам может назначаться срок хранения «До минования надобности». Как правило, это акты по основной деятельности, присланные для сведения и выделенные в отдельный массив документооборота.
Основное отличие оформления приказов по основной деятельности от кадровых распорядительных актов состоит в том, что для последних законом предусмотрен ряд унифицированных форм. Они утверждены Постановлением Госкомстата России №1 от 05.01.2004. Несмотря на то, что с 1 января 2013 года их использование носит рекомендательный характер, многие работодатели используют их в качестве основы для разработки собственных форм.
Унификация организационно-распорядительной документации помогает упорядочить делопроизводство в кадровой сфере, облегчает компьютерную обработку документов. Благодаря ей достигается однообразие в строении актов, что избавляет кадровых служащих от сомнений при выборе оптимального варианта составления распорядительной части. Распоряжения руководства по личному составу должны характеризоваться максимальной конкретикой.
Они отражают трудовые отношения, следовательно, должны быть четкими и точными.
Правила оформления распоряжений по основной деятельности отличаются тем, что уровень унификации данных документов гораздо ниже. Их практически невозможно точно классифицировать. Иногда принадлежность акта к этому виду документации определяется лишь методом исключения.
Приложение к приказу оформляется, когда акт сопровождает большой массив информации. Как правило, в приложения включают дополнительные справочные или документационные материалы: схемы, графики, инструкции, положения. В некоторых случаях приложением может являться утверждаемый распорядительным актом документ (положение, правила, инструкция). Об этом нужно сделать обязательную отметку в распорядительной части основного документа.
Каждое приложение к основному документу должно быть пронумеровано в верхнем углу листа. На каждой странице печатают слово «Приложение» с порядковым номером страницы. Если приложений несколько, используется единая сквозная нумерация, объединяющая дополнительные материалы с основным текстом.
О бычно весь массив приказов организации принято разделять на два потока: по основной деятельности и по личному составу. За первые отвечает служба ДОУ, вторые, как зеницу ока, бережет отдел кадров. Помимо функционального назначения между этими видами приказов есть еще одно существенное различие, а именно - срок их хранения.
Обратимся к Перечню типовых управленческих архивных документов (см. ниже по тексту его фрагмент со статьей 19; далее - Перечень 2010 года). И увидим, что приказы по основной деятельности хранятся постоянно, тогда как по личному составу, за редким исключением, 75 лет. И тут же обнаруживается, что Перечень выделяет третий вид приказов - по административно-хозяйственным вопросам, хранить которые предлагается в течение 5 лет.
При этом ни один из российских нормативных актов по ДОУ не содержит информации, касающейся различий между приказами по основной деятельности и приказами по административно-хозяйственным вопросам. Приказы по личному составу тоже не всегда легко отделить от приказов по основной деятельности. У делопроизводителей возникает закономерный вопрос: к какой категории отнести тот или иной приказ? Ведь от этого зависят срок, место и условия хранения документа.
Вновь обратимся к Перечню 2010 года. Его раздел 10 целиком посвящен административно-хозяйственным вопросам . Целесообразно определить круг тем соответствующих приказов на основе этого раздела.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Министерства культуры от 25.08.2010 № 558)
Перечень к ним относит:
При этом не стоит забывать, что первый пункт данного списка тесно связан с трудовыми отношениями с работниками. Так, если решено привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение упомянутых правил, то приказ об этом уже будет относиться к категории «по личному составу».
Задача приказов по личному составу - отразить решения руководителя, касающиеся кадровой политики организации . Все приказы по трудовым отношениям с работником (работниками) , являются приказами по личному составу, они отражают прием, перемещение и увольнение, поощрения и наказания, персональные данные и т.п.
Обратите внимание на один важный момент:
А далее в статье речь пойдет только об оформлении приказов по общим правилам, сложившимся для организационно-распорядительных документов. По ней всегда составлялись приказы по основной деятельности и административно-хозяйственным вопросам. Эту форму в отношении кадровых приказов называли раньше «произвольной» (ведь часть из них и до 2013 года составлялась по ней).
Перечислить тематику приказов по основной деятельности не представляется возможным: она слишком обширна и во многом зависит от специфики деятельности организации. Основные категории таких приказов и примеры к ним мы привели в Таблице 1.
Таблица 1
Свернуть Показать
Таким образом, для определения вида приказа остается метод исключения: если документ составлен не по административно-хозяйственному вопросу и не документирует трудовые отношения с работником или группой работников, то он считается приказом по основной деятельности.
Правила создания приказов на федеральном уровне описаны в документах:
Однако никто не запрещает коммерческим компаниям пользоваться всеми этими документами, чтобы довести качество своих делопроизводственных процессов до должного уровня. На основе перечисленных документов рекомендуется составить собственные правила подготовки приказов и закрепить их в Инструкции по делопроизводству (см. Пример 1).
В указанной нормативной базе содержится состав реквизитов приказа и правила их оформления. Рекомендации для органов исполнительной власти и Инструкция ФТС разъясняют также порядок подготовки совместных приказов.
Пример 1
Фрагмент Инструкции по делопроизводству организации, посвященный созданию приказов
Свернуть Показать
5. Подготовка и оформление приказов
5.1. Приказами оформляются решения по оперативным, организационным, кадровым, административно-хозяйственным и другим вопросам внутренней работы ООО «Скала» (далее - Компания).
5.2. Проекты приказов подготавливаются структурными подразделениями Компании как на основании указаний генерального директора, так и в инициативном порядке. Проекты приказов по кадровым вопросам подготавливает отдел кадров Компании на основании соответствующих представлений.
5.3. Приказы подписываются генеральным директором Компании, а в его отсутствие - лицом, замещающим его. В случае инициативного представления проекта приказа он сопровождается справкой, которая содержит краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также информацию о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован.
5.4. Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы (Приложение 1) в двух экземплярах.
5.5. Приказ имеет следующие реквизиты: наименование организации; вид документа (ПРИКАЗ), дата, регистрационный номер, место составления (издания) документа, заголовок к тексту, текст, подпись должностного лица, визы согласования, отметка об исполнителе.
5.5.1. Заголовок к тексту приказа должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится.
5.5.2. Текст приказа отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
5.5.3. Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «во исполнение» и др. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.
Преамбула отделяется от распорядительной части словом «приказываю», которое пишется с новой строки прописными буквами. После него ставится двоеточие.
Распорядительная часть приказа содержит поручения с указанием исполнителя (исполнителей) и сроков исполнения.
Распорядительная часть приказа делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Один пункт должен соответствовать одному поручению. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения Компании или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части содержит сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль исполнения приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта начинается словами «Признать утратившим силу…».
5.5.4. Визы включают должности визирующих лиц, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Визы проставляются на обороте последнего листа приказа или на отдельном листе согласования (визирования).
5.5.5. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля.
5.5.6. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и внутренний четырехзначный номер его телефона. Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
5.6. Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечисляются в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
5.7. Приложения к приказу визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
5.8. Приказ печатается шрифтом Times New Roman. Размер шрифта для всех реквизитов, кроме наименования организации и наименования вида документа, - 12. Наименования организации и вида документа набираются прописными буквами и выравниваются по центру; размер шрифта - 16, начертание - полужирное.
5.9. На обороте последнего листа проекта приказа, представленного на согласование, проставляется виза исполнителя и руководителя структурного подразделения, которое разрабатывает данный проект.
5.10. Все проекты приказов проходят юридическую (правовую) экспертизу в юридической службе Компании.
5.11. Проекты приказов, затрагивающие финансовые правоотношения, подлежат согласованию с бухгалтерией Компании.
5.12. Структурные подразделения рассматривают проекты приказов в течение двух рабочих дней, следующих за днем их поступления на правовую (юридическую) экспертизу или согласование.
5.13. Возражения и замечания к проекту приказа излагаются на прилагаемой к проекту справке. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.
5.14. Внесение изменений в подписанный приказ, а также в согласованный проект документа не допускается.
5.15. Ответственность за качественную подготовку проектов приказов, их правовую (юридическую) экспертизу и согласование несут руководители структурных подразделений Компании, которые разрабатывают проекты приказов.
5.16. Контроль правильности оформления проектов приказов осуществляет канцелярия.
5.17. Подписанные генеральным директором приказы направляются в канцелярию для регистрации. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, личному составу и административно-хозяйственным вопросам нумеруются отдельно с присвоением номерам буквенных индексов:
ОД - приказы по основной деятельности,
ЛС - приказы по личному составу,
АХ - приказы по административно-хозяйственным вопросам.
Буквенные индексы пишутся после порядкового номера приказа и отделяются от него косой чертой, например: 123/ОД.
Датой приказа является дата его подписания.
5.18. Один экземпляр приказа передается исполнителю. Второй остается в канцелярии и помещается в дело.
5.19. Ответственность за составление указателя рассылки приказа всем заинтересованным лицам несет руководитель структурного подразделения, которое разработало проект приказа. Ответственность за ознакомление с приказом заинтересованных работников, согласно указателю рассылки, несет начальник канцелярии.
По расположению реквизитов бланк приказа может быть продольным или угловым (центрированным или флаговым). Подробно со всеми этими вариантами оформления мы разбирались в предыдущем номере журнала. А далее в этой статье будем придерживаться продольного расположения реквизитов, чтобы уделить больше внимания другим важным аспектам оформления.
Варианты грамотного оформления различных видов бланков и правила работы с ними описаны в статье «Фирменный бланк организации по всем правилам делопроизводства »
В Примере 2 показан бланк приказа, образец которого содержится в ГОСТе Р 6.30-2003 на рисунке Б.5.
Пример 2
Свернуть Показать
В Примере 2 мы видим бланк приказа:
Кроме того, ни один приказ не обходится без следующих реквизитов:
Реже в приказ вносятся:
В бланке приказа указывается полное наименование организации (в т.ч. полностью организационно-правовая форма), а ниже в скобках - сокращенное наименование, если таковое имеется и закреплено в Уставе (в Примере 2 это аббревиатура «ВНИИДАД», в Примере 4 - ЗАО «СПК-Самара»).
Если имеется вышестоящая организация (или приказ издается обособленным подразделением), то ее сокращенное (или полное, если нет сокращенного) наименование указывается над наименованием организации-автора (в Примере 2 это «РОСАРХИВ»). Желательно наименование вышестоящей организации и автора документа все-таки отделять друг от друга пустой строкой (как в Примере 4).
При издании одного совместного приказа несколькими равнозначными организациями их наименования располагаются на одном уровне (Примеры 3 и 16). Если одна из организаций вышестоящая, то она указывается на приказе выше нижестоящей (Пример 17).
Пример 3
Свернуть Показать
Наименование вида документа (слово «ПРИКАЗ») принято писать по центру прописными буквами через 2-4 межстрочных интервала после наименования организации.
Этот реквизит располагается ниже отметок для регистрационного номера и даты документа и используется в том случае, если в название организации не включено место ее расположения (сравните фрагменты, выделенные оранжевым в Примерах 4 и 5). Аналогичным образом данный реквизит опускается в письмах, т.к. место издания документа там детализируется в справочных данных организации (в виде ее полного адреса местонахождения, вплоть до дома или офиса).
Буква «г.» перед названием города опускается только у Москвы и Санкт-Петербурга, т.к. они являются еще и субъектами РФ.
Пример 4
Свернуть Показать
Пример 5
Свернуть Показать
Заголовок к тексту документа должен отражать его содержание. Согласно Методическим рекомендациям к ГОСТу Р 6.30-2003 заголовок приказа отвечает на вопрос «о чем?» («о ком?»). В это короткое предложение следует уместить предмет приказа (тему, вопрос) и действие, которое следует произвести над ним. Образцы заголовков представлены выше, в Таблице 1.
Заголовок набирается шрифтом того же размера, что и основной текст приказа, точка в конце не ставится.
Что касается выравнивания заголовка, то мнения ГОСТа Р 6.30-2003 и Методических рекомендаций для органов исполнительной власти разошлись. Первый предлагает выравнивать заголовок по левому краю, второй, как и Инструкция ФТС, - по центру (при условии использования продольного бланка). Учитывая добровольный характер применения этих нормативных документов, организации вправе выбрать тот способ расположения заголовка, который им нравится (федеральных органов исполнительной власти, таможенной службы и учреждений, на которых распространяются правила делопроизводства в упомянутых органах, это не касается). По нашему мнению, краткие заголовки лучше смотрятся выровненными по левому краю, а длинные, занимающие несколько строк, - центрированными.
Текст приказа принято делить на две части: констатирующую и распорядительную. В констатирующей части содержится обоснование к приказу либо описание причин его создания. Если приказ создается во исполнение нормативного документа, об этом необходимо упомянуть в констатирующей части:
Пример 6
Образцы констатирующей части приказа
Свернуть Показать
«В целях оптимизации системы делопроизводства» или
«Во исполнение п. 4.3.12 приказа Министерства транспорта от 01.11.2013 № 123-4»,
«В целях приведения работы по приему, регистрации и направлению в работу обращений граждан в соответствие с Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».
За констатирующей частью текста следует слово «ПРИКАЗЫВАЮ» («ПРИКАЗЫВАЕМ» в совместных распорядительных документах). Оно набирается прописными буквами («ПРИКАЗЫВАЮ») или же строчными вразрядку («п р и к а з ы в а ю») с новой строки. При этом запятая перед этим словом не ставится (если ее наличия не требует пунктуация констатирующей части текста), а после него следует двоеточие.
Распорядительная часть приказа состоит из нескольких пунктов. Каждый их них содержит описание какого-либо действия в рамках достижения цели документа. Действия могут иметь форму поручения с указанием конкретного исполнителя и срока исполнения.
Подчеркнем: в каждом пункте приказа должно содержаться одно задание, у которого должен быть только один исполнитель и только один срок. Если поручение дается группе работников (рабочей группе), ответственным назначается ее руководитель. Когда поручение носит регулярный характер, срок исполнения и ответственное лицо не указываются.
В последнем пункте обязательно называется должностное лицо, которому поручается контроль исполнения приказа. Если приказ касается всей организации, контроль оставляет за собой подписант - генеральный директор (см. Примеры 15 и 16).
В отличие от деловых писем, в распорядительных документах ссылку на приложение принято помещать прямо в текст документа, например:
Свернуть Показать
1. Утвердить и ввести в действие с 09.01.2014 Инструкцию по делопроизводству (Приложение № 1).
Встречаются разные способы указания приложений в скобках прямо в тексте приказа, все они корректны. Просто стремясь к единообразию, лучше выбрать какой-то один вариант и придерживаться его в своих документах, закрепив, например, в Инструкции по делопроизводству:
Что касается оформления самого приложения, то в правом верхнем углу первого листа ставится отметка «Приложение №», а далее указывается, к какому распорядительному документу оно относится. Если у приказа только одно приложение, то оно не нумеруется. Допускается набирать слово «ПРИЛОЖЕНИЕ» прописными буквами, а отметку на прилагаемом документе центрировать относительно самой длинной строки (см. Пример 8).
Пример 8
Свернуть Показать
Если же приложение утверждается распорядительным документом, то, казалось бы, можно оформить в его «шапке» и гриф утверждения, но тогда появляется бессмысленное задвоение информации об утверждающем документе. Поэтому в данных случаях избавляются от отметки с номером приложения (показанной в Примере 8) и оставляют только гриф утверждения (показан в Примере 9).
Пример 9
Свернуть Показать
Нормативные документы не требуют размещения в приказах реквизита «Отметка об исполнителе». Практика, в свою очередь, показывает, что работникам организации зачастую нужно связаться именно с исполнителем, а не с подписантом распорядительного документа. В самом деле, топ-менеджерам крупных компаний для подписания приказов (особенно однотипных) достаточно наличия всех нужных виз согласования, а в суть вопроса они могут и не вникать. Рядовым же сотрудникам может потребоваться консультация именно того коллеги, кто работал над текстом. Для совместных приказов значение отметки об исполнителе еще более возрастает. Поэтому мы считаем оправданным введение организацией в свои приказы реквизита «Отметка об исполнителе» и предлагаем располагать его в нижнем левом углу оборотной стороны документа, набирая более мелким шрифтом относительно основного. Указать достаточно инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона (для приказов по организации достаточно и внутреннего) (см. Пример 15).
Зачастую перед подписанием генеральным директором распорядительный документ проходит процедуру согласования.
В результате внешнего согласования на документе оформляют гриф согласования , а в результате внутреннего согласования у должностных лиц своей организации - визу. Виза содержит краткую должность (без указания организации), подпись с расшифровкой визирующего лица и дату (Пример 11); а гриф согласования - еще и слово «СОГЛАСОВАНО», должность в нем указывается полностью, включая наименование организации (Пример 10). Распорядительные документы обычно проходят внутреннее согласование.
Визы и грифы согласования ГОСТ Р 6.30-2003 рекомендует оформлять ниже подписи на лицевой стороне приказа .
Пример 10
Свернуть Показать
Пример 11
Свернуть Показать
Но есть и иные варианты их размещения, например, на обороте приказа (см. Примеры 15 и 16). Если там же располагаются подписи об ознакомлении с изданным приказом, то перед группой виз тоже следует написать слово «Согласовано». Если список визирующих известен заранее, то при подготовке проекта документа рекомендуем указать их должности и фамилии, чтобы им осталось только расписаться и поставить дату. Согласование проект проходит сначала у нижестоящих должностных лиц и постепенно «поднимается» выше, чтобы вышестоящие лица видели мнения своих подчиненных.
Допускается оформлять визы на отдельном листе - так называемом листе согласования (его образец см. в Примерах 13 и 14).
Если же проект приказа не согласован должностным лицом, то он не оформляет визу до внесения в проект нужных ему исправлений либо оформляет ее ниже текста замечаний или фразы «Замечания прилагаются» (в последнем случае они оформляются на отдельном листе). Проект считается согласованным, когда замечаний к нему у согласующих лиц не осталось. Хотя наличие виз - это только информация/сигнал для того, кто подписывает документ. Его судьбу решает подписант (лист согласования прилагается к проекту распорядительного документа, передаваемого на подпись уполномоченному лицу).
Пример 12
Свернуть Показать
Пример 14
Свернуть Показать
Оформление реквизита «Подпись» на распорядительных документах происходит стандартным образом. В его состав входит наименование должности подписанта, личная подпись и расшифровка, в которой первыми указываются инициалы, затем фамилия (Пример 15).
В совместных приказах подписи располагают на одном уровне. Логично выстроить подписи в том же порядке (слева направо), в каком в «шапке» приказа фигурируют стороны, его составившие (см. Пример 16). Допускается также выстраивать последовательность подписантов по алфавиту.
После подписания приказ подлежит регистрации: документу присваивается регистрационный номер и фиксируется дата его подписания.
Дата традиционно оформляется двумя способами:
Регистрационный номер может быть простым порядковым номером документа по журналу регистрации, а может и дополняться различными буквенными и (или) цифровыми индексами (например, номером дела по номенклатуре, индексом подразделения-автора и т.п.). Если организация предпочитает отдельно регистрировать приказы по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам (не говоря уже о приказах по личному составу, отдельная регистрация которых вменяется в обязанность), к номерам могут присоединяться соответствующие буквенные сокращения: ОД, АХ, ЛС. Индексы отделяются от порядкового номера косой чертой или дефисом.
Совместным приказам каждый автор присваивает свой номер, а дата регистрации у них, как правило, совпадает (см. Пример 16). При этом на приказе номер первого автора (он расположен выше или левее второго) указывается до косой черты, а номер второго - после.
В будущем, ссылаясь на приказ (как, впрочем, и на любой другой документ), необходимо писать: «приказ ООО «Трансформатор» от 17.01.2014 № 11», т.е. сначала воспроизводить дату регистрации и потом номер, а не наоборот. На совместный приказ ссылка будет такой: «приказ ООО «Дом мебели» и ООО «Персонал» от 20.01.2014 № 43 / 12», при этом у ООО «Дом мебели» данный документ зарегистрирован под № 43, а у ООО «Персонал» - под № 12.
Пример 15
Внутренний приказ (с визами согласования и результатами ознакомления на обороте)
Свернуть Показать
Оборотная сторона внутреннего приказа
Со многими распорядительными документами должны быть ознакомлены те работники, которых непосредственно касается изданный приказ. Например, если создается рабочая группа, с изданным приказом нужно ознакомить всех ее членов, а с некоторыми приказами требуется ознакомить абсолютно всех работников организации. Этого требует, в частности, Трудовой кодекс РФ: согласно ст. 22 работодатель обязан знакомить работников под личную подпись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью.
Если ознакомить с приказом нужно всего нескольких человек, это можно сделать прямо на оригинальном экземпляре документа. Тогда при подготовке проекта на его оборотной стороне можно заранее подготовить место для ознакомления (см. Примеры 15 и 16). Если число лиц значительно, то можно составить отдельный лист ознакомления.
Ознакомление заинтересованных работников с приказом нужно произвести как можно быстрее после того, как документ будет зарегистрирован.
Пример 16
Совместный приказ равнозначных организаций (с результатами согласования и ознакомления на обороте)
Свернуть Показать
Оборотная сторона совместного приказа
Пример 17
Свернуть Показать
Деятельность любого успешного предприятия или организации строится по единым правилам, которые обеспечивают выполнение стоящих перед ними задач. Их деятельность немыслима без эффективного функционирования структурных подразделений, их взаимодействия и строгой подчиненности.
Для обеспечения решения таких задач руководители предприятий издают нормативные документы в виде приказов (распоряжений).
По правилам ведения делопроизводства такие документы подразделяются на несколько групп:
В настоящей статье мы рассмотрим распоряжения, которые касаются к основной деятельности предприятия. К основной деятельности предприятия, с точки зрения делопроизводства, относятся следующие вопросы:
Сразу отметим, что единая форма приказа по основной деятельности отсутствует. На крупных предприятиях, особенно государственных, существуют утвержденные вышестоящим органом образцы приказов по основной деятельности. Для небольших и частных предприятий такая унификация отсутствует, но распорядительные документы по основной деятельности весьма важны, так как в конфликтных ситуациях позволяют оценить (доказать в суде) правомочность действий руководителя. Посмотрим, как оформить приказ правильно. Часто техническую работу по подготовке этих документов, руководители возлагают на секретариат. Поэтому для сотрудников секретариата знание того, как написать правильно приказ (образец) это необходимый навык.
Приказ по основной деятельности, как и любой другой, должен содержать реквизиты предприятия, дату и место составления, дату введения в действие, основное содержание, подписи лиц, обязанных с ним ознакомится. Ниже мы приводим образец составления приказа по организации нового структурного подразделения.
Читайте также: Уведомление об изменении существенных условий труда: образец
ПРИКАЗ №12
В связи с увеличением объема работ по контролю качества продукции и созданием сертифицированного аналитического центра
Приказываю:
Приложение
— Положение об отделе технического контроля
— Должностная инструкция начальника отдела технического контроля.
Директор ООО «Контрекс» ______________ Смирнов В.Р.
С приказом ознакомлены:
Покажем также, как составить приказ (образец) по расследованию несчастного случая.
Общество с ограниченной ответственностью «Контрекс»
ПРИКАЗ №24
О создании отдела технического контроля
В связи с травмой, полученной такелажником Сомовым Иваном Ивановичем (акт №1 от 11 февраля 2017 года) по выполнении погрузки насоса в цехе №1
Приказываю:
— начальника цеха №2 Егорова Александра Ивановича;
— инженера Васильевой Татьяны Ивановны.
3. Контроль исполнения приказа беру на себя.
Если директору (или собственно любому должностному лицу) предстоит командировка, он внезапно заболел или возникла иная причина его временного отсутствия на рабочем месте, то пришло время составить приказ на временное исполнение обязанностей. Требуется издать приказ на замещение даже в случае совсем небольшого отпуска, потому что существует такое понятие как правомерность подписания документов первым (вторым) лицом организации. [...]
Бывают случаи, когда требуется составить приказ о внесении изменений в приказ, уже изданный и в полной мере действующий. Эта тема достаточно пересекается с другой – как оформить приказ об отмене приказа. О порядке составления и оформления приказов по основной деятельности и действиях по их согласованию и регистрации уже детально было изложено в отдельных статьях. В [...]
Для разрешения оперативных вопросов руководитель организации может издавать распоряжение (образец оформления приведен ниже). Распоряжение обычно затрагивает интересы небольшого числа работников, имеет ограниченный и обозримый срок действия. Подготовка и оформление распоряжения проводится почти так же как приказов по основной деятельности, а также имеет смысл прочитать публикацию о порядке согласования и регистрации приказов. Все эти вопросы были [...]
Давайте рассмотрим, как правильно составить приказ об отмене другого приказа. В практической деятельности может возникнуть ситуация, когда требуется отменить или внести изменения в приказ организации (отдельный его пункт). Данные действия возможно произвести только изданием другого приказа. При этом требования к оформлению стандартные – используют бланк приказа с установленным комплексом реквизитов, следуют заведенному порядку составления, согласования [...]
В идеальном случае инструкция по делопроизводству должна быть разработана и утверждена приказом руководителя в каждой организации, даже в небольших фирмах. Так как она устанавливает: внутренние правила работы с документами в соответствии с действующими законодательными и правовыми нормативными актами, ответственность за работу с документами. Поэтому инструкция по делопроизводству предназначена для всех сотрудников организации, работающих с документами, [...]
Приказ о проведении инвентаризации составляется по единому образцу, в котором в обязательном порядке всегда должна отражаться информация: Состав инвентаризационной комиссии, Что конкретно подлежит инвентаризации – имущество, обязательства, Срок проведения – дата начала и окончания, Причина – проверка, переоценка, смена материально-ответственного лица и др., Срок поступления материалов по инвентаризации в бухгалтерию.
Приказ по основной деятельности принадлежит к системе организационно-распорядительной документации. Ни одна организация не может обойтись без приказов. Это, в первую очередь, метод эффективного обозначения задачи, во вторую – способ контроля. В этой статье рассмотрим в качестве образца приказ, в котором исполнители получают задание разработать инструкцию по делопроизводству. Проанализируем пример детально и проговорим каждую смысловую часть приказа.
Любой вид приказа по основной деятельности включает в себя реквизиты:
Приказ чаще сего издается руководителем организации. В редких случаях – другим должностным лицом, имеющим такие полномочия, а вообще руководители подразделений должны пользоваться другими видами распорядительных документов, а именно указаниями и распоряжениями.
Ниже – две картинки. Это самый обычный приказ, который представлен с двух сторон. Цифры указывают на основные части, а также на реквизиты документа.
1 – наименование организации. В отличие от фирменного бланка, на приказе по основной деятельности мы не помещаем реквизиты компании, ведь приказ является внутренним документом
2 – наименование документа. Оно должно выделяться визуально. В деловой практике принято писать названия документов по центру строки прописными буквами.
3 – этот пункт объединяет несколько: дата, номер, место издания приказа. Это основные регистрационные данные. Обратите внимание на код «ОД», который находится рядом с номером. Он является не обязательным и означает, что приказ относится к основной деятельности. Кроме основной, выделяют приказы по личному составу и административно-хозяйственной деятельности. Те, что по личному составу, всегда регистрируются отдельно. Регистрировать ли отдельно АХО и основную деятельность, решает организация, но делать это желательно потому, что приказы поОД имеют срок хранения постоянно, а АХО – всего 5 лет.
4 –тема приказа или заголовок к тексту. Принято, чтобы он начинался с предлога «О», например, «О проведении бухгалтерской отчетности» или «О подтверждении инструкции делопроизводства» и стоял в предложном падеже. Заголовок – это краткое содержание приказа, которое воспроизводится в учетной записи в журнале. Поэтому, формулируя заголовок, имейте в виду, что впоследствии именно но нему вы будете искать этот приказ.
Об утверждении положения об отделе кадров
О принятии на баланс основных средств
О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству
Если заголовок длинный и занимает несколько строк, можно выровнять его по центру.
Основной текст приказа делится на две части: констатирующую и распорядительную.
5 – это констатирующая часть текста.
В этой части пишется обоснование управленческого решения. Почему издается этот приказ, что послужило причиной?
Во исполнение приказа Министерства энергетики Российской Федерации от 01.07.2015 №5466 «О предоставлении информации»
В целях приведения системы делопроизводства ЗАО «Металлист» в соответствие с ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007
В целях повышения эффективности
В связи с производственной необходимостью
6 – отдельное слово «ПРИКАЗЫВАЮ». Оно разделяет констатирующую и распорядительную части. Слово «приказываю» может быть набрано прописными буквами, как в примере, а может – строчными и вразрядку: «п р и к а з ы в а ю». Выровнять его можно по левому краю, а можно по центру. Распорядительная часть текста начнется с новой строки.
7 – часть текста, которая называется распорядительной. Здесь перечисляются задания, которые руководитель ставит перед подчиненными.
Зеленым шрифтом выделены значимые моменты для распорядительной части документа.
На практике встречаются и такие приказы, которые не дают заданий никому конкретно, а управленческие решения в них носят общий организационный характер.
Например:
В целях оптимизации системы делопроизводства ООО «Роскомстрах»
ПРИКАЗЫВАЮ:
Приложение к приказу. В отличие от делового письма, где приложение выносится в отдельную структурную единицу текста, информация о приложении к приказу вводится прямо в текст. Если прилагается один документ, то после его названия в скобках пишется «(прилагается)» — см. пример чуть выше. Если же приложений несколько, то они нумеруются:
Нумеровать приложения можно по-разному:
Приложение 1
ПРИЛОЖЕНИЕ №1
И т.д. Главное – придерживаться единообразия и в самом документе, и во всех приказах в целом. Унифицировать эти правила поможет инструкция по делопроизводству.
На прилагаемый документ выносится информация о том, что это приложение:
После регистрации приказа необходимо от руки вписать регистрационную информацию в соответствующие поля.
Приложение является неотъемлемой частью приказа и хранится вместе с ним!
8– подпись. Реквизит оформляется стандартно:
Наименование должности Личная подпись Инициалы Фамилия
Печать на приказ не ставится! Это внутренний документ. Нет никакого смысла подтверждать подпись директора в его же компании.
Переходим к оборотной стороне приказа.
1 – визы согласования, сбор которых является обязательной процедурой.
Приказ согласуют те должностные лица, деятельности которых он касается. Состав согласующих лиц зависит от того, о чем приказ.
