Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти: что меняется? Документооборот. Требования к оформлению документации Документооборот федеральных органах исполнительной власти

Анна ЕРМОЛАЕВА

НОВЫЕ ПРАВИЛА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В ФЕДЕРАЛЬНЫХ ОРГАНАХ ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ ВЛАСТИ: ПРОБЛЕМЫ ПРИМЕНЕНИЯ

В статье дается критический анализ новых Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, прогнозируется их влияние на организацию работы с официальными документами.

The critical analysis of new Records management rules in federal executive authorities is given in the article; its influence on the work with official documents is predicted.

Ключевые слова:

органы исполнительной власти, делопроизводство, документ на бумажном носителе, электронный документ; executive authorities, records management, document in hard-copy form, electronic document.

В соответствии с федеральным законодательством делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти должно вестись в соответствии с правилами, утвержденными правительством РФ1. Эти правила появились спустя три года с момента введения в действие данной нормы2. Весь этот период организация делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти осуществлялось на основании Типовой инструкции по делопроизводству3, ссылка на которую содержалась в двух нормативных актах. Можно дискутировать в отношении правового статуса данной инструкции, но поскольку в нашей стране до сих пор нет четко выстроенной системы нормативно-правовых актов, закрепленной в соответствующем федеральном законе, это будет неблагодарным занятием. Тем не менее следует отметить тот факт, что в отсутствие законодательного регулирования сферы документационного обеспечения управления данная инструкция косвенно выполняла важную функцию по обеспечению единообразия в процессах документирования и организации работы с официальными документами на всей территории Российской Федерации.

Принятие в июне 2009 г. постановления Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» позволяет констатировать легитимность нормативного характера новых правил делопроизводства. На основе указанных правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством должны издать индивидуальные инструкции по делопроизводству. Кроме того, правовые нормы, содержащиеся в правилах, распространяются и на иные органы государственной власти, а также на органы местного самоуправления.

Возникает вопрос: чем вызвана замена традиционного вида документа - инструкции, регламентирующей сферу документационного

1 Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» //СЗ РФ, 2006, № 31 (1 ч.), ст. 3448.

2 Постановление Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» //СЗ РФ, 2009, № 25, ст. 3060.

3 Приказ Минкультуры РФ от 8 ноября 2005 г. № 536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти» (зарег. Минюстом РФ 27 января 2006 г. № 7418) // Российская газета, 2006, 7 февр.

ЕРМОЛАЕВА

Всеволодовна - к.и.н., профессор кафедры

документационного обеспечения управления ПАГС им. П.А. Столыпина [email protected]

обеспечения управления, на правила? Об отнесении инструкции к категории нормативных актов четко сказано в соответствующем постановлении правительства РФ1. Не вызывает сомнений, что регламентация «отрасли деятельности, обеспечивающей документирование и организацию работы с официальными документами», предполагает, прежде всего, установление единой технологии, направленной на реализацию всех стадий оперативной жизни документа

С момента создания до исполнения им соответствующей функции. В этих целях инструкция как вид документа являлась наиболее предпочтительной, поскольку ее содержание, в отличие от иных видов нормативных актов, позволяет получать ответы не только на вопрос: что делать, но и как делать. Ссылка на то обстоятельство, что прерогатива нормативного акта - установление общих норм без механизма их реализации, в частности в отношении информационно-документационных процессов, не является обоснованной, да и само содержание новых Правил свидетельствует об обратном.

В наименовании рассматриваемого документа имеется некоторое отступление от формулировки, содержащейся в Федеральном законе от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», согласно которой правила должны быть установлены на ведение «делопроизводства и документооборота». На эту неточность в использовании терминологии сразу же обратили внимание докумен-товеды и архивисты. Термин «документооборот» является вторичным по отношению к термину «делопроизводство», поскольку организация документооборота является одним из компонентов делопроизводства как самостоятельной отрасли деятельности.

Существует разная трактовка причин использования и фактического установления равенства между этими двумя терминами. Одна из версий - термину «делопроизводство» отводится сфера организации работы с документами на бумажных носителях, а термин «документооборот»,

1 Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с изм. на 24.03.2009) // СЗ РФ, 1997, № 33, ст. 3895; Российская газета, 2009, 27 марта.

который широко используется представителями компьютерных технологий, обозначает технологические процедуры по организации работы с электронными документами. Однако технология организации работы с документами на бумажных и электронных носителях идентична и включает в себя типовые процедуры (сбор, обработка, передача, хранение и т.п.), для реализации которых используются различные инструменты (технические средства). Это подтверждают и новые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, которые отражают основные принципы организации работы с документами на бумажных и электронных носителях.

В целях определения практического значения положений, содержащихся в Правилах, был проведен письменный опрос государственных гражданских служащих территориальных органов исполнительной власти (всего 52 чел.) - слушателей программы повышения квалификации «Документационное обеспечение управления и новые правила делопроизводства». В рамках данной статьи остановимся лишь на некоторых положениях, которые вызвали наибольшие дискуссии, и дадим необходимые комментарии.

Первый аспект - внешняя форма документов. Согласно Правилам, «служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа», а «неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю» (п. 21). Однако при этом не указывается, нормам каких общегосударственных или локальных нормативных документов они должны соответствовать, кроме декларации о том, что «состав реквизитов документа определяется его видом и назначением» (п. 10). Как известно, определение вида документа непосредственно связано с его назначением. В свою очередь, назначение документа обусловлено спецификой деятельности как системы органов исполнительной власти в целом, так и функциями конкретного органа исполнительной власти в частности. Однако в рассматриваемых Правилах делопроизводства отсутствуют основные критерии, обусловливающие системный подход к установлению видового состава документов именно в федеральных органах исполнительной власти.

Кроме того, положения Правил в части

создания документов вступают в противоречие с положениями стандарта на Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД)1 как по количеству используемых реквизитов, так и их наименованиям. Следует отметить, что данный стандарт разрабатывался в целях обеспечения единообразия внешней формы основных управленческих документов, а его уникальность состоит в том, что он используется в любой организации независимо от формы собственности. Поэтому отказ от уже имеющейся унификации может негативно сказаться на практической деятельности органов исполнительной власти по всей вертикали в их взаимодействии как с юридическими, так и с физическими лицами. Игнорирование положений стандарта в части регламентации оформления самих реквизитов не только не обеспечит унификацию внешней формы создаваемых документов, но и позволит манипулировать предоставляемыми сведениями. Данное замечание, в частности, относится к распространившейся в последнее время практике оформления такого реквизита, как «отметка о наличии приложений», в котором указывается только количество листов (например: Приложения: всего на 51 л.). Как в таком случае идентифицировать состав приложений, если не будут указаны наименования видов прилагаемых документов, количество листов в каждом из них и наличие необходимых экземпляров?

Необходимо отметить, что Правила устанавливают реквизиты только для документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти. В результате поток входящих документов оказался вне регламентации с точки зрения оформления на них необходимых реквизитов. Следовательно, «указание по исполнению документа» может не являться обязательным элементом для входящего документа, требующего принятия решения (исполнения), или может быть оформлено на отдельном листе.

Следующий аспект - организация работы с электронными документами

1 ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65. - М., ИПК Издательства стандартов, 2003.

в федеральном органе исполнительной власти. Наличие в Правилах специального раздела, посвященного данной категории документов, отмечено всеми участниками опроса и, по мнению респондентов, будет способствовать совершенствованию организации делопроизводства. С введением новых Правил отмечается установление общих принципов в организации работы с документами на бумажных и электронных носителях:

Необходимость разработки единой номенклатуры дел;

Регламентация обязательных сведений о документах, используемых в целях их учета и поиска в документных системах;

Установление для электронных документов сроков хранения, аналогичных для документов на бумажном носителе и т.п.

Это обусловливает необходимость разработки единых методов классификации и кодирования документированной информации, построения централизованной информационно-поисковой системы по документам федерального органа исполнительной власти.

И последний аспект. В качестве одного из основных положений, содержащихся в разд. 5 «Документальный фонд федерального органа исполнительной власти», отмечена необходимость разработки перечня документов, образующихся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти и подведомственных ему организаций с указанием сроков хранения. Однако решение этой задачи невозможно без совершенствования самого процесса управления, требующего уточнения задач, стоящих перед органом исполнительной власти, и четкого распределения этих задач и функций по их выполнению между всеми организациями и структурными подразделениями. Одной из основных проблем является непрора-ботанность процессов документообра-зования как на государственном, так и ведомственном уровнях.

Доскональное изучение направлений управленческой деятельности, разбивка направления на функции, подфункции, задачи, процедуры, определение и закрепление состава документов, которыми оформляется каждая процедура, т.е. проектирование системы документации, отражающей это направление деятельности, в настоящее время проводятся в рамках разработки административных

регламентов исполнения государственных функций (услуг). Таким образом, указанный перечень должен аккумулировать все виды и разновидности документов, сопровождающих реализацию всех функций и услуг конкретного органа исполнительной власти по всей вертикали. В соответствии с Правилами, разработанный перечень документов должен быть согласован с Федеральным архивным агентством. Однако представляется, что данная процедура будет формальной и имеющей лишь констатирующий характер, поскольку согласование предполагается проводить на заключительной стадии формирования ведомственной системы документации.

Таким образом, даже неполный анализ Правил свидетельствует о необходимости доработки и конкретизации целого ряда уже имеющихся положений и включения новых, что потребует внесения соответствующих дополнений и изменений. Сформулируем некоторые основные направления, которые, на наш взгляд, позволят, с одной стороны, обеспечить унификацию документационных процессов, с другой - отразить специфику документирования деятельности конкретного органа исполнительной власти:

1) изменения и дополнения должны обеспечить гармонизацию терминологической системы в сфере информационнодокументационного обеспечения управления;

так называемого «делопроизводственного подхода» к организации работы с официальными документами к разработке системы управления документацией (информационному менеджменту);

3) одним из ключевых положений Правил должно быть указание на необходимость разработки органом исполнительной власти (министерством, федеральной службой, агентством) функциональных унифицированных систем документации и их последующее включение в состав Общероссийского классификатора управленческой документации1. Разработка данных систем должна координироваться исполнительным органом, ответственным за документационное обеспечение управления, и базироваться на единой методологической основе. Только при соблюдении этих условий станет возможным внедрение корпоративного межведомственного документооборота.

В конечном итоге Правила делопроизводства должны стать неотъемлемым компонентом системы нормативных актов, регламентирующих деятельность федеральных органов исполнительной власти, и основным организационно-нормативным документом в сфере управления документацией.

В соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Правительство Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

2. Изложить пункт 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст. 305; 2009, N 12, ст. 1429), в следующей редакции:

"11.1. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству.".

3. Изложить пункты 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N3 1, ст. 3233), в следующей редакции:

"2.38. Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477. На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству.

Работа с секретными документами, шифротелеграммами, другими документами ограниченного доступа, а также обработка секретной и другой информации ограниченного доступа осуществляются в соответствии со специальными инструкциями.

2.39. Организация и ведение делопроизводства в федеральном органе исполнительной власти осуществляются структурным подразделением федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.".

4. Федеральному архивному агентству до 1 января 2010 г. утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Председатель Правительства Российской Федерации

В. Путин

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

2. Действие настоящих Правил не распространяется на организацию работы с документами, содержащими государственную тайну.

3. Федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

II. Основные понятия

4. В настоящих Правилах используются следующие основные понятия:

"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;

"документ" - официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти;

"документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;

"реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа;

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе;

"номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;

"дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти;

"служба делопроизводства" - структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

7. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и на стандартном листе бумаги, должен иметь поля не менее 20 мм - левое, 10 мм - правое, 20 мм - верхнее и 20 мм - нижнее.

8. Образцы бланков утверждаются приказом руководителя федерального органа исполнительной власти.

9. Реквизитами документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, являются:

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) должность лица, подписавшего документ;

г) подпись должностного лица;

д) вид документа;

е) место составления (издания) документа;

ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

з) адресат;

и) дата документа;

к) регистрационный номер документа;

л) наименование документа;

о) отметка о наличии приложений;

п) гриф согласования;

р) гриф утверждения;

т) оттиск печати;

у) отметка о заверении копии;

ф) отметка об исполнителе;

х) указания по исполнению документа;

ц) отметка о контроле документа;

ч) отметка об исполнении документа;

ш) отметка о конфиденциальности.

10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

11. Согласование документа в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой уполномоченного должностного лица федерального органа исполнительной власти. Согласование документа, созданного в федеральном органе исполнительной власти, с другими органами государственной власти и организациями оформляется грифом (листом) согласования, протоколом или письмом о согласовании.

IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти

12. В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

13. В федеральном органе исполнительной власти доставка и отправка документов осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской связи и электросвязи.

14. Документы, поступающие в федеральный орган исполнительной власти, проходят в службе делопроизводства первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, передачу руководству на рассмотрение, передаются исполнителям и после исполнения помещаются в дела.

15. Первичная обработка поступивших документов включает проверку правильности доставки документов и наличия документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.

16. Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых - в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день.

17. Обращения граждан регистрируются и формируются в дела отдельно от других документов федерального органа исполнительной власти.

18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти. Документы с указаниями по исполнению передаются службой делопроизводства исполнителям.

20. Документы после их подписания руководителем (заместителем руководителя) федерального органа исполнительной власти передаются в службу дело производства для регистрации и отправки.

21. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформ ления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

23. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства.

24. В федеральном органе исполнительной власти службой делопроизводства ведется учет поступающих, создаваемых и отправляемых документов. Данные о количестве документов обобщаются, анализируются службой делопроизводства и представляются руководителю федерального органа исполнительной власти в установленном им порядке.

25. В целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах.

V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти

26. Федеральный орган исполнительной власти:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

27. Формирование документального фонда федерального органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства путем составления номенклатуры дел, формирования и оформления дел, обеспечения их сохранности, учета и передачи дел в архив федерального органа исполнительной власти.

28. Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

б) утверждается после ее согласования с центральной экспертной комиссией федерального органа исполнительной власти руководителем федерального органа исполнительной власти не позднее конца текущего года и вводится в действие с 1 января следующего года;

в) один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение образующиеся в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти документы Архивного фонда Российской Федерации;

г) в случае изменения функций и структуры федерального органа исполнительной власти подлежит согласованию с экспертно-проверочной комиссией федерального государственного архива.

29. Наименованиями разделов номенклатуры дел федерального органа исполнительной власти являются наименования структурных подразделений федерального органа исполнительной власти.

30. Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

31. Дела со дня их формирования до передачи в архив федерального органа исполнительной власти или на уничтожение хранятся в структурных подразделениях по месту их формирования.

32. Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок, определяемый руководителем федерального органа исполнительной власти, и после его истечения подлежат возврату.

Иным государственным органам и организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти или его заместителя, курирующего вопросы делопроизводства.

33. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя федерального органа исполнительной власти с оставлением в деле копии документа, заверенной в установленном порядке, и акта о причинах выдачи подлинника.

34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке.

35. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

36. Порядок составления номенклатуры дел и описей дел, формирования и оформления дел, а также уничтожения дел временного хранения в федеральном органе исполнительной власти определяется федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела.

VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти

37. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

38. Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

39. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

40. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

41. При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

42. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

43. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

44. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти.

45. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

46. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

47. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого руководителем федерального органа исполнительной власти, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.

Приложение

Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти

1. Адресант

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Вид документа

5. Дата документа

6. Номер документа

7. Дата поступления документа

10. Наименование текста

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Количество приложений

15. Общее количество листов приложений

16. Указания по исполнению документа

17. Должность, фамилия и инициалы исполнителя

18. Отметка о конфиденциальности

Приняты новые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Об этом знаковом событии мы попросили рассказать одного из разработчиков Правил - заместителя директора ВНИИ документоведения и архивного дела, кандидата исторических наук, доцента Валентину Федоровну Янковую.

- К огда были утверждены новые правила, когда они начинают действовать? Какова судьба Типовых правил, действовавших прежде для федеральных органов власти?

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее - Правила) утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477. Правила вступили в силу с даты их утверждения.

Действительно, до принятия Правил мы работали по другому нормативному документу - Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Но статус этого документа был совершенно иной: типовая инструкция была утверждена Министерством культуры и массовых коммуникаций (в настоящее время это Министерство культуры) Российской Федерации . Новый документ - Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти - утвержден Правительством Российской Федерации. Нужно отметить, что это первый случай в истории нашей страны, включая советский период, когда документ, регулирующий вопросы делопроизводства, принят Правительством. Это свидетельствует прежде всего о том, что с переходом на электронный документооборот, в условиях внедрения межведомственного электронного документооборота и электронного правительства, роль и значение делопроизводства только возрастают.

Возвращаясь к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, хочу сказать, что этот документ с принятием Правил утратил свою силу. Об этом говорится в тексте самого постановления. Напомню: Типовая инструкция (в редакции 2005 г.) разрабатывалась в связи с принятием Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти , в пункте 11.1 которого говорилось:

«Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти…, утверждаемой Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по делопроизводству, согласованные с Федеральным архивным агентством».

Постановление Правительства Российской Федерации, утвердившее новые Правила, внесло и изменения в данный пункт типового регламента, теперь он действует в следующей редакции:

«11.1. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477. На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству».

Следовательно, основным нормативным документом, на основе которого федеральные органы исполнительной власти разрабатывают инструкции по делопроизводству, теперь являются Правила, а не Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

- Для кого обязательны новые Правила? Каковы последствия их несоблюдения?

Из названия Правил следует, что они адресованы федеральным органам исполнительной власти. К федеральным органам исполнительной власти у нас, в соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 12.05.2008 № 724, относятся:

федеральные министерства, федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Президент Российской Федерации, а также федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;
Федеральные министерства, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации, а также федеральные службы и федеральные агентства, подведомственные этим федеральным министерствам;
Федеральные службы и федеральные агентства, руководство деятельностью которых осуществляет Правительство Российской Федерации.

Но этим не ограничивается круг потребителей данных Правил. Дело в том, что сама разработка Правил была предпринята в связи с принятием Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» , в ст. 11 (п. 2) которого говорилось следующее.

Именно в нем впервые появилось положение о том, что Правительство Российской Федерации определяет порядок документирования деятельности федеральных органов исполнительной власти и далее упоминались «Правила делопроизводства и документооборота», которые в иных государственных органах и органах местного самоуправления должны соответствовать тем правилам, которые установлены для федеральных органов исполнительной власти (см. пункт 2 статьи 11).

Поэтому отвечая непосредственно на ваш вопрос, подчеркиваю, что в соответствии с Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» пользователями Правил являются органы государственной власти (не только федеральные, но и органы власти субъектов Российской Федерации) и органы местного самоуправления.

Если говорить о том, какие могут быть последствия в случае несоблюдения Правил, то нужно обратить внимание на пункт 3 этого нормативного документа: «федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела», то есть с Федеральным архивным агентством (Росархивом). Следовательно, если инструкция по делопроизводству федерального органа исполнительной власти не будет соответствовать Правилам, Росархив ее не согласует.

- Как остальные организации могут использовать Правила в своей работе? Например, при взаимодействии в федеральными органами власти, и не только.

В свое время Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, хотя и была предназначена только федеральным органам, использовалась очень широко, причем не только органами власти, но и государственными и негосударственными организациями, по крайней мере, в той части, которая не несла в себе специфики, присущей государственным структурам. Думаю, что и Правила тоже будут использоваться широко, хотя, конечно, не так, как Типовая инструкция по делопроизводству.

Нужно понимать, что статус Правил достаточно высок, документ утвержден Правительством Российской Федерации. В такого рода документах обычно устанавливаются общие принципы, правила, нормы. Частности и детали в таких документах не прописываются. Кому-то может показаться, что многие положения Правил сродни утверждению «Волга впадает в Каспийское море», но дело в том, что эти «простые истины» никогда, ни в одном нормативном документе, тем более такого уровня, не были закреплены. Часто они составляют так называемые «делопроизводственные обычаи». Нас часто спрашивают по поводу того или иного делопроизводственного правила: «А где это написано?», и довольно часто бывает, что сослаться фактически не на что. Думаю, что теперь, по крайней мере какая-то часть таких положений, получила нормативное закрепление. Кроме того, нужно обратить особое внимание на 6-й раздел Правил «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти» и приложение к документу, которым определен перечень обязательных сведений о документе, необходимых для включения документа в систему электронного документооборота, учета и поиска документов. Определение состава этих обязательных сведений о документах важно для реализации межведомственного электронного документооборота.

- Что нового появилось в этом документе?

На мой взгляд, самым важным и ценным является раздел, устанавливающий некоторые базовые принципы работы с электронными документами . Его необходимость назрела - в настоящее время как на федеральном уровне, так и на уровне субъектов Российской Федерации и муниципальных образований ведется большая работа по созданию электронного правительства и реализации межведомственного электронного документооборота.

Напомню, что в этой сфере деятельности на федеральном уровне имеется только Федеральный закон «Об электронной цифровой подписи», принятый в 2002 г., законодательство в области электронного документооборота, особенно в части организации работы с электронными документами, фактически отсутствует. В связи с этим федеральные органы исполнительной власти вынуждены разрабатывать собственные правила работы с электронными документами, но они реализуются только в рамках ведомственного электронного документооборота. Для реализации межведомственного документооборота нужны общие, единые правила. В этом плане в Правилах сформулированы единые требования к работе с электронными документами, необходимые с точки зрения делопроизводства. К наиболее важным положениям относятся следующие:

электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти (п. 37 Правил);
для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется (п. 38, 39);
в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах, приведенные в приложении к Правилам. Кроме обязательных сведений, определенных Правилами, в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах (п. 25);
при передаче поступивших электронных документов на рассмотрение руководителя федерального органа исполнительной власти, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям федерального органа исполнительной власти, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные (п. 42);
прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства федерального органа исполнительной власти (п. 40);
исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел федерального органа исполнительной власти. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе (п. 44-46).

Не менее важен раздел V «Документальный фонд федерального органа исполнительной власти» . В нем есть положение о том, что федеральный орган исполнительной власти разрабатывает и утверждает по согласованию с Росархивом перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения. В настоящее время лишь несколько федеральных органов исполнительной власти разработали ведомственные (отраслевые) перечни документов со сроками хранения. Отсутствие ведомственного перечня создает большие трудности при составлении номенклатуры дел и определении сроков хранения документов, поскольку имеющиеся типовые перечни документов со сроками хранения не содержат документации, отражающей специфику деятельности федерального органа исполнительной власти и подведомственных ему органов и организаций.

- Когда началась работа над новыми правилами?

Разработка Правил была предусмотрена Планом подготовки проектов актов, необходимых для реализации Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2007 г. № 149-ФЗ, утвержденным распоряжением Правительства Российской Федерации от 27.07.2007 г. № 1002-р. Ответственным исполнителем было определено Министерство культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации (ныне - Министерство культуры), соисполнителями - Минэкономразвития России, ФСБ России и другие ведомства. Минкультуры России поручило разработку проекта документа Федеральному архивному агентству (Росархиву), который привлек к этой работе ВНИИ документоведения и архивного дела.

Работа над Правилами фактически началась в 2008 году. В первом полугодии был подготовлен проект Правил, после чего началось обсуждение документа с соисполнителями и его согласование. Процесс был долгим, поскольку необходимо было учесть мнения различных ведомств. В процессе согласования документ трижды дорабатывался. Нужно сказать, что каких-то принципиальных возражений в процессе согласования практически не было высказано. Согласованный проект Правил в Правительство Российской Федерации был представлен Министерством культуры уже в 2009 г. Хотя в процессе обсуждения проекта Правил в Правительстве Российской Федерации в текст были внесены весьма серьезные изменения, сам процесс обсуждения шел в очень конструктивном духе и не занял много времени.

- Почему так долго? Какие проблемы в процессе разработки пришлось преодолевать?

Прежде всего нужно было понять назначение этого документа. В тексте Правил сказано, что они устанавливают «единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». С учетом того, что любой нормативный документ устанавливает нормы длительного действия, рассчитанные на широкий круг организаций или лиц, нужно было вычленить то, что может составить этот «единый порядок делопроизводства», то, что может действовать длительное время, и то, что может быть применимо всеми федеральными органами исполнительной власти.

Конечно, нужно отметить и особый стиль изложения нормативного документа. Хотя у института был опыт подготовки проекта закона о документационном обеспечении управления и других нормативных документов, той же Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, тем не менее было не просто описать порядок делопроизводства, не уйдя в технологию работы с документами, что является предметом инструкции.

- Какие проблемы были при утверждении Правил и как они разрешались? Какие фрагменты пришлось удалить? Планируется ли их перенести в методические указания по применению новых правил?

Как я уже говорила, в процессе доработки проекта документа в Правительстве Российской Федерации он претерпел некоторые изменения и прежде всего был значительно сокращен.

В «нашей» версии этого документа был более полный раздел «Документирование деятельности федерального органа исполнительной власти» , в частности, к этому разделу было два приложения: образцы бланков федерального органа исполнительной власти и правила оформления реквизитов документов, которые на последнем этапе обсуждения были сняты. Кроме того, были изменены названия некоторых реквизитов, на мой взгляд, необоснованно, например, реквизит «Заголовок к тексту» в Правилах называется «Наименование документа». Есть и другие положения, с которыми я не согласна.

Больше всего я сожалею о том, что нам не удалось отстоять раздел «Служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти» . С нашей точки зрения, он был очень важен для повышения статуса этих подразделений в федеральных органах исполнительной власти. По имеющимся у нас данным, службы делопроизводства в большинстве федеральных органов исполнительной власти - не самостоятельные подразделения. Но это еще полбеды, главное то, что они входят в состав самых разных департаментов (управлений) - от контрольно-аналитического или департамента государственной службы и кадров до юридического и административно-хозяйственного. Мы пытались навести в этом плане хоть какой-то порядок, по крайней мере, у нас было сформулировано положение о том, что служба делопроизводства федерального органа исполнительной власти является самостоятельным структурным подразделением, подчиняющимся непосредственно руководителю федерального органа исполнительной власти или заместителю руководителя, курирующему вопросы информации и документации. Было еще одно, на наш взгляд, важное положение о том, что структура и штатная численность службы делопроизводства утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти на основе нормативных документов по труду . Этот раздел, к сожалению, был снят. Но наша потеря была компенсирована тем, что в текст самого постановления был включен пункт 3, которым были внесены изменения в п. 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28.07.2005 г. № 452. В старой редакции этого документа п. 2.29 был сформулирован следующим образом:

«2.39. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в структурных подразделениях федеральных органов исполнительной власти возлагается на руководителей этих подразделений.

Непосредственная работа по документационному обеспечению в структурных подразделениях осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство».

В новой редакции он выглядит следующим образом:

«2.39. Организация и ведение делопроизводства в федеральном органе исполнительной власти осуществляются структурным подразделением федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти».

Конечно, часть материала, не вошедшего в утвержденные Правила, можно и нужно будет включить в Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти , предусмотренные постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477, но многие положения в методические рекомендации нельзя будет включить просто по той причине, что они носят нормативный характер и могут быть только в нормативном правовом акте, а рекомендации, как вы понимаете, документ иного статуса - рекомендательный.

- Когда можно ожидать эти методические указания?

Сроки разработки данного документа определены постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 г. № 477, где в п. 4 сказано следующее: «Федеральному архивному агентству до 1 января 2010 г. утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Подготовка рекомендаций также поручена нашему институту - ВНИИ документоведения и архивного дела, который являлся разработчиком и Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Работа эта уже ведется.

- Благодарим Вас за то, что приоткрыли завесу внутренней кухни разработки и утверждения нормативной базы по делопроизводству. Надеемся, что разговор о новых Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти станет первой ласточкой, и в дальнейшем, когда завершится работа над Методическими рекомендациями по применению Правил, Вы сможете дать новые ориентиры нашим читателям.

Сноски

Свернуть Показать

ПРАВИТЕЛЬСТВО РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

Документ с изменениями, внесенными:
(Российская газета, N 207, 16.09.2011);
(Официальный интернет-портал правовой информации www.pravo.gov.ru, 28.04.2016, N 0001201604280021).
____________________________________________________________________

В соответствии со статьей 11 Федерального закона "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" Правительство Российской Федерации

постановляет:

1. Утвердить прилагаемые Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

2. Изложить пункт 11.1 Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти , утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 года N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 4, ст.305; 2009, N 12, ст.1429), в следующей редакции:

"11.1. Делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477. На основе указанных Правил федеральные органы исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издают инструкции по делопроизводству.".

3. Изложить пункты 2.38 и 2.39 Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти , утвержденного постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 года N 452 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 31, ст.3233), в следующей редакции:

"2.38. Делопроизводство в федеральном органе исполнительной власти осуществляется в соответствии с Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477. На основе указанных Правил федеральный орган исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела издает инструкцию по делопроизводству.

4. Федеральному архивному агентству до 1 января 2010 года утвердить методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Председатель Правительства
Российской Федерации
В.Путин

Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти

УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Правительства
Российской Федерации
от 15 июня 2009 года N 477

I. Общие положения

II. Термины и определения

(Наименование в редакции, введенной в действие с 6 мая 2016 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2016 года N 356 .

4. Для целей настоящих Правил используются следующие термины и определения:
постановлением Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2016 года N 356 .

"документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;

"реквизит документа" - элемент документа, необходимый для его оформления и организации работы с ним;
(Абзац в редакции, введенной в действие с 6 мая 2016 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2016 года N 356 .

"подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа;

"регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера, внесение сведений о документе в регистрационно-учетную форму;
(Абзац в редакции, введенной в действие с 6 мая 2016 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2016 года N 356 .

"номенклатура дел" - систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения;
(Абзац в редакции, введенной в действие с 6 мая 2016 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2016 года N 356 .

"служба делопроизводства" - структурное подразделение, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях;
(Абзац в редакции, введенной в действие с 6 мая 2016 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2016 года N 356 .

"электронная копия документа" - копия документа, созданная в электронной форме;
постановлением Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 года N 751 постановлением Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2016 года N 356 .

абзац дополнительно включен с 24 сентября 2011 года постановлением Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 года N 751 , утратил силу с 6 мая 2016 года - ;

"система электронного документооборота" - автоматизированная информационная система, обеспечивающая создание электронных документов и электронных копий документов, управление ими, их хранение и доступ к ним, а также регистрацию документов;
(Абзац дополнительно включен с 24 сентября 2011 года постановлением Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 года N 751 ; в редакции, введенной в действие с 6 мая 2016 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2016 года N 356 .

"электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы (абзац дополнительно включен с 24 сентября 2011 года постановлением Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 года N 751).

Иные понятия, используемые в настоящих Правилах, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации (абзац дополнительно включен с 24 сентября 2011 года постановлением Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 года N 751).

III. Создание документов в федеральном органе исполнительной власти

5. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти, оформляются на бланках, на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) или А5 (148 х 210 мм) либо в виде электронных документов и должны иметь установленный состав реквизитов, их расположение и оформление.

6. Бланки федерального органа исполнительной власти разрабатываются на основе углового или продольного варианта расположения реквизитов. При угловом варианте реквизиты бланка располагаются в верхнем левом углу листа. При продольном варианте реквизиты бланка располагаются посередине листа вдоль верхнего поля.

При создании электронных документов в системе электронного документооборота используются электронные шаблоны документов.
(Абзац дополнительно включен с 24 сентября 2011 года постановлением Правительства Российской Федерации от 7 сентября 2011 года N 751 ; в редакции, введенной в действие с 6 мая 2016 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2016 года N 356 .

8. Образцы бланков и электронные шаблоны документов утверждаются руководителем федерального органа исполнительной власти.
постановлением Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2016 года N 356 .

а) Государственный герб Российской Федерации;

б) наименование федерального органа исполнительной власти;

в) наименование структурного подразделения федерального органа исполнительной власти;

г) наименование должности;

д) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

е) наименование вида документа;

ж) дата документа;

з) регистрационный номер документа;

к) место составления (издания) документа;

л) гриф ограничения доступа к документу;

м) адресат;

н) гриф утверждения документа;

о) указания по исполнению документа (резолюция);

п) заголовок к тексту;

р) текст документа;

с) отметка о контроле;

т) отметка о приложении;

у) подпись;

ф) отметка об электронной подписи;

х) гриф согласования документа;

ц) виза;

ч) печать;

ш) отметка о заверении копии;

щ) отметка об исполнителе;

э) отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

ю) отметка о поступлении документа;

я) ссылка на документ.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 6 мая 2016 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2016 года N 356 .

10. Состав реквизитов документа определяется его видом и назначением.

IV. Требования к организации документооборота в федеральном органе исполнительной власти

12. В документообороте федерального органа исполнительной власти выделяются следующие документопотоки:

а) поступающая документация (входящая);

б) отправляемая документация (исходящая);

в) внутренняя документация.

16. Регистрация поступивших и созданных документов осуществляется в день поступления, создания (подписания или утверждения) либо на следующий рабочий день, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 6 мая 2016 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2016 года N 356 .

17. Пункт утратил силу с 6 мая 2016 года - постановление Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2016 года N 356 ..

18. Зарегистрированные документы передаются службой делопроизводства на рассмотрение руководителю федерального органа исполнительной власти или по решению руководителя федерального органа исполнительной власти иным должностным лицам федерального органа исполнительной власти.

Документы или их копии с указаниями по исполнению (резолюциями) передаются службой делопроизводства исполнителям.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 6 мая 2016 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2016 года N 356 .

19. Подлинник документа направляется в структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, ответственное за исполнение документа. При наличии нескольких исполнителей подлинник документа передается в структурное подразделение, являющееся ответственным исполнителем, остальные подразделения получают копию документа.

При обеспечении возможности доступа исполнителя к электронной копии документа в системе электронного документооборота подлинник документа может оставаться в службе делопроизводства, если это установлено инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти.
(Абзац дополнительно включен с 6 мая 2016 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2016 года N 356)

20. Документы после их подписания руководителем федерального органа исполнительной власти или иным уполномоченным лицом передаются в службу делопроизводства для регистрации и отправки.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 6 мая 2016 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2016 года N 356 .

21. Служба делопроизводства осуществляет проверку правильности оформления документа, комплектности документа и соответствия количества экземпляров документа списку рассылки. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

22. Документы подлежат отправке в день их регистрации или на следующий рабочий день.

V. Документальный фонд федерального органа исполнительной власти

26. Федеральный орган исполнительной власти:

а) формирует свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов;

б) разрабатывает и утверждает по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечень документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения;

в) разрабатывает и утверждает альбом шаблонов унифицированных форм документов, создаваемых федеральным органом исполнительной власти.
(Подпункт дополнительно включен с 6 мая 2016 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2016 года N 356)

28. Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти:

а) составляется службой делопроизводства на основе номенклатур дел структурных подразделений;

34. Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел службой делопроизводства. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) срока хранения и дел по личному составу, формируемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке по истечении срока их хранения.
(Пункт в редакции, введенной в действие с 6 мая 2016 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2016 года N 356 .

35. Основой составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения является номенклатура дел.

VI. Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти

(Раздел в редакции, введенной в действие с 6 мая 2016 года постановлением Правительства Российской Федерации от 26 апреля 2016 года N 356 .

38. Электронный документ должен быть оформлен по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита "Государственный герб Российской Федерации".

В федеральном органе исполнительной власти используются электронные документы (без предварительного документирования на бумажном носителе) и электронные копии документов.

39. Состав электронных документов, создаваемых в федеральном органе исполнительной власти, устанавливается перечнем документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, разрабатываемым на основе рекомендаций Федерального архивного агентства.

Перечень документов, создание, хранение и использование которых осуществляются исключительно в форме электронных документов при организации внутренней деятельности федерального органа исполнительной власти, утверждается руководителем этого федерального органа исполнительной власти по согласованию с Федеральным архивным агентством.

40. Электронные документы, направляемые в органы государственной власти и органы местного самоуправления, подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью должностного лица федерального органа исполнительной власти в соответствии с .

41. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых используются иные виды электронных подписей в соответствии с Федеральным законом "Об электронной подписи" .

42. Получение и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

43. После получения электронных документов, подписанных электронной подписью, служба делопроизводства осуществляет проверку действительности электронной подписи.

44. После включения электронных документов в систему электронного документооборота формируются регистрационно-учетные данные о документе, обеспечивающие управление документом, в том числе его поиск, доступ к документу, контроль, хранение, использование и другие данные.

45. Документы, создаваемые в федеральном органе исполнительной власти и (или) поступившие в федеральный орган исполнительной власти на бумажном носителе, регистрируются в системе электронного документооборота с созданием в ней электронной копии такого документа.

46. Регистрация и учет электронных документов осуществляются в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти.

47. Электронные документы формируются в электронные дела в соответствии с номенклатурой дел.

В номенклатуре дел указывается, что дело ведется в электронной форме, что отмечается в заголовке дела или в графе "Примечание".

48. Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах федерального органа исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

49. После истечения сроков, установленных для хранения электронных документов, они подлежат уничтожению на основании акта, утвержденного руководителем федерального органа исполнительной власти.

Приложение. Перечень обязательных сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти

Приложение
к Правилам делопроизводства
в федеральных органах
исполнительной власти

(В редакции, введенной в действие
с 6 мая 2016 года постановлением
Правительства Российской Федерации
от 26 апреля 2016 года N 356 . -
См. предыдущую редакцию)

2. Адресат

3. Должность, фамилия и инициалы лица, подписавшего документ

4. Наименование вида документа

5. Дата документа

6. Регистрационный номер документа

7. Дата поступления документа

8. Регистрационный номер входящего документа

9. Сведения о связанных документах (наименование вида документа, дата, регистрационный номер, тип связи)

10. Заголовок к тексту (краткое содержание документа)

12. Сведения о переадресации документа

13. Количество листов основного документа

14. Отметка о приложении (количество приложений, общее количество листов приложений)

15. Указания по исполнению документа (исполнитель, поручение, дата исполнения)

16. Отметка о контроле

17. Гриф ограничения доступа

18. Сведения об электронной подписи

19. Проверка электронной подписи

20. Подразделение - ответственный исполнитель документа

21. Файлы электронного документа (количество файлов, имена файлов)

Редакция документа с учетом
изменений и дополнений подготовлена
АО "Кодекс"

15 июня 2009 г. В.В. Путиным подписано постановление Правительства Российской Федерации № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Правила вступили в силу 2 июля 2009 г.

Правила разработаны в соответствии с Планом мероприятий по реализации концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 г. Срок разработки Правил был установлен – март 2009 г., а ответственными исполнителями указаны Министерство культуры России, Минкомсвязь России, Минэкономразвития России.
Разработчиком Правил выступил ВНИИДАД.

В постановлении Правительства, утверждающем Правила, прежде всего следует обратить внимание на первый абзац, который указывает на то, что постановление является развитием ст. 11 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 № 149. Обратимся к этой важнейшей статье, в которой в п. 2 указано: «В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти».

До выхода Правил требования единства постановки делопроизводства в государственных органах и органах местного самоуправления реализовывались на основании утвержденного постановлением Правительства РФ от 19.01.2005 № 30 «Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» и постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452 «Типового регламента внутренней организации федеральных органов исполнительной власти». В первом регламенте организации делопроизводства был посвящен целиком раздел 11 «Основные правила организации документооборота в федеральных органах исполнительной власти». Его первый же пункт указывал, что «делопроизводство в федеральных органах исполнительной власти организуется в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству в федеральном органе исполнительной власти (далее − типовая инструкция), утверждаемой Министерством культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации. Федеральные органы исполнительной власти издают свои инструкции по делопроизводству, согласованные с Федеральным архивным агентством». Пункт 11.2, оставшийся без изменений, предписывает: «При подготовке документов и проектов актов, представляемых Президенту Российской Федерации и в Правительство, учитываются требования, установленные соответствующими инструкциями по делопроизводству в Администрации Президента Российской Федерации и в Аппарате Правительства Российской Федерации».

Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти также устанавливал, что работа с документами определяется Инструкцией по делопроизводству в центральном аппарате федерального органа исполнительной власти.
В соответствии с п. 11.1 «Типового регламента взаимодействия федеральных органов исполнительной власти» типовая инструкция по делопроизводству была разработана и утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 08.11.2005 № 536 и зарегистрирована Минюстом 27.01.2006 № 7418. На основе типовой инструкции федеральные органы исполнительной власти разработали свои инструкции.

Правила, в отличие от типовой инструкции, утверждены Постановлением Правительства РФ, это более высокий нормативный правовой документ, обязательный для исполнения. С внесением постановлением Правительства от 15.06.2009 изменений в типовые регламенты, они приведены в полное соответствие с п. 11.1 Федерального закона «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Самое главное положение «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» дано в п. 1. В нем указано, что «Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». В соответствии с п. 3 Правил «федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела».

С выходом Правил федеральным органам исполнительной власти предстоит работа по корректировке своих инструкций по делопроизводству. Рассмотрим, что нового внесли Правила.

В отличие от типовой инструкции Правила начинаются с определения понятий (раздел 1). Все они, за исключением понятия «служба делопроизводства», есть в разработанном тем же ВНИИДАД ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Но каждое понятие в правилах имеет хотя бы незначительное, часто не принципиальное, но отличие и подчеркивает применение в делопроизводстве именно федеральных органов исполнительной власти. Например, термины:

– «делопроизводство» − деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в федеральных органах исполнительной власти;
– «номенклатура дел» − систематизированный перечень наименований дел, формируемых в федеральном органе исполнительной власти, с указанием сроков их хранения;
– «дело» − совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности федерального органа исполнительной власти.
Понятие «документ», данное в Правилах, определяется как «официальный документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот федерального органа исполнительной власти»; то есть через общее понятие «документ», что нельзя признать удачным. Новым термином является «служба делопроизводства» − структурное подразделение федерального органа исполнительной власти, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лица, ответственные за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти.

Как видно, многие понятия даются специализированно, для федеральных органов исполнительной власти.
Раздел 3 называется – Создание документов в федеральном органе исполнительной власти. В нем, как и в типовой инструкции, устанавливается, что документ оформляется на бланках и листах бумаги формата А4 и А5, с теми же, узаконенными ранее минимальными размерами полей (20 мм − левое, 10 мм − правое, 20 мм − верхнее, 20 мм − нижнее), с угловым и продольным расположением реквизитов.

Особого внимания заслуживает п. 9, перечисляющий реквизиты документа.
В типовой инструкции по делопроизводству указывалось, что все реквизиты оформляются с учетом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и каждый из них описывался в соответствии с требованиями этого стандарта. В Правилах называются 24 реквизита, которые могут встретиться при оформлении документов в федеральных органах исполнительной власти. При этом, придавая большое значение указанию должностных лиц, подписывающих документ, Правила, как и в Федеральном законе «О бухгалтерском учете» (ст. 9), разбивают реквизит «подпись» на два реквизита: «должность лица, подписавшего документ» и «подпись должностного лица». Два реквизита получили новое название: «заголовок» − «наименование документа» и «резолюция» − «указание по исполнению документа». Вернулся исчезнувший в последней редакции ГОСТ 2003 г. реквизит «гриф ограничения доступа к документу», названный в правилах «отметка о конфиденциальности». Отсутствуют в Правилах две отметки: «отметка о поступлении документа в организацию», которая стала лишней при передаче документа по электронным каналам связи и «идентификатор электронной копии документа», исключение которого, на наш взгляд, при остающемся большом бумажном документообороте, пока еще несвоевременно.

Сами требования к оформлению реквизитов в Правилах не прописываются. Их надо будет брать из той же типовой инструкции по делопроизводству. Указано лишь, что согласование документов в федеральном органе исполнительной власти оформляется визой, а с другими организациями − грифом согласования, листом согласования, протоколом или письмом о согласовании.
Раздел 4 Правил посвящен требованиям к организации документооборота. В нем прописаны лишь общие положения:

Указаны документопотоки: входящий, исходящий, внутренний.
Способы доставки и отправки: почтовая, фельдъегерская и электросвязь.
Первичная обработка документов: проверка правильности доставки документов и наличия приложений к ним, распределение документов на регистрируемые и нерегистрируемые.
Регистрация. Обратим внимание, что если в типовой инструкции указано, что документы регистрируются в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения, то Правила, устанавливая порядок регистрации, допускают регистрацию на следующий день «Регистрация поступивших документов осуществляется, как правило, в день поступления, создаваемых − в день подписания или утверждения либо на следующий рабочий день».
Передача документов службой делопроизводства.
Ответственность службы делопроизводства за правильность оформления документов и их комплектность.
Обязательность ведения подсчета документооборота.

Методика обработки документов в Правилах не описывается, она указана в типовой инструкции по делопроизводству.
Общий порядок текущего хранения документов, обработка и сдача их в архив даются в разделе 5 – «Документальный фонд федерального органа исполнительной власти». Этот раздел интересен тем, что возлагает на федеральный орган исполнительной власти, формирующий свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов «разработку и утверждение по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечня документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения». Это очень важный пункт, так как на сегодняшний день далеко не все федеральные органы исполнительной власти имеют свои перечни, что затрудняет в организациях установление сроков хранения документов при разработке номенклатур дел и проведение экспертизы ценности документов.

Требования к номенклатуре дел в Правилах даны общие, без детализации, также изложено хранение дел в структурных подразделениях и подготовке дел к сдаче в архив в федеральном органе исполнительной власти. На наш взгляд, важен и четко изложен п. 34 «Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив федерального органа исполнительной власти не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях. Передача дел в архив федерального органа исполнительной власти производится на основании описей дел постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, составляемых в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения в архив федерального органа исполнительной власти не передаются и подлежат уничтожению в установленном порядке».

Принципиально новым является раздел 6 – «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти». Если в типовой инструкции по делопроизводству требования к работе с электронными документами были разбросаны по различным разделам, например, регистрация, организация поисковой системы и т. д., в Правилах они не только собраны в одном месте, но и значительно расширены. Рассмотрено подписание, согласование электронных документов, их регистрация, учет и хранение. Именно этот раздел Правил направлен на организацию ведения электронного документооборота и перехода к электронному правительству.

Как приложение в Правилах дан перечень сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти. Набор этих сведений отличаются от перечисленного выше набора реквизитов и отсылает нас к п. 25 Правил, где указано, что «в целях учета и поиска документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти используются обязательные сведения о документах согласно приложению. В системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться дополнительные сведения о документах».

Таким образом, на основании Правил, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации, федеральным органам исполнительной власти и вслед за ними подведомственным им учреждениям предстоит работа по внесению поправок в уже разработанные инструкции по делопроизводству в соответствии с требованиями Правил и, прежде всего, с учетом обязательного внедрения систем электронного делопроизводст

Тематические материалы: