Как составить опись вложения, отправляя документы заказным письмом. Советы, рекомендации, практический опыт. (10+)
Отправка документов почтой с описью вложения
Отправить официальные документы почтой с описью вложения может понадобиться в следующих случаях:
Во втором случае, даже если конфликта пока нет, нужно аккуратно относиться к переписке, так как проблемы могут возникнуть в будущем, и потребуется подтвердить, что переписка велась в полном соответствии с договором.
Составляя опись вложения, старайтесь указывать индивидуальные черты документов, которые Вы отправляете, чтобы можно было впоследствии установить, те ли документы подшиты в архив Вашего корреспондента, которые Вы отправляли. Помните, что даже если нет какой-то конфликтной ситуации, сотрудники просто склонны терять бумаги, а потом, чтобы избежать наказания, их подделывать. В описи постарайтесь описать документ так, чтобы его невозможно было подделать или заменить. Обязательно укажите название и исходящий номер документа в Вашем учете (если он есть), а также то, что он прошнурован и пронумерован, если он состоит из нескольких страниц. Например, "Официальная претензия с заключением экспертной комиссии исх номер 235. Комплект прошнурован и пронумерован". Уведомление о вручении будет достаточным основанием, удалить или заменить листы получатель не сможет, так как не сможет заново прошнуровать документ и поставить Вашу подпись или подпись Вашего сотрудника и печать Вашей компании.
Если документ, направляемый почтой с описью вложений, имеет всего одну страницу, то обязательно напишите, что это подписанный оригинал. Нужно писать так: "Оригинал заявки с подписью" или "Жалоба с подписью, заверенной нотариально", а не так "Заявка", "Жалоба". Если писать по второму варианту, то Вы никогда не сможете доказать, что на самом деле Вы направляли.
Если документ содержит несколько листов, то его нужно прошнуровать и пронумеровать. Прочтите, как правильно прошнуровать документ .
Отправляя письмо в налоговую инспекцию, особенно беспокоиться, что там подменят листы, не стоит. В налоговой просто нет людей, заинтересованных в такой подмене. Но если Вы направляете жалобу, претензию, какое-то распоряжение или подписанный договор, то ситуация может сложиться так, что Вашему контрагенту покажется интересным осуществить фальсификацию.
Опись
Вложения в ценное письмо
Куда 111111, г. Мохнанск, Проезд Медведей, д. 1
На имя Генеральному директору ООО "Торф и грунт А" Иванову М. Е.
Обратите внимание, что почта не может отказать Вам в том, чтобы включать в опись полное название документа.
Обязательно храните описи вложения и уведомления о вручении.
Я занимаюсь дистанционным консалтингом. Мы разрабатываем различные документы (регламенты, процедуры) и отправляем их заказчику по почте с описью вложений. Документы считаются переданными, если они отправлены по почте. Была пара случаев, когда заказчики хотели получить свои деньги обратно на том основании, что комплекты чего-то не содержат (хотя на само деле они все содержали). Обычно такая ситуация связана с тем, что у заказчика меняются приоритеты, и ему уже не нужны заказанные и оплаченные документы. Есть соблазн отказаться от документов и вернуть оплату. Но направление в ответ ксерокопии такой почтовой описи вложений (с указанием того, что документы прошиты) снимало все вопросы, так как заказчик понимал, что подделать шнуровку (а мы можем доказать ее наличие на основании описи), ему не удастся.
К сожалению в статьях периодически встречаются ошибки, они исправляются, статьи дополняются, развиваются, готовятся новые. Подпишитесь, на новости , чтобы быть в курсе.
Если что-то непонятно, обязательно спросите!
Задать вопрос. Обсуждение статьи. сообщений.
Добрый день! Подскажите, если в описи отправки претензии стоит наименование док умента и упоминание, что каждый лист подписан отправителем, то исчезает вероятность подмены листов претензии у получателя?
Деловой стиль текста. Характерные черты формальной лексики. Стиль официальной пе...
Жалобы, претензии. Типовой порядок, регламент рассмотрения. Положение....
Типовой порядок рассмотрения жалоб и претензий. Шаблон для адаптации....
Объяснительная записка об опоздании на работу...
Пример объяснительной записки, которую я в свое время написал моему руководителю...
Должностная инструкция. Форма, структура, шаблон, пример, образец, тек...
Шаблон должностной инструкции. Структура для наполнения содержанием....
Оформление акта приема-передачи документов не является строго обязательной процедурой. Однако в некоторых случаях передача документов между контрагентами сопровождается его подписанием. Акт приема-передачи документов имеет юридическое значение, поэтому при возникновении каких-либо спорных ситуаций и разногласий между подписавшими его сторонами он имеет доказательную силу и может быть использован в суде .
Акт приема-передачи документов создается и внутри предприятий – например, при передаче кадровой, бухгалтерской и пр. документации при смене сотрудников. В этом случае документы должны пройти предварительную проверку на их содержание и полноту, чтобы впоследствии принимающий документы работник не столкнулся с неожиданными неприятностями.
ФАЙЛЫ
Унифицированного стандартного образца по заполнению данного документа нет, поэтому предприятия и организации вправе самостоятельно разработать его шаблон или же оформлять документ в свободной форме. Заполнять его можно как в простом письменном виде, так и печатать на компьютере. Оформляется акт приема-передачи документов на обычном листе А4 формата в двух экземплярах – по одному для каждой из заинтересованных сторон. При этом каждая копия должна иметь подписи руководителей организаций или уполномоченных на это лиц.
При необходимости документ можно заверить печатью, но это необязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не использовать в своей деятельности печати и штампы.
Также акт должен содержать определенный перечень обязательный сведений. В частности здесь должна быть указана информация о сторонах , между которыми фиксируется факт передачи документов, а также полный список передаваемых документов с их четким наименованием и количеством. Если передаются оригиналы документов – это следует обязательно указать в акте (в случае их утраты, претензии будут предъявлены той стороне, на руках у которой они были на момент востребования), если же копии, то они должны быть заверены передающей стороной.
Также следует учесть, что в случае передачи оригиналов документов, передающая сторона должна обзавестись их копиями.
В случаях особой ценности передаваемых документов, в акт желательно вносить более полные сведения о предприятиях (полные реквизиты с ОГРН, ИНН, КПП и т.д.), а также паспортные данные сотрудников, занятых в процессе передачи. Если же передаются стандартные документы, можно ограничиться более простой формой акта.
С точки зрения делопроизводства, данный акт имеет вполне стандартную форму и не должен вызвать особых затруднений при заполнении. В рассматриваемом примере документы передаются от одного предприятия другому.
После внесения сведений о предприятиях, нужно написать полный перечень передаваемых документов.
Как правило, такие акты составляются в тех случаях, когда список передаваемых документов или особо ценен, или довольно внушителен, поэтому лучше всего оформить их список в виде таблицы.
В первый столбик нужно внести порядковый номер передаваемого документа в данной таблице, во второй – полное наименование, в третий – дату его составления, в четвертый – номер документа по внутреннему документообороту. В пятом столбце надо указать оригинал или копия (заверенная) передается второй организации, а шестой столбик – количество содержащихся в документе листов.
При необходимости таблицу можно расширить, внеся в нее какую-либо дополнительную информацию.
Под таблицей следует написать, сколько экземпляров акта было составлено и сколько получили на руки заинтересованные стороны, а также поставить подписи руководителей обоих предприятий.
После подписания акта по приему-передаче документов всю ответственность за полноту, содержание, сохранность переданной документации принявшая ее сторона автоматически берет на себя.
Для чего нужна опись документов. Деятельность любого предприятия неизменно сопряжена с ведением разного рода документации – договоров, контрактов, внутренних приказов и распоряжений, кадровых и бухгалтерских документов. С течением времени объем документации становится колоссальным и требует оптимизации.
Согласно законодательству документы постоянного и длительного хранения передаются в архив по истечению одного года после прекращения их использования в делопроизводстве. Также подлежат описи дела по личному составу. Ошибочно полагать, что передача документов на хранение – простое дело, не требующее особых умений и навыков. Существует утвержденный порядок процедуры, придерживаться которого следует неукоснительно.
Прежде всего, потому, что для документации любого предприятия необходимы строгий учет и грамотная опись документов, что позволит в любой момент извлечь нужную информацию из общего массива документов и составить опись.
Кроме того, архивные дела нередко подвергаются проверкам различных контролирующих органов, и несоответствие их оформления установленным правилам могут повлечь штрафные санкции. Поэтому от специалиста, ответственного за организацию и ведение архива, требуются специальные знания, практический опыт, умение анализировать и структурировать, а также такие качества как скрупулезность, точность, внимательность.
При этом тщательное соблюдение всех формальностей при передаче дел в архив – это не единственная проблема, ставящая в тупик многих предпринимателей. Сложность состоит в предельной трудоемкости и многоэтапности данной процедуры. Ведь буквально каждая бумага предварительно должна пройти полный цикл архивных работ.
А именно необходимо определить срок незадействованности каждого документа, систематизировать все документы по содержанию (как правило, документы систематизируют в хронологическом и номинальном порядке, значительно реже по алфавитному, тематическому или предметному принципу), переплести и сшить дело, пронумеровав листы, составить лист-заверитель и опись на дело.
Опись документов представляет собой справочник, отражающий состав и содержание документации дела и предназначенный для ее систематизации и учета. Поэтому составление описи дел – чрезвычайно ответственный момент, где ошибки и неточности абсолютно недопустимы. Опись документов при передаче на хранение также содержит информацию об их фактическом наличии и количестве. Здесь необходимо проверить, в точности ли соответствуют данные о количестве дел в описи данным о количестве дел в номенклатуре организации.
При этом опись документов постоянного хранения, временного хранения (свыше 10 лет) и опись документов по личному составу составляются отдельно. Каждую опись необходимо составлять по установленному образцу в трех экземплярах. После заполнения опись заверяется подписью ее составителя и подклеивается к внутренней стороне обложки дела. При дальнейшем изменении состава дела соответствующие записи вносятся в опись в графу «Примечание». Особой квалификации требует составление описи документов постоянного хранения и дел по личному составу.
Так, например, опись документов постоянного хранения предполагает решение достаточно обширного круга вопросов. Это и разработка справочного аппарата для описи, и составление предисловий и справок, и написание развернутых комментариев к каждому документу.
Выполнить подобную задачу с надлежащим качеством может лишь грамотный и высококвалифицированный специалист. Поэтому чем обучать штатных работников, сталкиваясь с неизбежными трудностями, целесообразнее обратиться в «Архив Гарант», которая не только составит опись документов, но и окажет содействие в передаче дел в архив. Оперативность и безупречный результат – вот визитная карточка нашей работы.
Опись документов – это упорядоченное и систематизированное перечисление всех имеющихся деловых бумаг .
Любая организация, ведущая в течение длительного времени свою деятельность, имеет обширный документооборот и хранит у себя все необходимые материалы.
Если классифицировать документы предприятия, то они могут подразделяться на следующие виды:
Это не полный перечень, у каждого юридического лица имеется масса собственных дополнительных деловых бумаг. Каждому виду отведен определенный срок хранения, установленный законодательно:
Срок хранения остальных определяется самой организацией самостоятельно. Для того чтобы обеспечить порядок во всех делах и бумагах, нужно их классифицировать и систематизировать, для этого составляется опись (по каждому разделу составляется отдельная). В ней указывается структурное подразделение предприятия, дата создания документа, порядковый номер, наименование, количество листов и исполнитель (то есть тот, кто ее изготовил).
Благодаря правильно составленной описи найти искомый документ не составит труда. Впрочем, она нужна не только в сфере внутреннего делопроизводства, но и во взаимоотношениях с другими организациями.
Заполнение подобной документации в программе 1С вы можете посмотреть на следующем видео:
При оно обязано передать в государственный или муниципальный архив в первую очередь персональные сведения по работникам: личные дела и карточки. Сделать это необходимо во избежание нарушений прав лиц, работавших на предприятии в момент обращения в отделения Пенсионного фонда за начислением и получением пенсии.
Часто записи, внесенные в трудовую книжку для подтверждения , который в свою очередь влияет на размер пенсии, бывают некорректными. Сотрудники Пенсионного фонда должны сделать запрос на предприятие, где трудился работник, а в случае его ликвидации в архив, чтобы получить подтверждение представленных сведений.
Документы передаются согласно описи, до ее составления работники архива разъясняют, какие документы подлежат передаче и как правильно оформлять перечень, по которому личные дела будут приниматься.
В тех случаях, когда предприятие признано несостоятельным (банкротом), назначенный конкурсный управляющий обязан передать по описи документы в архив, иначе суд откажет в завершении процедуры.
Если предприятие отправляет документы по почте, например для налоговой инспекции (ИФНС ), Фонда социального страхования (ФСС ) и прочих официальных ведомств, то для того, чтобы в дальнейшем не возникло какого-либо спора или не был поставлен под сомнение сам факт отправки, лучше составить опись и заверить ее с помощью почтового работника.
На Почте России имеются стандартные бланки описи вложений в ценные письма или бандероли, в которых нужно указать отправителя, получателя, перечень корреспонденции и количество листов.
Опись требуется также при представлении документов в суд
в качестве приложения к исковому заявлению или в ходе судебного разбирательства. Поскольку процессуальное законодательство требует, чтобы необходимые документы были направлены не только суду, но и всем лицам, участвующим в деле, то они должны сопровождаться описью. Каких-либо особых требований к перечню не требуется, нужно просто перечислить и указать количество страниц.
Опись могут составить официальные органы, оказывающие государственные услуги, самостоятельно по утвержденному образцу. Например, учреждения Росреестра, получая от граждан и юридических лиц документы на регистрацию недвижимого имущества или сделки, составляют расписку с указанием перечня документов: договоров, учредительных документов, правоустанавливающих, кадастровых паспортов и прочих.
Подобным образом поступают также миграционная служба, ГИБДД, МЧС и т. д.
При подаче заявления в полицию
или иные правоохранительные органы с целью сообщения о преступлении или защиты нарушенного права необходимо обосновать и доказать факты, изложенные в обращении. Перечисляя приложенные доказательства, также понадобится составить опись.
Во взаимодействиях с теми же правоохранительными органами, службой судебных приставов, налоговой организацией может возникнуть проблема, когда у гражданина или юридического лица производят изъятие или выемку документов, чаще всего в оригиналах. От того, как будет составлена опись, зависит очень многое, в последующем при возврате изъятой документации она будет передаваться по составленному ранее перечню.
Порядок передачи документов по списку требует особого внимания, обе стороны обязаны тщательно проверять зафиксированные в перечне материалы на предмет наименования, количества листов, соответствия указанному и имеющемуся фактически. В случае возникновения разногласий необходимо составить соответствующий акт, в котором нужно указать несоответствие и сроки устранения.
В ходе осуществления деятельности при заключении договоров контрагенты требуют представить полный пакет документов, которые тоже необходимо описать. В дальнейшем может понадобиться отправить по почте или передать с нарочным акты выполненных работ и оказанных услуг, об отправке товара, перевозочные документы, ценные бумаги и прочее. Во избежание возникновения недоразумений и претензий лучше составить опись. Подписать ее может должностное лицо или любой уполномоченный сотрудник с указанием фамилии и имени.
Если отнестись во всей ответственностью к составлению подобного перечня, который многие игнорируют и считают необязательным и излишним, то можно избежать обвинений в неполном предоставлении документов, ненаправлении требуемых бумаг и прочих проблем.
Деятельность любой организации тесно связана с ведением документации, которая включает входящую корреспонденцию, кадровый учет, договорные отношения, отчеты в различные государственные органы. Все эти документы требуют тщательной и качественной оптимизации.
Опись помогает систематизировать имеющуюся информацию и обеспечивает оперативный поиск нужных документов.
Выделяют различные виды описи дел в зависимости от назначения:
Кадровая и бухгалтерская документация подлежит обязательному учету, так как эти документы направляются в государственные органы или архив. Для некоторых документов предусмотрен обязательный срок хранения. К примеру, личные дела сотрудников хранятся в течение 75 лет, фотографии и видеоматериалы - 5 лет.
Опись дел является не только важнейшим элементом качественного делопроизводства в любой организации, но и, в некоторых случаях, обязательным. Например, трудовая инспекция при проверке может потребовать определенные кадровые документы, которые по закону должны находиться у работодателя.
Так, в течение 75 лет должно храниться в архиве предприятия или в Государственном архиве согласие на обработку персональных данных. Непредставление этих документов грозит наложением ответственности в виде крупного штрафа.
Предприятия различной организационно-правовой формы также активно используют описи дел в своей деятельности. В частности, для регистрации входящей корреспонденции, для систематизации первичных документов, составления реестров договоров, для оптимизации личных дел и кадровой документации. Поступающие документы могут систематизироваться по хронологии или номинально (т. е. по видам дел).
В каждой организации необходимо вести отдельные формы регистрации:
Необходимым элементом деятельности фирмы является ведение описей личных дел сотрудников и уволенных работников.
Состав личного дела определяется внутренними нормативными актами предприятия. Оптимальный состав должен включать:
Для описи личного дела уволенного работника данный перечень дополняется копией приказа об увольнении. На каждого сотрудника заводится отдельное дело, которое впоследствии прошивается и сдается в архив организации.
Часть производственной документации спустя определенное время должна передаваться в архив. В архив организации обычно сдаются дела со сроком хранения более 10 лет. Согласно законодательству, по истечении 3-х лет с момента завершения дел в делопроизводстве предприятия они должны передаваться в архив.
Порядок подготовки и сдачи документации в архив:
Номер страницы проставляется в правом верхнем углу простым графитным карандашом. Листы форматов А3 и А2 прошиваются за один край и нумеруются как 1 лист, затем сворачивается. На лист, подшитый за середину, ставятся два порядковых номера. Фотографии, иллюстрации нумеруются по обратной стороне.
Максимальный объем дела - 250 страниц, при превышении указанного количества, необходимо начать новый том или часть. Прошивается в четыре прокола для надежного закрепления листов разного формата.
Полное наименование организации, порядковый индекс части или тома, наименование дела и срок хранения.
Вкладывается после последнего документа.
Составляется сам документ
Переплетается в твердую картонную обложку, на первый лист дела накладывается 10-сантиметровый кусок картона, через который и прошивается дело. Это необходимо для предохранения ниток от истирания.
При необходимости составляется внутренняя опись частей и томов дела, которая вкладывается в самом начале. При составлении сдаточной описи необходимо указать:
В случае ликвидации предприятия, в архив передаются личные данные работников: карточки, дела и невостребованные трудовые книжки.
Составление описи это обязательное требование при отправке документов в различные государственные и муниципальные структуры. Опись должна быть заверена подписью и печатью организации-составителя.
Документы включаются в опись согласно стандартной структуре, которая предусматривает:
Подробный перечень предоставляемых документов необходимо указать при отправлении документации в налоговые и пенсионные органы, ФСС (Фонд социального страхования), органы статистики. Составление перечня документов необходимо и при направлении документов в суд и всем участникам по конкретному делу. Законодательством не устанавливается специфических требований к этому виду описи.
Для передачи документов в налоговую существует унифицированная форма описи и под каждый запрос и заявление предусмотрен определенный перечень документов.
Подача заявлений в правоохранительные органы так же должна сопровождаться составлением подробной описи, особенно если заявление содержит какие-то вложения, доказательства или оправдательные данные.
Многие крупные организации при заключении договоров с контрагентами требуют полный пакет необходимых документов вместе с их описью. Такой пакет документации может быть отправлен почтой, передан курьерской службе или нарочно, и существует вероятность утери части передаваемых бумаг. Чтобы избежать недоразумений и неблагоприятных последствий, рекомендуется составлять описи с подписью уполномоченного должностного лица.
Опись для передачи документации другой организации составить очень просто. Для этого необходимо указать наименование организации-отправителя, пронумеровать все вложения и указать количество листов. Таким образом, вы можете избежать необоснованных претензий и обвинений в непредставлении нужной документации и сокрытии сведений.
Опись дел широко используется во внутренней деятельности организаций:
Вконтакте
